Thủ tục làm lại giấy khai sinh

Trong quá trình lưu trữ giấy tờ cá nhân, việc thất lạc hoặc hư hỏng bản chính Giấy khai sinh là tình huống thường gặp. Khi đó, người dân cần thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh để được cấp lại bản chính nhằm phục vụ các giao dịch hành chính và đời sống. Bài viết dưới đây cung cấp hướng dẫn chi vệ chi tiết về hồ sơ, trình tự và lệ phí theo quy định pháp luật tại thời điểm năm 2020.

Thủ tục đăng ký lại bản chính Giấy khai sinh

Việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện khi sổ hộ tịch tại cơ quan đăng ký trước đây đã bị mất hoặc không còn lưu trữ được thông tin, và người yêu cầu không có bản sao hợp lệ để đối chiếu.

Hồ sơ cấp lại giấy khai sinh

Căn cứ theo quy định về hồ sơ tại Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, người dân cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

• Tờ khai: Theo mẫu quy định của cơ quan đăng ký hộ tịch.
• Giấy tờ chứng minh thông tin: Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc các tài liệu khác có chứa thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó.
• Đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang: Phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc các thông tin cá nhân (họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, dân sự, quốc tịch, quê quán, quan hệ cha mẹ...) phù hợp với hồ sơ do cơ quan quản lý.

Ngoài ra, cần cung cấp giấy tờ, tài liệu là cơ sở để đăng ký lại khai sinh theo quy định tại Điều 9 Thông tư 15/2015/TT-BTP, bao gồm một trong các loại sau:

• Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (đã được chứng thực hoặc trích lục từ sổ gốc).
• Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 tại miền Bắc và trước năm 1975 tại miền Nam.
• Các giấy tờ tùy thân khác như: Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân, Hộ chiếu; Sổ hộ khẩu, giấy tờ chứng minh nơi cư trú; Bằng tốt nghiệp, Học bạ hoặc hồ sơ học tập do cơ quan giáo dục có thẩm quyền cấp.

Thời gian giải quyết thủ tục

Quy trình xử lý hồ sơ được thực hiện theo các bước nghiêm ngặt để đảm bảo tính chính xác:

• Giai đoạn 1: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra và xác minh. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan sẽ thực hiện đăng ký lại khai sinh.
• Giai đoạn 2 (Trường hợp cần xác minh): Nếu việc đăng ký được thực hiện tại UBND cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ báo cáo Chủ tịch UBND để gửi văn bản yêu cầu cơ quan nơi đăng ký cũ kiểm tra, xác minh việc lưu giữ sổ hộ tịch.
• Giai đoạn 3: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu, cơ quan nơi đăng ký khai sinh trước đây phải trả lời bằng văn bản về tình trạng lưu trữ sổ hộ tịch.
• Giai đoạn 4: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được kết quả xác minh (trường hợp không còn lưu giữ sổ gốc), nếu hồ sơ đầy đủ và chính xác, cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành đăng quyết định đăng ký lại.

Lệ phí đăng ký lại khai sinh

Mức lệ phí thực hiện thủ tục này phụ thuộc vào quy định của từng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương:

• Tại TP. Hà Nội: Theo các văn bản về phí, lệ phí tại địa phương, mức lệ phí là 5.000 đồng/việc đối với đăng ký tại UBND cấp xã và 50.000 đồng/việc đối với đăng ký tại UBND cấp huyện.
• Tại TP. Hồ Chí Minh: Căn cứ Nghị quyết số 124/2016/NQ-HĐND, mức thu đăng ký lại khai sinh tại UBND cấp xã là 5.000 đồng/trường hợp và tại UBND cấp huyện là 50.000 đồng/trường hợp.

Những lưu ý quan trọng khi làm thủ tục

Người dân cần đặc biệt lưu ý các nguyên tắc xác định thông tin sau đây để tránh sai sót trong quá trình làm lại giấy tờ:

• Trường hợp có bản sao hợp lệ: Nếu người yêu cầu xuất trình được bản sao Giấy khai sinh đã cấp trước đây, nội dung khai sinh mới sẽ được ghi theo đúng nội dung của bản sao đó.
• Trường hợp không có bản sao: Nếu không có bản sao nhưng có các giấy tờ cá nhân khác (Sổ hộ khẩu, CMND, học bạ, bằng tốt nghiệp...) có sự thống nhất về họ tên, ngày sinh, quê quán... thì cơ quan chức năng sẽ đăng ký theo nội dung thống nhất đó.
• Trường hợp thông tin không thống nhất: Nếu các giấy tờ cá nhân có thông tin mâu thuẫn nhau, việc đăng ký sẽ được thực hiện dựa trên hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên.
• Thay đổi địa danh: Trong trường hợp địa danh hành chính đã có sự thay đổi so với trước đây, phần khai về quê quán sẽ được ghi theo tên địa danh hiện tại.

Trong một số trường hợp đặc biệt như thay đổi thông tin trên giấy khai sinh hoặc các thủ tục liên quan đến yếu tố nước ngoài, người dân cần chuẩn bị thêm các bản dịch thuật và công chứng theo đúng quy định của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP để đảm bảo hồ sơ được phê duyệt nhanh chóng.