Hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
Thủ tục đăng ký doanh nghiệp hiện hành tại thời điểm năm 2020 được quy định chi tiết tại Chương V của Nghị định số 78/2015/NĐ-CP. Theo đó, đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử là hình thức người thành lập hoặc doanh nghiệp thực hiện các thủ tục đăng ký thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Giá trị pháp lý của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng
Căn cứ theo quy định tại Nghị định số 78/2015/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hồ sơ đăng ký bằng bản giấy. Cụ thể:
- Hồ sơ trực tuyến bao gồm các loại giấy tờ theo quy định của hồ sơ bản giấy nhưng được chuyển đổi sang dạng văn bản điện tử.
- Văn bản điện tử phải là dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy dưới định dạng ".doc" hoặc ".pdf", đảm bảo thể hiện chính xác và toàn vẹn nội dung của văn bản gốc.
Việc hiểu rõ về Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì và các thành phần hồ sơ đi kèm sẽ giúp tổ chức, cá nhân tránh được các sai sót không đáng có trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
Điều kiện để hồ sơ đăng ký trực tuyến được coi là hợp lệ
Để một bộ hồ sơ đăng ký qua mạng được cơ quan chức năng chấp nhận, cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chí sau:
- Tính đầy đủ: Có đầy đủ các loại giấy tờ và nội dung kê khai theo đúng quy định của hồ sơ bản giấy, sau đó được chuyển sang dạng văn bản điện tử. Tên file văn bản điện tử phải tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ gốc.
- Tính chính xác: Các thông tin đăng ký doanh nghiệp nhập trên hệ thống phải trùng khớp và chính xác hoàn toàn với nội dung trong các văn bản điện tử đính kèm.
- Tính xác thực: Hồ sơ phải được xác thực bằng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Quy trình thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng
Tùy vào phương thức xác thực, quy trình sẽ được triển khai theo hai trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp sử dụng chữ ký số công cộng
- Bước 1: Người nộp hồ sơ tiến hành tải các văn bản điện tử lên hệ thống, kê khai thông tin đầy đủ, thực hiện ký số và thanh toán lệ phí theo quy định qua mạng điện tử.
- Bước 2: Nhận Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử từ cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ. Nếu hồ sơ đủ điều kiện, thông tin sẽ được gửi sang cơ quan thuế để tự động tạo mã số doanh nghiệp. Trường hợp chưa hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ thông báo qua mạng để doanh nghiệp sửa đổi, bổ mật.
- Bước 4: Sau khi có mã số thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và gửi thông báo cho doanh nghiệp.
Trường hợp sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh
- Bước 1: Thực hiện thủ tục cấp tài khoản đăng ký kinh doanh bằng cách tải lên các văn bản điện tử về giấy tờ chứng thực cá nhân và kê khai đầy đủ thông tin theo yêu cầu.
- Bước 2: Sử dụng tài khoản đã được cấp để tải văn bản điện tử, kê khai thông tin và tiến hành xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
- Bước 3: Nhận Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
- Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra hồ sơ; nếu hợp lệ sẽ phối hợp với cơ quan thuế để cấp mã số doanh nghiệp. Nếu không hợp lệ, doanh nghiệp phải thực hiện chỉnh sửa theo thông báo.
- Bước 5: Sau khi hoàn tất việc cấp mã số thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp.
- Bước 6: Sau khi có thông báo cấp Giấy chứng nhận, người đại diện theo pháp luật cần nộp một bộ hồ sơ bản giấy kèm theo Giấy biên nhận hồ sơ qua mạng điện tử đến Phòng Đăng quyết kinh doanh.
- Bước 7: Cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện đối chiếu dấu mục và trao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp nếu nội dung đối chiếu thống nhất.
Lưu ý về việc sai lệch thông tin giữa hồ sơ mạng và hồ sơ giấy
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý: Trường hợp bộ hồ sơ nộp bằng bản giấy có nội dung không chính xác so với bộ hồ sơ đã gửi qua mạng điện tử mà người nộp không thông báo kịp thời cho Phòng Đăng ký kinh doanh tại thời điểm nộp bản giấy, hành vi này sẽ bị coi là giả mạo hồ sơ và bị xử lý nghiêm khắc:
- Đối với trường hợp thành lập mới: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo về hành vi vi phạm và ban hành quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Đối với trường hợp thay đổi nội dung đăng ký: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo về hành vi vi phạm, đồng thời hủy bỏ các nội dung thay đổi dựa trên thông tin giả mạo và khôi phục lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp trên cơ sở hồ sơ hợp lệ gần nhất. Đồng thời, cơ quan chức năng sẽ thông báo cho các bên có thẩm quyền để xử lý theo quy định của pháp luật.
