Hướng dẫn thủ tục ghi chú kết hôn

Trong bối cảnh giao lưu quốc tế ngày càng phát triển, việc kết hôn giữa công dân Việt Nam và người nước ngoài trở nên phổ biến. Khi việc kết hôn này được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, để được pháp luật Việt Nam công nhận và ghi nhận vào sổ hộ tịch trong nước, các bên cần thực hiện thủ tục ghi chú kết hôn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về trình tự, hồ sơ và thẩm quyền giải quyết việc ghi chú kết hôn theo quy định pháp luật.

Khái niệm về ghi chú kết hôn

Ghi chú kết hôn là việc cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch về sự kiện kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết hợp lệ tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài. Việc này nhằm đảm bảo tính thống nhất trong quản lý hộ tịch và xác nhận tình trạng hôn nhân của công dân khi cư trú tại Việt Nam.

Điều kiện để được ghi chú kết hôn vào Sổ hộ tịch

Căn cứ theo quy định tại Điều 34 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, việc ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Tại thời điểm kết hôn, các bên nam và nữ phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện kết hôn và không vi phạm các điều cẩm theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014.
• Đối với trường hợp tại thời điểm đăng ký kết hôn tại nước ngoài, các bên chưa đáp ứng đủ điều kiện nhưng không vi phạm các lệnh cấm tại Khoản 2 Điều 5 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014; tuy nhiên, đến thời điểm làm thủ tục ghi chú tại Việt Nam, hậu quả pháp lý đã được khắc phục hoặc việc ghi chú nhằm mục đích bảo vệ quyền lợi chính đáng của công dân Việt Nam và trẻ em thì việc kết hôn vẫn được xem xét ghi vào Sổ hộ tịch.

Lưu ý: Đối với các trường hợp đặc biệt như kết hôn có yếu tố nước ngoài tại khu vực biên giới, các bên cần tuân thủ thêm các quy định riêng biệt về thẩm quyền và hồ sơ theo địa giới hành chính.

Thủ tục và hồ sơ ghi chú kết hôn

Để thực hiện việc ghi chú kết hôn, người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định tại Khoản 1 Điều 35 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP như sau:

• Tờ khai: Theo mẫu quy định về ghi chú kết hôn.
• Giấy tờ chứng nhận kết hôn: Bản sao giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp xác nhận việc kết hôn với người nước ngoài.
• Giấy tờ tùy thân: Bản sao giấy tờ tùy thân của cả hai bên nam, nữ (áp dụng nếu gửi hồ sơ qua hệ thống bôn chính).
• Trường hợp đã ly hôn: Nếu công dân Việt Nam đã thực hiện việc ly hôn hoặc hủy kết hôn tại cơ quan nước ngoài, phải nộp kèm trích lục về việc đã ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn hoặc hủy kết hôn đó.
• Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp nhờ người khác thực hiện thay. Nếu người được ủy quyền là người thân (cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột) thì không cần công chứng/chứng thực văn bản ủy quyền nhưng phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân.

Ngoài ra, theo quy định tại Điều 2 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, người yêu cầu phải xuất trình các giấy tờ sau để đối chiếu:

• Hộ chiếu, Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh nhân thân.
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú (trong giai đoạn chuyển tiếp khi Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư chưa được vận hành thống nhất).
• Trường hợp giấy tờ do nước ngoài cấp là tiếng nước ngoài, cần phải được dịch ra tiếng Việt và được công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo đúng quy định.

Thẩm quyền và trình tự giải quyết

Thẩm quyền giải quyết

Căn cứ Điều 48 Luật Hộ tịch năm 2014, thẩm quyền ghi chú việc kết hôn thuộc về Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của công dân Việt Nam có sự kiện kết hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài.

Trình tự thực hiện

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, quy trình xử lý được thực hiện như sau:

• Kiểm tra và thụ lý: Trưởng phòng Tư pháp kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện ghi vào Sổ hộ tịch, Trưởng phòng Tư pháp sẽ ghi vào sổ và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ký cấp bản chính trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
• Từ chối giải quyết: Trong trường hợp phát hiện việc kết hôn vi phạm điều cấm của Luật Hôn nhân và gia đình, hoặc trường hợp kết hôn tại cơ quan đại diện ngoại giao/lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam không đúng quy định, Trưởng phòng Tư pháp sẽ báo cáo Chủ tịch UBND cấp huyện để từ chối giải quyết.
• Thời hạn giải quyết: Thời hạn thực hiện là 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trong trường hợp cần xác minh thêm các thông tin liên quan, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Việc nắm rõ quy trình này sẽ giúp công dân chủ động trong việc hợp pháp hóa tình trạng hôn nhân của mình tại Việt Nam, đảm bảo quyền lợi về hộ tịch cũng như các quyền liên quan đến tài sản và con cái sau này, tương tự như cách thức hướng dẫn chia thừa kế khi đất đứng tên hộ gia đình cần sự minh bạch về pháp lý.

Xem thêm các chủ đề khác

• Nghị định số 123/2015/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch
• Hướng dẫn xin visa kết hôn Trung Quốc