Quy Trình Vận Chuyển Hàng Hóa Bằng Đường Hàng Không

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không là phương thức vận tải được ưa chuộng bởi tốc độ và tính an toàn cao, đặc biệt đối với các lô hàng cần giao gấp. Quy trình này bao gồm nhiều bước chặt chẽ, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên liên quan và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Dưới đây là quy trình chi tiết về vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.

Quy Trình Vận Chuyển Hàng Hóa Bằng Đường Hàng Không

Ký Kết Hợp Đồng Vận Chuyển

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không bắt đầu bằng việc ký kết hợp đồng vận chuyển giữa đơn vị vận chuyển (thường là các công ty giao nhận vận tải – Forwarder) và công ty có nhu cầu sử dụng dịch vụ vận chuyển. Việc ký kết hợp đồng là cơ sở pháp lý quan trọng, trong đó hai bên thống nhất về các điều khoản, điều kiện và trách nhiệm liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa. Hợp đồng cần quy định rõ các yếu tố như:

• Loại hàng hóa.
• Khối lượng và kích thước hàng hóa.
• Điểm đi và điểm đến.
• Thời gian giao hàng dự kiến.
• Giá cước vận chuyển và các chi phí phát sinh.
• Trách nhiệm của các bên trong trường hợp phát sinh sự cố.

Booking (Đặt Chỗ)

Sau khi hợp đồng được ký kết, bước tiếp theo là đặt chỗ (booking) với hãng hàng không. Việc đặt chỗ nên được thực hiện càng sớm càng tốt, ngay sau khi hợp đồng được ký kết để đảm bảo có chỗ trên chuyến bay và thời gian vận chuyển được rút ngắn. Đơn vị giao nhận vận tải (Forwarder) sẽ thực hiện đặt chỗ và cung cấp thông tin chi tiết về chuyến bay.

Khi nhận được thông tin booking, công ty sử dụng dịch vụ vận chuyển cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin sau:

• Sân bay đi (Departure Airport).
• Sân bay đến (Destination Airport).
• Thời gian khởi hành (Departure Time) và thời gian đến (Arrival Time).
• Loại hàng hóa (Type of Goods).
• Số lượng (Quantity) và khối lượng hàng hóa (Weight).

Việc kiểm tra kỹ thông tin này giúp tránh những sai sót, đảm bảo hàng hóa được chuẩn bị và giao nhận chính xác, đồng thời giảm thiểu các rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Đóng Gói Hàng Hóa

Việc đóng gói hàng hóa là một khâu quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn của hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không phải được đóng gói theo đúng quy cách và tiêu chuẩn, đảm bảo hàng hóa được bảo vệ khỏi các tác động bên ngoài như va đập, rung lắc, và các yếu tố môi trường.

• Hàng hóa cần được đóng gói cẩn thận, phù hợp với đặc tính của từng loại hàng hóa.
• Việc đóng gói cần tuân thủ các quy định về an toàn hàng không, bao gồm cả việc dán nhãn và ghi ký hiệu theo quy định của hãng hàng không và các cơ quan chức năng.
• Mã kiện hàng (shipping mark) phải được thể hiện rõ ràng trên bao bì, giúp dễ dàng nhận biết và quản lý hàng hóa.

Sau khi hàng hóa được đóng gói hoàn tất, công ty vận chuyển hoặc công ty giao nhận vận tải sẽ tiến hành giao hàng đến kho hàng tại sân bay. Khi việc giao hàng được xác nhận, giấy chứng nhận đã nhận hàng (Cargo Receipt) sẽ được cung cấp.

Làm Thủ Tục Hải Quan Xuất Khẩu

Thủ tục hải quan xuất khẩu là một bước quan trọng để đảm bảo hàng hóa được phép xuất khẩu hợp pháp. Khi hàng hóa đã được vận chuyển đến sân bay, doanh nghiệp hoặc đơn vị giao nhận vận tải cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ cần thiết để làm thủ tục hải quan. Các chứng từ thường bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
• Vận đơn (Air Waybill).
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) (nếu có).
• Các giấy phép xuất khẩu (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành).

Hàng hóa sẽ được vận chuyển đến hãng hàng không và tiến hành khai báo hải quan. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra các chứng từ và thực hiện kiểm tra hàng hóa (nếu cần thiết) để xác định hàng hóa có đủ điều kiện xuất khẩu hay không.

Phát Hành Vận Đơn Hàng Không

Sau khi hoàn tất các thủ tục hải quan, hãng hàng không sẽ phát hành các chứng từ vận tải chính, bao gồm:

• MAWB (Master Air Waybill) – Vận đơn chủ do hãng hàng không phát hành. Vận đơn này là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển giữa hãng hàng không và người giao hàng (thường là công ty giao nhận vận tải).
• HAWB (House Air Waybill) – Vận đơn thứ cấp do công ty giao nhận vận tải phát hành cho chủ hàng (người gửi hàng).
• AWB (Air Waybill) – Vận đơn hàng không, một tài liệu quan trọng thể hiện hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Vận đơn này được sử dụng để xác định các thông tin về lô hàng, bao gồm người gửi, người nhận, điểm đi, điểm đến, loại hàng hóa, số lượng, và các chi phí liên quan.

AWB (bản gốc) sẽ được gửi đến người nhận tại cảng đến để làm thủ tục nhận hàng. MAWB và một số chứng từ khác sẽ được giao cho đơn vị vận chuyển để lưu trữ và sử dụng trong quá trình khai báo hải quan và các thủ tục liên quan khác.

Nhận Chứng Từ Trước Qua Email

Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và chuẩn bị nhận hàng, hãng hàng không hoặc công ty giao nhận vận tải sẽ gửi các chứng từ liên quan đến lô hàng cho người gửi (hoặc người nhận) qua email.

AWB thường được gửi dưới dạng bản scan để người gửi có thể theo dõi lịch trình bay và đốc thúc việc nhận hàng. Việc nhận trước chứng từ qua email giúp người nhận chủ động hơn trong việc chuẩn bị các thủ tục cần thiết để nhận hàng tại điểm đến.

Thông Báo Hàng Đến

Trước khi máy bay hạ cánh tại sân bay đích, hãng hàng không hoặc công ty giao nhận vận tải sẽ cập nhật thông tin về tình trạng hàng hóa và gửi thông báo hàng đến cho người nhận. Thông báo này thường bao gồm các thông tin như:

• Số hiệu chuyến bay.
• Thời gian dự kiến hàng đến.
• Địa điểm nhận hàng.
• Các giấy tờ cần thiết để nhận hàng.

Khi hàng hóa đến sân bay đích, người nhận cần mang theo giấy báo hàng và các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hàng hóa để tiến hành làm thủ tục nhận hàng.

Phát Lệnh Giao Hàng

Phát lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) là bước cuối cùng trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Sau khi người nhận hoàn thành các thủ tục cần thiết và thanh toán các khoản phí liên quan (nếu có), hãng hàng không hoặc công ty giao nhận vận tải sẽ cấp lệnh giao hàng cho người nhận.

Lệnh giao hàng là chứng từ cho phép người nhận nhận hàng hóa tại kho của hãng hàng không hoặc kho chỉ định. Người nhận cần xuất trình lệnh giao hàng và các giấy tờ tùy thân để nhận hàng.

Kết Luận

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không là một quy trình phức tạp, bao gồm nhiều bước và yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan. Việc hiểu rõ và tuân thủ đúng quy trình này là yếu tố then chốt để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, nhanh chóng và đúng thời hạn. Các doanh nghiệp nên lựa chọn đối tác vận chuyển uy tín, có kinh nghiệm và am hiểu về quy trình để tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế của mình.