Thủ tục xin cấp lại trích lục đăng ký kết hôn khi bị mất giấy chứng nhận kết hôn

Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn là giấy tờ nhân thân quan trọng và không được cấp lại trong trường hợp bị mất hoặc thất lạc. Khi gặp tình trạng này, người dân không thể xin cấp lại bản chính mà chỉ có thể thực hiện thủ tục xin cấp bản sao trích lục đăng ký kết hôn để sử dụng thay thế cho mục đích pháp lý.

Điều kiện đăng ký kết hôn theo quy định pháp luật

Theo quy định tại Điều 8 Luật Hôn nhân và gia đình 2014, để việc đăng ký kết hôn theo quy định của pháp luật được thực hiện hợp lệ, hai bên nam, nữ phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Về độ tuổi: Nam từ đủ 20 tuổi trở lên, nữ từ đủ 18 tuổi trở lên.
• Về ý chí: Việc kết hôn do hai bên nam, nữ tự nguyện quyết định.
• Về năng lực hành vi: Hai bên không bị mất năng lực hành trình dân sự.
• Các trường hợp cấm kết hôn: Không thuộc các trường hợp như kết hôn giả tạo, tảo hôn, cưỡng ép kết hôn, đang có vợ hoặc chồng mà kết hôn với người khác, hoặc kết hôn trong phạm vi ba đời.

Lưu ý, quan hệ hôn nhân chỉ được pháp luật công nhận và bảo vệ khi hai bên thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Quy định về việc ủy quyền khi đăng ký kết hôn

Theo quy định tại Điều 18 Luật Hộ tịch 2014, khi thực hiện đăng ký kết hôn, cả hai bên nam và nữ đều phải cùng có mặt. Về việc ủy quyền thực hiện thủ tục, cần lưu ý các điểm sau dựa trên Thông tư số 04/2020/TT-BTP:

• Không được ủy quyền đăng ký kết hôn: Khoản 1 Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định việc ủy quyền cho người khác thực hiện thay không áp dụng đối với trường hợp đăng ký kết hôn hoặc đăng ký lại việc kết hôn.
• Về việc nộp hồ sơ: Mặc dù không được ủy quyền, nhưng một bên có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch mà không cần văn bản ủy quyền của bên còn lại.
• Khi trả kết quả: Khoản 5 Điều 3 Thông tư 04/2020/TT-BTP yêu cầu khi trả kết quả đăng ký kết hôn, cả hai bên nam và nữ đều phải có mặt để ký vào Sổ hộ tịch và Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn.

Thủ tục đăng ký kết hôn

Quy trình thực hiện việc đăng ký kết hôn được chia thành các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Căn cứ theo Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, tùy vào trường hợp mà hồ sơ cần chuẩn bị khác nhau:

• Trường hợp kết hôn trong nước: Tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu quy định. Giấy tờ tùy thân (Chứng minh nhân dân, Thạch căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng). Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do UBND cấp xã nơi cư trú cấp. Bản án hoặc quyết định ly hôn đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án (nếu trước đó đã từng kết hôn và đã ly hôn).
• Trường hợp đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài: Tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp (xác nhận hiện tại không có vợ/chồng). Giấy xác nhận về khả năng nhận thức và làm chủ hành vi do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp. Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu (bản sao).

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Theo Điều 17 Luật Hộ tịch 2014, cặp đôi nộp hồ sơ tại UBND cấp xã/phường nơi cư trú của một trong hai bên. Đối với các trường hợp đặc biệt như công dân Việt Nam kết hôn với người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài, thẩm quyền thuộc về UBND cấp huyện (theo Điều 37 Luật Hộ lập).

Bước 3: Tiếp nhận và giải quyết

Cán bộ tư pháp - hộ tịch kiểm tra hồ sơ. Nếu thấy đủ điều kiện, cán bộ sẽ ghi việc kết hôn vào Sổ hộ tịch; hai bên nam, nữ cùng ký tên vào Sổ hộ tịch và Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn. Sau đó, Chủ tịch UBND cấp có thẩm quyền sẽ trao Giấy chứng nhận cho hai bên.

Thủ tục xin trích lục đăng ký kết hôn khi bị mất giấy tờ

Khi bị mất Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, người dân cần thực hiện thủ tục xin cấp bản sao trích lục tại UBND cấp xã/phường hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện nơi đã đăng ký kết hôn trước đó.

Hồ sơ xin cấp bản sao trích lục bao gồm:

• Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch.
• Giấy tờ chứng thực cá nhân (CCCD/CMND hoặc Hộ chiếu).
• Sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ chứng minh nơi cư trú (theo quy định giai đoạn chuyển tiếp).
• Văn bản ủy quyền (nếu người đi làm thay không phải là người thân thích thuộc phạm vi quy định tại Điều 2 Thông tư 04/2020/TT-BTP).

Giá trị pháp lý của bản trích lục

Bản sao trích lục đăng ký kết này có giá trị pháp lý tương đương với bản chính trong các giao dịch dân sự, cụ thể:

• Trong thủ tục ly hôn: Tòa án nhân dân chấp nhận sử dụng bản trích lục thay thế cho bản gốc khi thực hiện thủ tục giải quyết ly hôn.
• Trong giao dịch bất động sản: Khi thực hiện công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho nhà đất, các tổ chức hành nghề công chứng có thể sử dụng bản trích lục để xác định tình trạng hôn nhân của các bên tham gia giao dịch.