Khi bắt đầu hoạt động kinh doanh dưới hình thức cá nhân tự chủ, việc nắm rõ các quy định về hồ sơ và trình tự pháp lý là vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân, các lưu ý về tên, ngành nghề cũng như thủ tục thực hiện theo quy định pháp luật tại thời điểm năm 2020.
Khái niệm và đặc điểm của doanh nghiệp tư nhân
Theo quy định tại Điều 183 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp tư nhân là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về các điều kiện thành lập doanh nghiệp tư nhân, chủ sở hữu cần lưu ý các đặc điểm sau:
Ưu điểm
- Quyền tự quyết: Do chỉ có một chủ sở hữu, cá nhân này hoàn toàn chủ động trong việc quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh.
- Đại diện pháp luật: Chủ doanh nghiệp đồng thời là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Quyền định đoạt tài sản: Chủ sở hữu có quyền bán hoặc cho thuê doanh nghiệp của mình cho người khác.
- Cơ cấu đơn giản: Mô hình tổ chức tương đối đơn giản, dễ dàng thay đổi hoặc cập nhật thông tin đăng ký.
- Tạo sự tin tưởng: Chế độ trách nhiệm vô hạn giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo uy tín với đối tác và huy động vốn trong các hoạt động hợp tác kinh doanh.
Nhược điểm
- Không có tư cách pháp nhân: Đây là đặc điểm quan trọng cần lưu ý khi giao kết các hợp đồng kinh tế.
- Rủi ro tài sản cao: Do áp dụng chế độ trách nhiệm vô hạn, chủ sở hữu phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản cá nhân đối với các nghĩa vụ của doanh nghiệp.
- Hạn chế về vốn: Doanh nghiệp tư nhân không được phát hành bất cứ loại chứng khoán nào.
- Giới hạn số lượng: Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một doanh nghiệp tư nhân.
Những lưu ý quan trọng khi thực hiện đăng ký kinh doanh
Trước khi tiến hành đăng ký thành lập doanh nghiệp tư nhân, chủ sở hữu cần kiểm tra kỹ các yếu tố sau:
Ngành nghề kinh doanh
Ngành, nghề đăng ký không được thuộc danh mục ngành, nghề bị cấm đầu tư kinh doanh. Đối với những ngành nghề yêu cầu vốn pháp định, mức vốn điều lệ đăng ký phải đảm bảo không thấp hơn mức vốn pháp định theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
Tên doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp bao gồm hai thành tố: Tên loại hình + Tên riêng. Trong đó, tên loại hình có thể viết là "Doanh nghiệp tư nhân" hoặc "DNTN". Khi đặt tên riêng, cần tuân thủ các quy tắc:
- Sử dụng chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
- Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên phạm vi toàn quốc.
- Không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức chính trị - xã hội... trừ khi có sự chấp thuận của các tổ chức này.
- Không vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục.
Các vấn đề về tài chính và thuế
- Chi phí tiền lương: Theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC, tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân không được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế.
- Góp vốn: Việc cá nhân góp vốn thành lập doanh nghiệp tư nhân không bắt buộc phải thực hiện thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản hay chuyển quyền sử dụng đất cho doanh nghiệp.
- Thanh toán qua ngân hàng: Việc thanh toán từ tài khoản của chủ doanh nghiệp hoặc tài khoản đã đăng ký với cơ quan thuế sang bên bán được coi là hình thức thanh toán qua ngân hàng hợp lệ.
Hồ sơ và thủ tục thành lập doanh nghiệp tư nhân
Căn cứ theo Nghị định số 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định tại Phụ lục I-1 của Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT).
- Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của chủ doanh nghiệp tư nhân.
- Văn bản xác nhận vốn pháp định (nếu ngành nghề kinh doanh yêu cầu).
- Chứng chỉ hành nghề đối với các ngành nghề quy định phải có chứng chỉ.
- Văn bản ủy quyền cho người trực tiếp thực hiện thủ tục nếu chủ sở hữu không tự đi nộp.
Trình tự, thời hạn thực hiện
Chủ doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chính, qua đường bưu điện hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp từ chối, cơ quan chức năng phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Các bước cần thực hiện sau khi có giấy phép
Sau khi hoàn tất việc thành lập, chủ doanh nghiệp cần triển khai các thủ tục sau khi thành lập doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động đúng pháp luật:
- Khắc dấu tròn doanh nghiệp và thực hiện thông báo mẫu con dấu theo quy định.
- Mở tài khoản ngân hàng và thông báo số tài khoản với cơ quan thuế/cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Đăng ký nộp thuế điện tử và sử dụng chữ ký số để kê khai, nộp thuế môn bài qua mạng.
- Thực hiện các thủ tục về hóa đơn: Khai thuế ban đầu, làm hồ sơ đặt in/đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế.
- Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán, thực hiện báo cáo thuế định kỳ (tháng, quý, năm) theo quy định của Luật Quản lý thuế.
