Thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, các tổ chức và cá nhân có thể thực hiện các thủ tục đăng ký doanh nghiệp mà không cần phải trực tiếp đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Thông qua mạng điện tử, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xử lý hồ sơ và thông báo kết quyết quả xử lý cho doanh nghiệp. Theo quy định tại Nghị định số 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nộp qua Cổng thông tin quốc gia có giá trị pháp lý tương đương với hồ sơ nộp bằng bản giấy.
Điều kiện thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
Để thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng một cách thuận lợi, người thành lập hoặc doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện sau:
- Có tài khoản truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Đăng ký sử dụng chữ ký số công cộng để xác thực hồ sơ.
- Sử dụng thẻ ngân hàng hoặc phương thức thanh toán trực tuyến có tích hợp internet-banking/ebanking để nộp lệ phí.
Sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên, doanh nghiệp tiến hành đăng nhập vào địa chỉ website chính thức của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để thực hiện nộp hồ sơ trực tuyến.
Quy định về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
Căn cứ theo quy định tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP, việc đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là hình thức người thành lập hoặc doanh nghiệp thực hiện các thủ tác thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng quyết doanh nghiệp. Các đặc điểm pháp lý của hồ sơ bao gồm:
- Tính pháp lý: Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ bằng bản giấy.
- Hình thức văn bản: Hồ sơ bao gồm các giấy tờ theo quy định được chuyển sang dạng văn bản điện tử. Văn bản điện tử phải là dữ liệu được tạo trực tuyến hoặc quét (scan) từ văn bản giấy dưới định dạng ".doc" hoặc ".pdf", đảm bảo thể hiện chính xác và toàn vẹn nội dung của văn bản gốc.
- Điều kiện hợp lệ: Các giấy tờ phải được kê khai đầy đủ, chính xác theo quy định của hồ sơ bản giấy. Tên các tệp văn bản điện tử phải tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ gốc. Thông tin đăng ký doanh nghiệp nhập trên hệ thống phải khớp hoàn toàn với thông tin trong các văn bản điện tử đính kèm. Hồ sơ phải được xác thực bằng chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người đại diện theo pháp luật.
Trình tự, thủ tục thực hiện đăng ký qua mạng
Tùy vào phương thức xác thực, quy trình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử sẽ được chia thành hai trường hợp cụ thể:
Trường hợp sử dụng chữ ký số công cộng
- Bước 1: Người nộp hồ sơ tải các văn bản điện tử lên hệ thống, kê khai thông tin đầy đủ, thực hiện ký số và thanh toán lệ phí trực tuyến.
- Bước 2: Nhận Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử từ cơ quan chức năng.
- Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ. Nếu hồ sơ đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin sang cơ quan thuế để tự động tạo mã số doanh nghiệp. Trường hợp chưa hợp lệ, cơ quan sẽ thông báo qua mạng để doanh nghiệp sửa đổi, bổ danh.
- Bước 4: Sau khi có mã số thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo kết quả cho doanh nghiệp.
Trường hợp sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh
- Bước 1: Thực hiện thủ tục cấp tài khoản đăng ký kinh doanh bằng cách tải văn bản điện tử các giấy tờ chứng thực cá nhân và kê khai thông tin theo mẫu.
- Bước 2: Sử dụng tài khoản đã được cấp để tải văn bản điện tử, kê khai thông tin và xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
- Bước 3: Nhận Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng điện tử.
- Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra hồ sơ; nếu hợp lệ sẽ phối hợp với cơ quan thuế để cấp mã số thuế. Nếu không hợp lệ, thông báo sửa đổi sẽ được gửi tới doanh nghiệp.
- Bước 5: Sau khi có mã số thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Bước 6: Người đại diện theo pháp luật tiến hành nộp một bộ hồ sơ bản giấy kèm theo Giấy biên nhận hồ sơ qua mạng điện tử đến Phòng Đăng ký kinh doanh để đối chiếu.
- Bước 7: Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện đối chiếu dấu mục và trao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu nội dung thống nhất với hồ sơ điện tử.
Lưu ý quan trọng về tính trung thực của hồ sơ: Nếu bộ hồ sơ nộp bằng bản giấy không chính xác so với hồ sơ đã gửi qua mạng và người nộp không thông báo kịp thời, hành vi này sẽ bị coi là giả mạo hồ sơ. Khi đó, thẩm quyền thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ được áp dụng:
- Đối với thành lập mới: Cơ quan chức năng sẽ ra thông báo về hành vi vi phạm và ban hành quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Đối với thay đổi nội dung đăng ký: Cơ quan chức năng sẽ ra thông báo vi phạm và hủy bỏ các nội dung thay đổi được thực hiện dựa trên thông tin giả mạo, đồng thời khôi phục lại trạng thái của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hợp lệ gần nhất.
Ưu điểm và chính sách ưu đãi về phí, lệ phí
Việc áp dụng phương thức đăng ký trực tuyến mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cộng đồng doanh nghiệp:
- Tiết kiệm nguồn lực: Doanh nghiệp có thể chủ động thời gian, giảm thiểu chi phí đi lại và nhân sự. Đây là giải pháp tối ưu khi doanh nghiệp cần lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại các tỉnh thành khác.
- Ưu đãi lệ phí: Theo quy định tại Thông tư số 47/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính, doanh nghiệp thực hiện đăng ký qua mạng điện tử được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp.
- Giảm chi phí công bố: Việc áp dụng các quy định về phí và lệ phí mới giúp giảm bớt gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp (ví dụ: mức phí cung cấp thông tin và công bố nội dung đăng ký có sự điều chỉnh giảm so với trước đây).
