Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Trong quá trình thực hiện các giao dịch hành chính, nhiều chủ doanh nghiệp thường thắc mắc về việc ai là người có thẩm quyền thay mặt công ty thực hiện các thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh? Việc ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện các thủ tục này được pháp luật quy định như thế nào? Và văn bản ủy quyền có bắt buộc phải công chứng hay không? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2020.

Quy định về việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Trước đây, theo các quy định cũ liên quan đến quản lý tiêu chuẩn và kỹ thuật (như Nghị định số 78/2018/NĐ-CP), việc thực hiện các thủ tục hành chính thường nhấn mạnh vào sự tham gia của các bên liên quan. Tuy nhiên, đối với lĩnh vực đăng ký kinh doanh, quy định về ủy quyền đã được cụ thể hóa rõ ràng hơn tại Nghị định số 01/2021/NĐ-CP Về đăng ký doanh nghiệp. Cụ thể, các trường hợp ủy quyền được phân chia như sau:

• Ủy quyền cho cá nhân: Khi doanh nghiệp ủy quyền cho một cá nhân thực hiện thủ tục, hồ sơ kèm theo phải có văn bản ủy quyền và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Đáng chú ý, văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải thực hiện công chứng hoặc chứng thực.
• Ủy quyền cho tổ chức: Trường hợp doanh nghiệp thuê tổ chức làm dịch vụ đăng ký kinh doanh, hồ sơ cần có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa hai bên, kèm theo giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp đi làm thủ tục và bản sao giấy tờ pháp lý của người được giới thiệu.
• Ủy quyền qua dịch vụ bưu chính công ích: Khi sử dụng đơn vị bưu chính công ích, nhân viên bưu chính phải nộp kèm bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do đơn vị cung ứng phát hành, có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Ủy quyền qua dịch vụ bưu chính khác: Đối với các đơn vị bưu chính không phải là bưu chính công ích, việc thực hiện sẽ áp dụng tương tự như trường hợp ủy quyền cho tổ chức (phải có hợp đồng và giấy giới thiệu).

Trong thực tế, phát sinh một số khó khăn khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp gặp các vấn đề về mất tích hoặc không thể hợp tác. Theo quy định tại Điều 30 Luật Doanh nghiệp 202 trưởng (áp dụng cho giai đoạn này), doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Do đó, khi có sự thay đổi về người đại diện, chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị vẫn có thể thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo tính liên tục của pháp nhân.

Văn bản ủy quyền đăng ký doanh nghiệp có cần công chứng không?

Đây là vấn đề thường gây tranh cãi giữa doanh nghiệp và cơ quan đăng ký kinh doanh. Dựa trên các căn cứ pháp lý hiện hành, việc yêu cầu công chứng văn bản ủy quyền là không có cơ sở pháp lý bắt buộc vì các lý do sau:

Căn cứ từ Nghị định về đăng ký doanh nghiệp

Như đã phân tích tại Điều 12 của Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, đối với trường hợp ủy quyền cho cá nhân, pháp luật quy định rõ: "Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực". Điều này nhằm tạo điều kiện thuận lợi và giảm bớt gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp hiện hành.

Căn cứ từ Bộ luật Dân sự

Theo nguyên tắc tại Khoản 2 Điều 3 Bộ luật Dân sự 2015, các cá nhân và pháp nhân được tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận trong việc xác lập quyền và nghĩa vụ dân sự. Đồng thời, tại Chương XVI về hợp đồng ủy quyền của Bộ luật này cũng không có quy định nào bắt buộc hợp đồng ủy quyền phải được công chứng mới có hiệu lực. Do đó, nếu các bên đã tự nguyện ký kết văn bản ủy quyền thì văn bản đó hoàn toàn có giá trị pháp lý để thực hiện các thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Mẫu văn bản ủy quyền tham khảo

Để đảm bảo hồ sơ được xử lý thuận lợi, doanh nghiệp có thể tham khảo cấu trúc mẫu văn bản ủy quyền dưới đây:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————

VĂN BẢN ỦY QUYỀN

Hôm nay, ngày …/…/20.., chúng tôi gồm:

Bên ủy quyền (Bên A): [Tên Công ty]
Địa chỉ trụ sở chính: [Địa chỉ]
Mã số doanh nghiệp: [Mã số thuế]
Đại diện theo pháp luật: [Họ và tên - Chức vụ]

Bên được ủy quyền (Bên B):
Họ và tên: [Họ và tên người nhận ủy quyền]
Số CMND/CCCD: [Số định danh]
Địa chỉ thường trú: [Địa chỉ]

Nội dung ủy quyền:
Hai bên thỏa thuận việc Bên B nhận ủy quyền thay mặt Bên A thực hiện các thủ quyết liên quan đến việc đăng ký kinh doanh, công bố mẫu dấu và nhận kết quả (bao gồm cả việc ký số xác thực tài liệu điện tử, trả lời thông báo của cơ quan đăng ký kinh doanh, rút hồ sơ nếu có) cho [Tên doanh nghiệp được thực hiện thủ tục].

Cam kết:
Bên A cam kết chịu trách nhiệm trong phạm vi công việc đã ủy quyền cho Bên B. Bên B cam đoan thực hiện đúng nội dung công việc theo văn bản này. Văn bản ủy quyền hết giá trị khi Bên B hoàn thành công việc nêu trên.

Đại diện Bên A (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) | Đại diện Bên B (Ký, ghi rõ họ tên)

Lưu ý về trách nhiệm của người nộp hồ sơ

Cần lưu ý rằng, mặc dù việc ủy quyền cho cá nhân/tổ chức khác là hợp pháp, nhưng theo nguyên tắc tại Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của các thông tin trong hồ sơ đăng ký. Việc ủy quyền chỉ là hình thức thay mặt thực hiện các bước hành chính, không làm thay đổi trách nhiệm nội dung của chủ thể đăng ký đối với cơ quan nhà nước.