Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Vận tải đường biển đóng vai trò then chốt trong hệ thống chuỗi cung ứng toàn cầu, là phương thức vận chuyển hàng hóa quốc tế phổ biến nhất. Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là một chuỗi các bước liên kết chặt chẽ, từ khi tiếp nhận yêu cầu đến khi hàng hóa được giao đến điểm đích. Dưới đây là phân tích chi tiết về quy trình này, giúp các doanh nghiệp và cá nhân hiểu rõ hơn về các bước cần thiết để vận chuyển hàng hóa bằng đường biển một cách hiệu quả.

Các bước trong quy trình vận chuyển đường biển

Bước 1: Đặt chỗ (Booking)

Đây là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng trong quy trình vận tải hàng hóa đường biển. Người xuất khẩu cần chủ động liên hệ với các công ty Forwarder (FWD) hoặc các hãng tàu để đặt chỗ và thuê tàu vận chuyển hàng hóa.

• Tiếp nhận và xử lý yêu cầu: Quá trình bắt đầu bằng việc tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, bao gồm các thông tin chi tiết về loại hàng hóa, số lượng, kích thước, trọng lượng, cảng đi, cảng đến và thời gian dự kiến giao hàng.
• Kiểm tra giá và lịch tàu: Các công ty FWD sẽ kiểm tra giá cước và lịch trình vận chuyển của các hãng tàu để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất. Việc lựa chọn đơn vị vận chuyển có mức giá cạnh tranh và lịch trình phù hợp là rất quan trọng để tối ưu hóa chi phí và thời gian vận chuyển.
• Xác nhận đặt chỗ: Sau khi thống nhất về giá cước và lịch trình, công ty FWD sẽ xác nhận đặt chỗ với hãng tàu và cung cấp thông tin chi tiết về booking cho người xuất khẩu. Người xuất khẩu cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên booking để đảm bảo tính chính xác, chuẩn bị hàng hóa và các chứng từ cần thiết.

Bước 2: Đóng gói hàng hóa

Sau khi hoàn tất việc đặt chỗ, hàng hóa cần được đóng gói một cách cẩn thận và chuyên nghiệp để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.

• Lựa chọn vật liệu đóng gói: Tùy thuộc vào loại hàng hóa, cần lựa chọn vật liệu đóng gói phù hợp như thùng carton, gỗ, pallet, vật liệu chống sốc, v.v.
• Đóng gói theo tiêu chuẩn: Hàng hóa cần được đóng gói theo tiêu chuẩn quốc tế hoặc theo yêu cầu cụ thể của người mua để đảm bảo an toàn trong quá trình xếp dỡ, vận chuyển và bảo quản.
• Ghi nhãn và đánh dấu: Trên bao bì cần ghi rõ các thông tin cần thiết như tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước, thông tin người gửi và người nhận, các ký hiệu cảnh báo (nếu có).
• Vận chuyển hàng đến kho: Đơn vị vận chuyển sẽ đến lấy hàng từ kho của người xuất khẩu hoặc địa điểm theo thỏa thuận để đưa hàng đến cảng. Quá trình này cần được thực hiện với chi phí và thời gian tối ưu nhất.

Bước 3: Thủ tục hải quan xuất khẩu

Thủ tục hải quan là một bước quan trọng để hàng hóa được phép xuất khẩu và vận chuyển ra nước ngoài.

• Khai báo hải quan: Đơn vị vận chuyển hoặc người xuất khẩu sẽ tiến hành khai báo hải quan cho lô hàng. Việc khai báo cần được thực hiện đầy đủ và chính xác các thông tin về hàng hóa, người gửi, người nhận, phương tiện vận chuyển, v.v.

• Thông quan hàng hóa: Sau khi khai báo, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa để xác định tính hợp lệ và cho phép thông quan.

• Kiểm tra thực tế hàng hóa: Cơ quan hải quan có thể tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa để xác định tính phù hợp với khai báo.

• Chuẩn bị chứng từ: Để hoàn thành thủ tục hải quan, cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết, bao gồm:

  • Hợp đồng thương mại (Contract).
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
  • Phiếu đóng gói (Packing List).
  • Vận đơn (Bill of Lading) và các chứng từ khác (nếu có).
  • Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin).
  • Giấy phép xuất khẩu (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý).

Bước 4: Vận chuyển và theo dõi hàng hóa

Sau khi hoàn tất các thủ tục hải quan, hàng hóa sẽ được vận chuyển đến cảng và lên tàu để bắt đầu hành trình quốc tế.

• Đặt lịch tàu: Đơn vị vận chuyển sẽ đặt lịch tàu cho hàng hóa, thông báo và xác nhận với khách hàng về lịch trình dự kiến.
• Vận chuyển hàng hóa: Hàng hóa sẽ được vận chuyển đến cảng xếp hàng, nơi sẽ được xếp lên tàu. Quá trình này bao gồm nhiều giai đoạn, từ việc đưa hàng lên tàu, đến việc dỡ hàng tại cảng đích.
• Theo dõi hành trình: Trong quá trình vận chuyển, người gửi và người nhận có thể theo dõi vị trí của hàng hóa thông qua hệ thống theo dõi của hãng tàu hoặc công ty FWD.
• Giao hàng: Khi hàng hóa đến cảng đích, người nhận sẽ làm thủ tục nhập khẩu và nhận hàng.

Ưu điểm của vận chuyển đường biển

Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là phương thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi những ưu điểm vượt trội sau:

• Khả năng vận chuyển khối lượng lớn: Vận chuyển đường biển có thể vận chuyển một lượng lớn hàng hóa, phù hợp với các loại hàng hóa cồng kềnh, nặng hoặc có số lượng lớn.
• Chi phí hợp lý: So với các phương thức vận chuyển khác, vận chuyển đường biển có chi phí tương đối thấp, đặc biệt là đối với các chuyến hàng quốc tế.
• Phù hợp với nhiều loại hàng hóa: Vận chuyển đường biển có thể đáp ứng nhu cầu vận chuyển đa dạng các loại hàng hóa, từ hàng hóa khô, hàng rời, hàng nguy hiểm đến hàng đông lạnh.

Việc hiểu rõ quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển giúp các doanh nghiệp lập kế hoạch logistics hiệu quả, tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng hẹn đến điểm đích.