Tư vấn giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Tháng sáu 30, 2020

Nội dung chính

Add a header to begin generating the table of contents

Theo quy định pháp luật, ai là người thay mặt công ty thực hiện các thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp? Có được ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác thực hiện thủ tục này không? Ai là người ký giấy ủy quyền? Giải đáp những thắc mắc trên, Legalzone gửi tới bạn đọc bài viết về ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp dưới đây:

Quy định về ủy quyền đăng ký doanh nghiệp

Theo quy định cũ của nghị định 78/2018/NĐ-CP quy định:

“Trường hợp người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp…”,

Nghị định 01/2021/NĐ-CP sửa đổi như sau:

”1. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

2. Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu.

3. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

4. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì việc ủy quyền thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này.”

Trên thực tế một số trường hợp người đại diện theo pháp luật trong một số công ty chết/mất tích/bất hợp tác… thì việc giải quyết hồ sơ đăng ký kinh doanh theo quy định trở lên khó khăn do không có hướng dẫn cụ thể.

Việc sửa đổi quy định về ủy quyền theo quy định cũ để giải quyết các vấn đề này, theo đó khi gặp một số vấn đề với người đại diện theo pháp luật (chết/mất tích/không hợp tác…) thì chủ sở hữu công ty/chủ tịch HĐTV/HĐQT có thể thay mặt ký.

Tuy nhiên khi thực hiện thủ tục một số phòng ĐKKD lại có hiểu nhầm về vấn đề này yêu cầu nhiều hơn 1 văn bản ủy quyền của đại diện theo pháp luật công ty, điều này là không chính xác, theo quy định tại khoản 2 điều 30 Luật doanh nghiệp 2020 quy định:

“Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.”

Mặt khác nội dung điều 50 của nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về

“Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần”

Do vậy theo điều 30 Luật doanh nghiệp 2020 thì việc đăng ký thay đổi thuộc trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật công ty.

Thực tế trên các quyết định thay đổi của công ty cũng thường có nội dung “giao cho giám đốc (đại diện theo pháp luật) công ty thực hiện thi hành quyết định này“.

Do thẩm quyền thay đổi thuộc về đại diện theo pháp luật của công ty nên đại diện công ty có thể ký ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp có thay đổi đại diện theo pháp luật.

Tuy nhiên trên thực tế khi xử lý hồ sơ có thể vẫn bị yêu cầu theo nội dung này nên khác hàng có thể làm văn bản khiếu nại thông báo của phòng đăng ký kinh doanh để hồ sơ được xử lý một cách trôi chảy và nhanh nhất.

Mẫu ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——————

VĂN BẢN ỦY QUYỀN

Hôm nay, ngày …/…/20.., chúng tôi gồm:

Bên ủy quyền (Bên A): CÔNG TY TNHH …

Địa chỉ trụ sở chính: …

Mã số doanh nghiệp: …

Đại diện theo pháp luật:

Bên được ủy quyền (Bên B):

Họ và tên:

CMND số:

Địa chỉ :

Hai bên thỏa thuận việc Bên B nhận ủy quyền thay mặt Bên A thực hiện các thủ tục liên quan đến việc đăng ký kinh doanh, công bố mẫu dấu và nhận kết quả (không loại trừ các công việc ký số xác thực vào tài liệu điện tử, trả lời thông báo của phòng đăng ký kinh doanh, rút hồ sơ (nếu có)) cho CÔNG TY CỔ PHẦN ……

Bên A cam kết sẽ chịu trách nhiệm trong phạm vi công việc đã ủy quyền cho Bên B. Bên B cam đoan sẽ thực hiện đúng nội dung công việc mà Bên A theo nội dung ủy quyền này. Văn bản ủy quyền sẽ hết giá trị khi Bên B hoàn thành công việc nêu trên./.

Bên A Bên B

Ủy quyền đăng ký kinh doanh có cần công chứng?

Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020 hiện hành và tại văn bản hướng dẫn Luật doanh nghiệp 2020 là nghị định 01/2021/NĐ-CP có quy định về việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp tại điều 12 nghị định 01/2021/NĐ-CP:

“Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo quy định sau đây:

1. Trường hợp ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

2. Trường hợp ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có bản sao hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân người được giới thiệu.

3. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

4. Trường hợp ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì việc ủy quyền thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này..”

Như vậy, đối với trường hợp ủy quyền cho cá nhân thì dùng “văn bản ủy quyền” còn việc ủy quyền cho tổ chức thực hiện dịch vụ đăng ký doanhn ghiệp chuyên nghiệp thì sẽ thực hiện bằng “hợp đồng cung cấp dịch vụ” và giấy giới thiệu cho nhân viên đi làm thủ tục.

Việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký được quy định trong bộ luật dân sự 2015 dựa trên nguyên tắc cơ bản tại khoản 2 điều 3 bộ luật này chính là thỏa thuận giữa các bên:

“Điều 3. Các nguyên tắc cơ bản của pháp luật dân sự

Cá nhân, pháp nhân xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của mình trên cơ sở tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận. Mọi cam kết, thỏa thuận không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội có hiệu lực thực hiện đối với các bên và phải được chủ thể khác tôn trọng.”

Mặt khác quy định về hợp đồng ủy quyền tại mục 13 của chương XVI Bộ luật dân sự 2015 cũng không quy định việc lập hợp đồng ủy quyền phải có công chứng.

Trong các văn bản hướng dẫn hồ sơ doanh nghiệp cũng không yêu cầu văn bản ủy quyền phải có công chứng, như vậy việc yêu cầu công chứng văn bản ủy quyền của chuyên viên thụ lý là không có cơ sở.

Trường hợp cá nhân nhận ủy quyền giả chữ ký của người ủy quyền

Trên thực tế khi thực hiện thủ tục nhiều phòng đăng ký kinh doanh có thể yêu cầu ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp cho cá nhân phải có công chứng và vặn ngược lại doanh nghiệp cá nhân giả chữ ký người ủy quyền thì sao?

Điều này được giải quyết tại điều 4 nghị định 01/2021/NĐ-CP về nguyên tắc giải quyết thủ tục doanh nghiệp

“Điều 4. Nguyên tắc áp dụng giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp

1. Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo.

2. Trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì người đại diện theo pháp luật thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp phải đảm bảo và chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng quyền hạn, nghĩa vụ của mình theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp.

3. Cơ quan đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, không chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật của doanh nghiệp xảy ra trước và sau khi đăng ký doanh nghiệp.

4. Cơ quan đăng ký kinh doanh không giải quyết tranh chấp giữa các thành viên, cổ đông của công ty với nhau hoặc với tổ chức, cá nhân khác hoặc giữa doanh nghiệp với tổ chức, cá nhân khác.

5. Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Việc đóng dấu đối với các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.”

Theo quy định này, chỉ cần hồ sơ phù hợp theo yêu cầu thì phòng đăng ký kinh doanh sẽ chấp thuận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ.

Trong trường hợp có vi phạm pháp luật của người thành lập doanh nghiệp thì phòng đăng ký kinh doanh không phải chịu trách nhiệm. Điều này sẽ là trách nhiệm của cơ quan điều tra (công an) khi xảy ra tranh chấp.