Giấy phép lao động là văn bản pháp lý quan trọng nhất để xác lập điều kiện làm việc hợp pháp cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Việc bảo quản giấy phép này là trách nhiệm của cả người lao động và người sử dụng lao động. Trong trường hợp giấy phép bị mất, hư hỏng hoặc có sự thay đổi về nội dung thông tin, pháp luật hiện hành đã quy định cụ thể về trình tự, thủ tục cấp lại nhằm đảm bảo quyền lợi cho người nước ngoài. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các quy định chi tiết về thủ tục cấp lại giấy phép lao động theo quy định pháp luật tại thời điểm năm 2020.
Căn cứ pháp lý
Các quy định về việc cấp lại giấy phép lao động được thực hiện dựa trên các văn bản sau:
- Nghị định số 11/2016/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Các trường hợp được tiến hành thủ tục cấp lại giấy phép lao động
Người lao động nước ngoài chỉ được thực hiện thủ tục cấp lại trong các trường hợp cụ thể sau đây:
- Giấy phép lao động còn thời hạn nhưng bị mất, bị hỏng hoặc có sự thay đổi về nội dung ghi trên giấy phép.
- Trường hợp giấy phép lao động còn thời hạn ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày (áp dụng cho việc gia hạn/cấp lại khi sắp hết hạn).
Lưu ý: Các trường hợp sau đây không thuộc phạm vi cấp lại theo diện mất/hỏng mà phải thực hiện thủ tục cấp mới hoặc theo quy định khác:
- Người lao động đã được cấp giấy phép nhưng đang làm việc cho người sử dụng lao động khác ở cùng vị trí công việc.
- Người lao động đã được cấp giấy phục vụ mục đích làm việc tại vị trí khác so với nội dung ghi trên giấy phép cũ.
- Giấy phép lao động đã hết hiệu lực nhưng người lao động có nhu cầu tiếp tục làm việc tại cùng vị trí công việc đã ghi trong giấy phép trước đó.
Hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động
Để thực hiện hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động, người sử dụng lao động cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:
- Văn bản đề nghị tiến hành thủ tục cấp lại giấy phép lao động của người sử dụng lao động.
- 02 ảnh màu (kích thước 4cm x 6cm; phông nền trắng; mặt nhìn thẳng; đầu để trần; không đeo kính màu); ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
- Giấy phép lao động đã được cấp trước đó.
- Đối với trường hợp mất giấy phép: Phải có văn bản xác nhận của cơ quan Công an cấp xã tại Việt Nam hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài theo quy định pháp luật.
- Đối với trường hợp thay đổi nội dung trên giấy phép: Phải cung cấp các giấy tờ chứng minh sự thay đổi đó.
- Đối với trường hợp giấy phép còn thời hạn từ 05 đến 45 ngày: Phải có giấy khám sức khỏe hoặc giấy chứng nhận sức khỏe; kèm theo một trong các giấy tờ liên quan đến người nước ngoài.
- Đối với trường hợp áp dụng theo Nghị định 102/2013/NĐ-CP: Cần có văn bản chứng minh người lao động là chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật.
Quy định về tính pháp lý của giấy tờ: Các giấy tờ nêu trên được chấp nhận dưới hình thức bản chụp kèm bản gốc để đối chiếu hoặc bản sao có chứng thực. Đối với các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp, nếu không thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự thì phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Thủ tục và trình tự cấp lại giấy phép lao động
Quy trình thực hiện việc cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài được thực hiện như sau:
- Nơi nộp hồ sơ: Người lao động hoặc người sử dụng lao động nộp hồ sơ đến Sở Lao động – Thương binh và Xán hội nơi đã cấp giấy phép lao động trước đó.
- Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm cấp lại giấy phép lao động.
- Kết quả: Trường hợp không được cấp lại, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do cụ thể.
Nghĩa vụ của người sử dụng lao động: Đối với trường hợp người nước ngoài vào làm việc theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động, sau khi được cấp lại giấy phép, hai bên phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày ký kết, người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký tới Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã cấp lại giấy phép.
Thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại
Thời hạn của giấy phép lao động sau khi được cấp lại được xác định tùy theo từng trường hợp cụ thể:
- Trường hợp do mất, hỏng hoặc thay đổi nội dung: Thời hạn còn lại bằng thời hạn của giấy phép lao động đã được cấp trước đó trừ đi khoảng thời gian người lao động đã làm việc tính đến thời điểm đề nghị cấp lại.
- Trường hợp sắp hết hạn (còn từ 05 đến 45 ngày): Thời hạn sẽ được xác định theo thời hạn của một trong các văn bản/thỏa thuận sau nhưng không quá 02 năm: Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến ký kết. Thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động sang Việt Nam làm việc. Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài. Thời hạn hợp đồng/thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa các bên. Thời hạn nêu trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động vào đàm phán. Thời hạn được xác định trong giấy chứng nhận của tổ chức phi chính phủ hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam. Thời hạn trong văn bản thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ. Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động thuộc diện di chuyển nội bộ doanh nghiệp.
