Khi thực hiện các thủ tục về thay đổi thông tin người nộp thuế, tạm ngừng hoạt động hoặc chấm dứt hiệu lực mã số thuế, người nộp thuế có thể thực hiện qua hình thức điện tử. Cụ thể, việc khai và gửi hồ sơ đăng ký thuế được thực hiện tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung kết nối (T-VAN). Hệ thống sẽ tiếp nhận và phản hồi thông báo về việc ghi nhận hồ sơ hoặc lý do không tiếp nhận cho người nộp thuế.
Quy trình xử lý hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế
Cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra, xử lý hồ sơ theo quy định pháp luật về đăng ký thuế. Quy trình cụ thể như sau:
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ và đúng quy định: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế xác nhận việc nộp hồ sơ điện tử, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về thời hạn trả kết quả. Nếu kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế bản giấy, người nộp thuế phải đến trực tiếp cơ quan thuế để nhận. Lưu ý, bản cũ đã cấp sẽ không còn giá trị sử dụng kể từ ngày được cấp lại.
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc sai quy định: Trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung tài liệu hoặc thông báo không chấp nhận hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử hoặc qua tổ chế T-VAN.
Nghĩa vụ thay đổi thông tin khi có biến động về giấy tờ tùy thân
Theo các quy định tại Thông tư số 95/2016/TT-BTC, khi tổ chức hoặc cá nhân đã đăng ký thuế có sự thay đổi về thông tin Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân dẫn đến thay đổi nội dung đăng ký thuế, người nộp thuế phải thực hiện thủ quyết toán và điều chỉnh với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Thời hạn thực hiện
Người nộp thuế cần lưu ý thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi phát sinh thay đổi thông tin. Đối với trường hợp cá nhân ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập (doanh nghiệp) thực hiện đăng ký thuế, cá nhân phải có trách nhiệm khai báo kịp thời với đơn vị chi trả để tổng hợp hồ sơ.
Cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp và gửi hồ sơ thay đổi thông tin của các cá nhân ủy quyền đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp định kỳ một lần trong năm, chậm nhất là 10 ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN hàng năm. Việc nắm rõ quy trình này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý khi kiểm tra thuế khi giải thể doanh nghiệp hoặc quyết toán định kỳ.
Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế theo từng đối tượng
Đối với tổ chức kinh tế, tổ chức khác (bao gồm cả đơn vị trực thuộc)
- Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (Mẫu 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 95).
- Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép thành lập/hoạt động hoặc Quyết định thành lập (nếu thông tin trên các giấy tờ này có sự thay đổi).
Đối với hộ gia đình, nhóm cá nhân, cá nhân kinh doanh
- Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (Mẫu 08-MST).
- Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (nếu có thay đổi).
- Bản sao không yêu cầu chứng lập Thẻ căn cước công dân/Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực (đối với cá nhân có quốc tịch nước ngoài hoặc người Việt Nam sống ở nước ngoài) nếu thông tin đăng ký thuế có sự biến động.
Đối với cá nhân có thu nhập chịu thuế TNCN (trừ cá nhân kinh doanh)
Trường hợp tự thực hiện trực tiếp:
- Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (Mẫu 08-MST) cho cả người nộp thuế và người phụ thuộc.
- Bản sao không yêu cầu chứng thực CCCD/CMND hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của cá nhân và người phụ thuộc.
- Đối với người phụ thuộc dưới 14 tuổi: Bản sao Giấy khai sinh.
Trường hợp thay đổi thông qua cơ quan chi trả thu nhập:
- Cá nhân gửi bản sao các giấy tờ có thay đổi cho đơn vị chi trả.
- Cơ quan chi trả lập Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp (Mẫu 05-ĐK-TH-TCT) đối với cá nhân hoặc Mẫu 20-ĐK-TH-TCT đối với người phụ thuộc, trong đó đánh dấu vào ô “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”.
Chế tài xử phạt vi phạm hành chính về chậm thông báo thay đổi thông tin
Việc không tuân thủ thời hạn thông báo thay đổi thông tin có thể dẫn đến các hình thức xử phạt theo quy định tại Thông tư số 166/2013/TT-BTC. Cụ thể:
- Phạt cảnh cáo: Áp dụng đối với hành vi nộp hồ sơ thông báo thay đổi thông tin quá thời hạn quy định từ 01 đến 10 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 700.000 đồng: Áp dụng cho hành vi chậm nộp hồ sơ từ 01 đến 30 ngày. Mức phạt có thể dao động từ tối thiểu 400.000 đồng (nếu có tình tiết giảm nhẹ) đến tối đa 1.000.000 đồng (nếu có tình tiết tăng nặng).
- Phạt tiền mức cao hơn: Đối với các hành vi vi phạm vượt quá khung thời gian nêu trên, mức phạt sẽ được áp dụng theo các quy định tương ứng về tính chất và mức độ hậu quả của hành vi vi phạm.
Người nộp thuế cần chủ động thực hiện thay đổi thông tin người nộp thuế đúng thời hạn để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu quản lý thuế và tránh các rủi ro về xử phạt hành chính không đáng có.
