Trình tự, thủ tục ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn

Trong bối cảnh hội nhập quốc tế, việc kết hôn giữa công dân Việt Nam và người nước ngoài ngày càng phổ biến. Khi sự kiện kết hôn đã được thực hiện và giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, để đảm bảo tính pháp lý tại Việt Nam, các bên cần thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn vào Sổ hộ tịch. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi lịch trình, thủ tục theo quy định pháp luật hiện hành.

Khái niệm về ghi chú kết hôn

Ghi chú kết hôn là việc cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam thực hiện việc ghi nhận vào Sổ hộ tịch đối với trường hợp kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết bởi cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài. Việc này nhằm xác lập tình trạng hôn nhân hợp pháp của các bên trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam.

Điều kiện để được ghi chú kết hôn

Căn cứ theo quy định tại Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, việc ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Tại thời điểm kết hôn, các bên nam và nữ phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện kết hôn và không vi phạm các điều cấm theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014.
• Trường hợp tại thời điểm đăng ký kết hôn tại nước ngoài, các bên chưa đáp ứng đủ điều kiện nhưng không vi phạm điều cấm (theo Khoản 2 Điều 5 Luật Hôn nhân và gia đình 2014), nếu đến thời điểm thực hiện thủ tục ghi chú tại Việt Nam mà hậu quả đã được khắc phục hoặc việc ghi chú nhằm bảo vệ quyền lợi của công lập dân Việt Nam và trẻ em, thì việc kết hôn đó vẫn được chấp nhận ghi vào Sổ hộ tịch.

Trình tự, thủ tục ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn

Hồ sơ đăng ký ghi chú kết hôn

Căn cứ Khoản 1 Điều 35 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, người yêu cầu cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

• Tờ khai: Theo mẫu quy định về ghi chú kết hôn.
• Giấy tờ chứng nhận kết hôn: Bản sao giấy tờ chứng nhận việc kết hôn với người nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp. Lưu ý, nếu là giấy tờ tiếng nước ngoài thì phải thực hiện quy trình xin hợp pháp hóa lãnh sự giấy kết hôn và dịch thuật theo quy định.
• Giấy tờ tùy thân: Bản sao giấy tờ tùy thân của cả hai bên nam, nữ (nếu nộp hồ sơ qua hệ thống bưu chính).
• Trường hợp có biến động tình trạng hôn nhân: Nếu công dân Việt Nam đã từng ly hôn hoặc có bản án về yêu cầu hủy việc kết hôn trái pháp luật tại cơ quan thẩm quyền nước ngoài, thì phải nộp kèm trích lục về việc đã ghi vào Sổ hộ tịch về việc ly hôn hoặc hủy kết hôn đó.
• Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục. Nếu người được ủy quyền là người thân (cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruốt) thì không cần công chứng/chứng thực nhưng phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ.

Ngoài ra, theo Điều 2 Nghị định số 123/215/NĐ-CP, người yêu cầu phải xuất trình bản chính các giấy tờ tùy thân (Hộ chiếu, CMND hoặc CCCD) còn giá trị sử dụng và giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền giải quyết.

Thẩm quyền giải quyết

Căn cứ Điều 48 Luật Hộ tịch năm 2014, thẩm quyền ghi chú việc kết hôn thuộc về Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của công dân Việt Nam có sự kiện kết hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài.

Quy trình và thời hạn giải quyết

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, quy trình thực hiện như sau:

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Trưởng phòng Tư pháp tiến hành ghi vào sổ hộ tịch và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ký cấp bản chính trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
• Trường hợp từ chối: Nếu phát hiện việc kết hôn vi phạm điều cấm của Luật Hôn nhân và gia đình hoặc trường hợp kết hôn tại cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam không đúng quy định, Trưởng phòng Tư pháp sẽ báo cáo Chủ tịch UBND cấp huyện để từ chối giải quyết.
• Thời hạn: Thời gian giải quyết là 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trong trường hợp cần xác minh thêm thông tin, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Việc nắm rõ các quy định về việc ghi chú ly hôn vào Sổ hộ tịch và kết hôn sẽ giúp công dân chủ động hơn trong việc hoàn thiện các thủ tục hành chính liên quan đến tình trạng hôn nhân tại Việt Nam.