Thủ tục thành lập chi nhánh, văn phòng nước ngoài tại Việt Nam

Khi mở rộng hoạt động vào thị trường Việt Nam, nhiều thương nhân nước ngoài lựa chọn lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Bài viết tổng hợp thủ tục thành lập chi nhánh văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam theo quy định pháp luật, gồm cơ sở pháp lý, điều kiện, hồ sơ và trình tự cấp phép.

1. Cơ sở pháp lý

Việc thành lập, hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được điều chỉnh bởi Luật Thương mại 2005 và Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Biểu mẫu thực hiện được hướng dẫn tại Thông tư 11/2016/TT-BCT của Bộ Công Thương.

Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Một thương nhân nước ngoài không được lập nhiều hơn một chi nhánh hoặc văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

2. Điều kiện thành lập

Căn cứ Điều 7 và Điều 8 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện cơ bản:

• Được thành lập, đăng ký kinh doanh hợp pháp theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký (đối với văn phòng đại diện) và ít nhất 05 năm (đối với chi nhánh);
• Trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của chi nhánh phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của thương nhân nước ngoài.

Thời hạn của Giấy phép thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện là 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương (nếu giấy tờ đó có quy định thời hạn).

3. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép

Theo Điều 10 và Điều 12 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, hồ sơ (01 bộ) gồm các tài liệu chính:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
• Văn bản cử/bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế, tài chính trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở.

Lưu ý: Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

4. Trình tự, thủ tục cấp phép

Trình tự thực hiện theo Điều 11 (văn phòng đại diện) và Điều 13 (chi nhánh) Nghị định 07/2016/NĐ-CP:

• Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện) đến Cơ quan cấp Giấy phép;
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa hợp lệ (tối đa một lần);
• Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép; trường hợp từ chối phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do;
• Trường hợp nội dung hoạt động chưa được quy định tại văn bản pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép lấy ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành; thời hạn xử lý kéo dài thêm theo Điều 13 Nghị định.

Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết chuyên sâu Thành lập chi nhánh của thương nhân nước ngoài để nắm chi tiết quy trình và lưu ý thực tiễn.

Xem thêm các chủ đề khác

• Thủ tục sau khi thành lập doanh nghiệp
• Thẩm quyền thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp