Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam là lựa chọn của nhiều thương nhân nước ngoài muốn tìm hiểu thị trường và thực hiện hoạt động xúc tiến thương mại. Bài viết tổng hợp điều kiện, hồ sơ và thẩm quyền cấp phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài. (Cập nhật theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP về văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài.)
Văn phòng đại diện nước ngoài là gì?
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép. Văn phòng đại diện không được trực tiếp thực hiện hoạt động sinh lợi tại Việt Nam.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện nước ngoài
Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Là thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh hợp pháp theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó đặt trụ sở; hoặc được pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ đó công nhận.
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
- Trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện phải phù hợp quy định pháp luật về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn và các điều kiện khác; mỗi địa điểm chỉ được đặt trụ sở của một văn phòng đại diện.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo mẫu, do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (đã hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng).
- Văn bản bổ nhiệm/quyết định cử người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế/tài chính của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
- Bản sao hộ chiếu/căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện (hợp đồng thuê hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp).
Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
- Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép và chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện.
- Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện thẩm quyền tương ứng đối với văn phòng đại diện đặt trụ sở trong các khu này.
Thủ tục đăng ký doanh nghiệp và hoạt động liên quan của thương nhân được thực hiện theo Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14; hoạt động xúc tiến thương mại của văn phòng đại diện tuân thủ Luật Thương mại số 36/2005/QH11.
Lưu ý sau khi được cấp phép
Sau khi được cấp Giấy phép, văn phòng đại diện cần thực hiện khắc dấu, đăng ký mã số thuế, mở tài khoản và thực hiện chế độ báo cáo hoạt động định kỳ theo quy định. Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các hoạt động trong phạm vi pháp luật cho phép, không trực tiếp tiến hành hoạt động kinh doanh sinh lợi.
Xem thêm các chủ đề khác
