Khái niệm về chi nhánh công ty cổ phần
Trong cấu trúc tổ chức của một doanh nghiệp, chi nhánh công ty cổ phần được hiểu là đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ. Đơn vị này có nhiệm vụ thực hiện một phần hoặc toàn bộ các chức năng kinh doanh của công ty, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Tuy nhiên, về mặt pháp lý, chi nhánh không có tư cách pháp nhân và không thể độc lập về tài sản đối với công ty cổ phần chủ quản.
Theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp tại thời điểm năm 2022, một công ty cổ phần có quyền thành lập nhiều chi nhánh tùy theo nhu cầu mở rộng thị trường. Công ty có thể thiết lập một hoặc nhiều chi nhánh tại cùng một địa phương dựa trên ranh giới hành chính mà không bị giới hạn số lượng đơn vị phụ thuộc.
Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần
Để thực hiện việc đăng ký hoạt động cho đơn vị phụ thuộc, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ theo quy định. Việc chuẩn bị chính xác hồ sơ thành lập chi nhánh công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần là bước quan trọng nhất để tránh việc bị trả lại hồ sơ.
Các loại giấy tờ cần thiết bao gồm:
- Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ;
- Bản sao có chứng thực Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu chi nhánh;
- Bản sao có chứng thực Hợp đồng thuê trụ sở (đây là tài liệu cần thiết để phục vụ công tác đăng ký và phát hành hóa đơn sau này);
- Bản sao có chứng thực Quyết định cấp số nhà hoặc Biên bản bàn giao nhà tại địa điểm đặt trụ sở chi nhánh (nếu có).
Hướng dẫn cách thức ký và đóng dấu hồ sơ
Việc trình bày và đóng dấu vào các văn bản trong bộ hồ sơ cần tuân thủ đúng quy chuẩn để đảm bảo tính hợp lệ. Doanh nghiệp cần lưu ý các kỹ thuật sau:
- Biên bản họp Hội đồng quản trị: Người thực hiện ký tên vào vị trí ghi tên; đóng dấu của công ty vào chữ ký của chủ tọa và đóng dấu treo tại góc trái trang đầu tiên của biên bản (lưu ý không đóng dấu giáp lai);
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh: Ký tên tại vị trí dành cho người có thẩm quyền và đóng dấu công ty vào phần chữ ký;
- Thông báo thành lập chi nhánh: Người đại diện pháp luật ký tên vào đúng vị trí, thực hiện đóng dấu vào phần chữ ký (không cần đóng dấu giáp lai);
- Thông báo mẫu dấu: Ký tên tại vị trí quy định, không cần đóng dấu vào phần chữ ký và không đóng dấu giáp lai;
- Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp sử dụng dịch vụ hoặc nhờ người khác nộp hồ sơ, văn bản ủy quyền phải được ký tên và đóng dấu đầy đủ vào vị trí người ủy quyền.
Thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh
Sau khi đã hoàn thiện bộ hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh công ty bằng cách nộp hồ sơ tại Cơ quan Đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh dự kiến đặt trụ sở chính.
Thời gian xử lý hồ sơ theo quy định thông thường dao động từ 04 đến 06 ngày làm việc kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu doanh nghiệp muốn tối ưu hóa thời gian, có thể tìm hiểu thêm về thủ tục đăng ký thành lập công ty online (trực tuyến) để thực hiện qua mạng một cách nhanh chóng.
Các nghĩa vụ sau khi hoàn tất thành lập chi nhánh
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp cần triển khai ngay các công việc sau để đảm bảo tuân thủ pháp luật:
Nghĩa vụ về thuế
- Kê khai và nộp lệ phí môn bài: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, chi nhánh phải thực hiện kê khai và nộp lệ phí môn bài theo quy định.
- Khai thuế Giá trị gia tăng (GTGT): Nếu đơn vị trực thuộc kinh doanh tại tỉnh khác với trụ sở chính của công ty mẹ: Chi nhánh thực hiện kê khai thuế GTGT tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp của chi nhánh. Nếu chi nhánh không trực tiếp bán hàng và không phát sinh doanh thu: Thực hiện khai thuế tập trung tại trụ sở chính của công ty mẹ.
Nghĩa vụ về biển hiệu và thông tin hoạt động
- Treo biển hiệu: Doanh nghiệp phải thực hiện treo biển hiệu tại trụ sở chi nhánh. Nội dung trên biển hiệu bắt buộc phải hiển thị rõ: Tên chi nhánh, địa chỉ trụ sở chính của chi nhánh, số điện thoại liên lạc và tên cơ quan chủ quản (công ty mẹ).
- Thay đổi thông tin: Mọi thay đổi liên quan đến nội dung hoạt động hoặc các thông tin đã đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh đều phải thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký với Cơ quan Đăng ký kinh doanh theo đúng trình tự pháp luật.
