Việc thành lập công ty và nắm vững các quy định về thủ tục pháp lý là mối quan tâm hàng đầu của các cá nhân, tổ chức khi có ý định khởi nghiệp. Đặc biệt, kể từ ngày 01/01/2021, Luật Doanh nghiệp 2020 chính thức có hiệu lực, tạo ra những thay đổi quan trọng trong khung pháp lý về quản trị và vận hành doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc hiểu rõ các quy định này không chỉ giúp chủ sở hữu thực hiện đúng thủ tục thành lập doanh nghiệp mới nhất hiện nay mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp trong suốt quá trình hoạt động.
Khái niệm về thành lập công ty
Thành lập công ty là một quy trình thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch và Đầu trừ) nhằm xác lập tư cách pháp lý cho một tổ chức. Quy trình này cơ bản bao gồm các giai đoạn:
- Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty theo quy định của pháp luật.
- Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh tại cơ quan có thẩm quyền.
- Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Thực hiện khắc dấu, công bố mẫu dấu và các bước để công ty chính thức đi vào hoạt động theo đúng quy định.
Việc thực hiện đầy đủ thủ tục sau khi thành lập doanh nghiệp là cực kỳ cần thiết để hoạt động kinh doanh được pháp luật công nhận và bảo vệ, từ đó tạo dựng niềm tin với khách hàng và đối trường tác.
Lợi ích của việc thành lập doanh nghiệp
Việc chuyển đổi từ mô hình kinh doanh cá thể sang mô hình công ty mang lại nhiều lợi thế chiến lược:
- Tính hợp pháp: Đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh đều tuân thủ đúng quy định của pháp luật Việt Nam.
- Tư cách pháp nhân: Công ty có tư cách pháp nhân ngay sau khi được cấp giấy phép, giúp thuận lợi trong việc ký kết hợp đồng và giao dịch với đối tác.
- Khả năng mở rộng: Doanh nghiệp có thể dễ dàng huy động vốn, sử dụng nguồn nhân lực lớn và mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh so với các hình thức nhỏ lẻ.
- Đóng góp xã hội: Tạo ra việc làm cho người lao động và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế với Nhà nước.
- Ưu đãi đầu tư: Doanh nghiệp có thể tiếp cận những ưu đãi khi thành lập doanh nghiệp mới về thuế hoặc quyền sử dụng đất nếu hoạt động trong các lĩnh vực được Nhà nước khuyến khích.
Quy trình thành lập công ty theo Luật Doanh nghiệp 2020
Bước 1: Xác định loại hình doanh nghiệp
Đây là bước quan trọng nhất, quyết định cấu trúc quản trị và trách nhiệm tài sản của chủ sở hữu. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, có 4 loại hình phổ biến:
- Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH): Bao gồm Công ty TNHH một thành viên và Công ty TNHH hai thành viên trở lên. Đây là loại hình rất phổ biến nhờ chế độ trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp.
- Công ty cổ phần: Phải có tối thiểu 03 cổ đông. Vốn điều lệ được chia thành các phần bằng nhau gọi là cổ phần. Loại hình này phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu huy động vốn lớn thông qua phát hành chứng khoán.
- Doanh nghiệp tư nhân: Theo Điều 188 Luật Doanh nghiệp 2020, đây là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh hoặc thành viên hợp danh của công ty hợp danh.
- Công ty hợp danh: Phải có ít nhất 02 thành viên là chủ sở hữu chung của công ty, cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung. Thành viên hợp danh phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty.
Bước 2: Lựa chọn và đặt tên doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp là yếu tố nhận diện thương hiệu, tuy nhiên việc đặt tên phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Điều 37 và Điều 39 Luật Doanh nghiệp 2020.
Cấu trúc tên tiếng Việt: Bao gồm hai thành tố theo thứ tự: Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng.
- Về loại hình: Phải ghi rõ là "Công ty trách nhiệm hữu hạn", "Công ty cổ phần", "Công ty hợp danh" hoặc "Doanh nghiệp tư nhân".
- Về tên riêng: Được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
- Tên nước ngoài và tên viết tắt: Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt có thể được xây dựng từ tên tiếng Việt hoặc tên tiếng nước ngoài.
Lưu ý về tên chi nhánh, văn phòng đại diện: Tên của các đơn vị phụ thuộc phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ định danh tương ứng như "Chi nhánh", "Văn phòng đại diện" hoặc "Địa điểm kinh doanh".
Bước 3: Tránh các hành vi cấm khi đặt tên
Theo Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó. Tên trùng là tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của doanh nghiệp đã đăng ký.
