Thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển, nhu cầu thành lập pháp nhân mới ngày càng tăng cao. Việc nắm vững các quy định về đăng ký doanh nghiệp là bước khởi đầu quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp cho hoạt động kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về hồ sơ và trình tự thực hiện dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2021.

Căn cứ pháp lý áp dụng

Khi thực hiện các thủ tục liên quan đến việc thành lập mới hoặc thay đổi thông tin doanh nghiệp, các chủ thể cần tuân thủ nghiêm ngặt các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2020;
• Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành;
• Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Hướng dẫn chi tiết các nội dung trong hồ sơ đăng ký

1. Cách đặt tên doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp được cấu thành từ hai thành phần chính: Loại hình doanh nghiệp (Công ty cổ phần, Công ty TNHH, Công ty hợp danh hoặc Doanh nghiệp tư nhân) và Tên riêng.

Trước khi tiến hành nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, chủ thể cần thực hiện tra cứu khả năng đăng ký tên để tránh trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các đơn vị đã tồn tại. Đặc biệt, cần lưu ý:

• Tránh sử dụng các tên thương hiệu nổi tiếng đã được bảo hộ độc quyền nhãn hiệu nhằm ngăn ngừa rủi ro pháp lý về sở hữu trí tuệ.
• Cơ quan đăng ký sẽ từ chối các tên riêng có sự tương tự gây nhầm lẫn với doanh nghiệp cùng loại, ví dụ như việc chỉ thay đổi một vài chữ cái, số thứ tự hoặc thêm các ký tự F, J, Z, W vào sau tên gốc đã được đăng ký.

2. Địa chỉ trụ sở chính

Khi kê khai địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp cần lưu ý không được đăng ký tại địa chỉ là căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể (trừ khi có chức năng thương mại theo quy định). Nếu trụ sở đặt tại các tòa nhà cao tầng, cần xác định rõ vị trí đó có đầy đủ chức năng kinh doanh/thương mại để đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ.

3. Vốn điều lệ và nghĩa vụ góp vốn

Pháp luật hiện hành không quy định mức vốn tối thiểu hay tối đa đối với các ngành nghề kinh doanh thông thường, ngoại trừ các ngành nghề yêu cầu vốn pháp định (ví dụ: dịch vụ lữ hành nội địa yêu cầu ký quỹ).

Doanh nghiệp cần lưu ý về trách nhiệm góp vốn:

• Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản mà các thành viên/cổ đông đã góp hoặc cam kết góp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Nếu không góp đủ vốn đúng hạn, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp để điều chỉnh về giá trị số vốn thực góp trong vòng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của thời hạn góp vốn.
• Việc tăng vốn điều lệ có thể thực hiện linh hoạt, tuy nhiên việc giảm vốn yêu cầu các điều kiện khắt khe hơn (như phải hoạt động liên tục ít nhất 2 năm đối với hình thức hoàn trả vốn góp), do đó cần cân nhắc kỹ lưỡng khi đăng ký ban đầu.

4. Mã ngành nghề kinh doanh

Việc áp mã ngành nghề trong hồ sơ thành lập phải tuân thủ theo Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện xin cấp các "giấy phép con" tại cơ quan quản lý chuyên ngành để được hoạt động hợp pháp.

5. Các thông tin khác

Hồ sơ cần đảm bảo đầy đủ và chính xác các thông tin về: Chủ sở hữu, thành viên góp vốn, cổ đông; Người đại diện theo pháp luật; Thông tin đăng ký thuế (phương pháp tính thuế, hình thức kế toán...) để phục vụ công tác quản lý của cơ quan nhà nước.

Quy trình thực hiện đăng ký thành lập

Để hoàn tất việc thủ tục đăng ký doanh nghiệp 2021, người nộp hồ sơ cần chuẩn bị các văn bản sau:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định;
• Điều lệ doanh nghiệp (đã được các thành viên/cổ đông thông qua);
• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của người đại diện pháp luật và các thành viên/cổ đông;
• Trường hợp thành viên góp vốn là tổ chức: Cần kèm theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của tổ chức đó, cùng bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo ủy quyền quản lý phần vốn góp.