Việc thiết lập sự hiện diện tại thị trường Việt Nam thông qua mô hình văn phòng đại diện là lựa chọn phổ biến của các thương nhân nước ngoài. Để quá trình triển khai diễn ra thuận lợi và đúng quy định, việc nắm vững các điều kiện về hồ sơ, thẩm quyền và trình tự thực hiện theo pháp luật hiện hành là vô cùng quan trọng.
Căn cứ pháp lý
Hoạt động thành lập và quản lý văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp lịch sau:
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Dựa trên các quy định pháp luật, thương nhân nước ngoài cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau để được cấp Giấy phép thành lập:
- Tư cách pháp lý: Thương nhân nước ngoài phải được thành lập và đăng ký kinh doanh hợp lệ theo quy định của pháp nhập quốc gia, vùng lãnh thổ mà Việt Nam là thành viên của các điều ước quốc tế liên quan.
- Thời gian hoạt động: Thương nhân nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
- Hiệu lực giấy phép: Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài có quy định về thời hạn hoạt động, thì thời hạn này phải còn ít nhất là 01 năm kể từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam.
- Sự phù hợp về nội dung hoạt động: Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện không được trái với các cam kết quốc tế mà Việt Nam là thành viên và không thuộc danh mục hàng hóa, dịch vụ cấm kinh doanh tại Việt Nam.
Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện
Để thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp nước ngoài hoặc văn phòng đại diện, nhà đầu tư cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện (theo mẫu quy định tại Thông tư 11/2016/TT-BHD);
- Bản hợp pháp hóa lãnh sự và bản dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Bản dịch công chứng báo cáo tài chính đã được kiểm toán của thương nhân nước ngoài;
- Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc các giấy tờ tùy thân khác (CMND/CCCD) của người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Tài liệu chứng minh địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Trình tự, thủ tục thực hiện
Quy trình thiết lập hoạt động của văn phòng đại diện thường trải qua các bước cơ bản sau:
- Bước 1: Xin cấp Giấy phép thành lập: Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương (nếu trụ sở ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất) hoặc Ban quản lý các khu kinh tế, khu công nghiệp (nếu trụ sở nằm trong khu kinh tế, khu công nghệ cao).
- Bước 3: Đăng ký mã số thuế: Thực hiện các thủ tục để được cấp thông báo mã số thuế cho văn phòng đại diện nhằm phục vụ việc kê khai, nộp thuế (nếu có) và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác.
Các trường hợp bị từ chối cấp Giấy phép
Cơ quan có thẩm quyền sẽ không cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện trong các trường hợp sau:
- Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện về pháp lý và thời gian hoạt động nêu trên.
- Thương nhân nước ngoài kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục cấm tại Việt Nam.
- Thương nhân nước ngoài đang trong thời hạn 02 năm kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện trước đó.
- Việc thành lập văn phòng đại diện có dấu hiệu gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự xã hội, truyền thống văn hóa hoặc sức khỏe nhân dân Việt Nam.
- Hồ sơ nộp không hợp lệ và không được bổ sung theo yêu cầu của cơ quan cấp phép.
Nghĩa vụ công bố thông tin và chế độ báo cáo
Sau khi được cấp phép, cơ quan quản lý có trách nhiệm công bố các thông tin về văn phòng đại diện trên cổng thông tin điện tử, bao gồm: tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài và văn phòng đại diện; người đứng đầu; số, ngày cấp, thời hạn Giấy phép; nội dung hoạt động và các thay đổi liên quan (nếu có).
Đồng thời, theo quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, đơn vị này phải thực hiện chế độ báo cáo hoạt định kỳ theo quy định của pháp luật để cơ quan quản lý nhà nước có thể giám sát và quản lý hoạt động.
