Luật doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, vậy điều kiện về thay đổi địa chỉ trụ sở chính có sự thay đổi không? Và trình tự thủ tục như thế nào ? Bài viết dưới đây, Công ty Luật Legalzone sẽ trình bày chi tiết những Quy định của Luật doanh nghiệp về trụ sở chính doanh nghiệp.

Điều kiện về địa điểm trụ sở chính doanh nghiệp

Căn cứ Luật doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

Trụ sở của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn trụ sở là nhà có sổ đỏ và hợp đồng thuê trụ sở nếu là trụ sở thuê nhằm chứng minh quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu hợp pháp đối với trụ sở khi cơ quan thuế xuống kiểm tra trụ sở.

Bên cạnh đó trụ sở chính của doanh nghiệp còn phải đáp ứng điều kiện theo Điều 3, Điều 6 Luật nhà ở năm 2014; Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ xây dựng về việc quản lý sử dụng nhà chung cư ban hành ngày 19/11/2009. Thì doanh nghiệp không được chọn địa chỉ chung cư hoặc nhà tập thể làm địa chỉ trụ sở chính, trừ trường hợp chung cư hoặc nhà tập thể đó có chức năng kinh doanh.

Lưu ý doanh nghiệp trong việc lựa chọn trụ sở:

• Thứ nhất, Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn trụ sở phù hợp với quy định nêu trên.
• Thứ hai, Doanh nghiệp có thể lựa chọn trụ sở tại nhà riêng đáp ứng điều kiện nêu trên và lập địa điểm kinh doanh tại nơi thực sự kinh doanh để tiện cho việc kê khai thuế và nhận thông báo thuế. Đồng thời doanh nghiệp sẽ không phải di chuyển trụ sở khi muốn đổi địa bàn kinh doanh mà chỉ đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh.
• Thứ ba, việc đặt trụ sở sẽ chịu ảnh hưởng từ một số ngành nghề doanh nghiệp dự kiến kinh doanh. Ví dụ, trong trường hợp doanh nghiệp kinh doanh những ngành nghề sản xuất, chế biến, nuôi trồng… thì doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại khu dân cư, trung tâm thành phố mà chỉ đặt ở các vùng lân cận, xa khu dân cư. Đồng thời , địa chỉ trụ sở ở đâu thì cơ quan quản lý thuế ở đó nên doanh nghiệp cũng cần cân nhắc địa chỉ sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở chính có thể thay đổi, nên trong quá trình hoạt động nếu cảm thấy không phù hợp hoặc cần thay đổi phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính theo quy định của pháp luật. Việc chọn được địa điểm phù hợp thì trụ sở doanh nghiệp sẽ đóng vai trò là “thành trì vững chắc” cho sự phát triển lâu dài và bền vững tạo thuận lợi lớn trong việc giao dịch, kinh doanh, mở rộng thị trường sau này.

Trình tự thủ tục

Trình tự, thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính cũng phụ thuộc vào địa chỉ mới của trụ sở đó như thế.

• Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty cùng quận

Hồ sơ khách hàng cần chuẩn bị.

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty;
• Biên bản về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty (đối với công ty TNHH và Công ty cổ phần);
• Quyết định về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc chuyển trụ sở công ty;
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Các bước thực hiện:

• Bước 1. Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới.
• Bước 2. Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ

Thời hạn: cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong 03 ngày làm việc.

• Như vậy, nếu địa chỉ trụ sở mới cùng quận/huyện với địa chỉ trụ sở cũ doanh nghiệp chỉ cần thực hiện duy nhất 1 bước là nộp hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.

Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty khác quận/ huyện

Theo Nghị định số 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn Luật doanh nghiệp 2020: “Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang quận, huyện, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi đặt trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.”

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở theo các bước sau:

Bước 1. Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan thuế

• Hồ sơ gồm chốt thuế bao gồm:
• Biên bản họp về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở khác quận
• Quyết định về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở
• Công văn gửi thuế về việc xin chốt thuế chuyển quận.
• Mẫu 08.
• Giấy đăng ký kinh doanh bản sao có chứng thực.
• Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ
• Số lượng hồ sơ: 03 bộ chính

Bước 2: Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh

• Hồ sơ gồm:
• Mẫu 09, 09a do cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp khi thực hiện xong thủ tục chốt thuế
• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp chuyển trụ sở công ty;
• Biên bản Họp
• Quyết định về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc chuyển trụ sở công ty;

Thời gian thực hiện: 03- 05 ngày làm việc.

Bước 3: Trường hợp con dấu pháp nhân của công ty còn thông tin địa chỉ cũ thì cần thực hiện thủ tục khắc lại con dấu.

Thời gian thực hiện: 03 – 05 ngày làm việc

Lưu ý:

Không nên khắc quận của trụ sở công ty lên con dấu để tránh sau này có sự thay đổi lại phải thực hiện thủ tục khắc lại con dấu pháp nhân công ty.

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Khi tiến hành thay đổi trụ sở chính của công ty, xác định rõ phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương của nơi đặt trụ sở mới để tiến hành thay đổi địa chỉ chính thuận lợi.

Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh, thành phố

Bước 1: Doanh nghiệp thực hiện thủ tục chốt thuế, chuyển quận tại cơ quan thuế cũ

Thời gian thực hiện: 10 – 15 ngày làm việc.

Bước 2: Doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp tại phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp chuyển tới

• Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty khác tỉnh, thành phố
• Thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp theo mẫu
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp; quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.

Thời gian thực hiện: 03 – 05 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Bước 3: Doanh nghiệp thực hiện thủ tục khắc dấu và thông báo mẫu dấu mới

Doanh nghiệp tiến hành khắc lại con dấu mới theo địa chỉ trụ sở mới của công ty

Trên đây là bài viết về “Địa chỉ trụ sở chính” của công ty Luật Legalzone. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn, hỗ trợ. Hoặc bạn có thể tham khảo các thủ tục trên trang Thủ tục pháp luật của chúng tôi: http://thutucphapluat.com