Quy định về Ban kiểm soát trong công ty TNHH hai thành viên trở lên
Ban kiểm soát đóng vai trò then chốt trong cấu trúc quản trị của doanh nghiệp, thực hiện chức năng giám sát hoạt động quản lý và điều hành của Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Việc hiểu rõ tiêu chuẩn, nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận này là cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và thượng tôn pháp luật trong doanh nghiệp. Nội dung dưới đây được tổng hợp dựa trên quy định của Luật Doanh nghiệp 202 thực hiện tại thời điểm năm 2022.
Quy định về cơ cấu Ban kiểm soát trong công ty TNHH hai thành viên trở lên
Căn cứ theo các quy định pháp luật về tổ chức quản lý doanh nghiệp, việc thiết lập Ban kiểm soát trong loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) hai thành viên trở lên được quy định như sau:
- Đối với doanh nghiệp nhà nước: Theo Điều 54 Luật Doanh nghiệp, công ty TNHH hai thành viên trở lên là doanh nghiệp nhà nước bắt buộc phải có Ban kiểm soát.
- Đối với các trường hợp còn lại: Việc thành lập Ban kiểm soát sẽ do doanh nghiệp tự quyết định dựa trên nhu cầu quản trị và quy định tại Điều lệ công ty.
- Số lượng Kiểm soát viên: Trong trường hợp công ty có Ban kiểm soát, số lượng Kiểm soát viên dao động từ 01 đến 05 người. Nếu Ban kiểm soát chỉ có 01 Kiểm soát viên, cá nhân này sẽ đồng thời đảm nhiệm chức danh Trưởng Ban kiểm soát và phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn của Trợng Ban kiểm soát.
- Nhiệm kỳ: Nhiệm kỳ của Kiểm soát viên không quá 05 năm. Sau khi hết nhiệm kỳ, Kiểm soát viên có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.
Trong quá trình biến động cơ cấu sở hữu, như trường hợp chuyển nhượng vốn góp trong công ty TNHH 2 thành viên trở lên, việc duy trì hoặc thay đổi nhân sự Ban kiểm soát cần được thực hiện theo đúng trình tự quy định tại Điều lệ và các văn bản pháp luật liên quan.
Tiêu chuẩn và điều kiện để trở thành Kiểm soát viên
Để đảm bảo tính khách quan trong công tác giám sát, Luật Doanh nghiệp quy định các tiêu chuẩn khắt khe đối với Kiểm soát viên như sau:
- Về tư cách pháp lý: Không thuộc đối tượng không được quyền tham gia thành lập, góp vốn và quản lý công ty theo quy định tại khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp.
- Về trình độ chuyên môn: Phải được đào tạo về một trong các chuyên ngành bao gồm: kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc các chuyên ngành khác phù hợp với hoạt động kinh doanh đặc thù của doanh nghiệp.
- Về tính độc lập (Quan hệ gia đình): Không phải là người có quan hệ gia đình với các thành viên Hội đồng thành viên, Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc những người quản lý khác của công ty.
- Về tư cách quản lý: Không được là người quản lý công ty. Tuy nhiên, Kiểm soát viên không nhất thiết phải là thành viên góp vốn hay người lao động của công ty, trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác.
- Các tiêu chuẩn khác: Phải đáp ứng các điều kiện theo quy định pháp luật liên quan và quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên
Ban kiểm soát thực hiện quyền và nghĩa vụ nhằm bảo vệ lợi ích hợp pháp của các thành viên góp vốn và sự phát triển bền vững của công ty thông qua các hoạt động cụ thể:
Công tác giám sát và kiểm tra
- Giám sát Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong quá trình quản lý và điều hành doanh nghiệp.
- Kiểm tra tính hợp pháp, sự trung thực, tính hợp lý và mức độ cẩn trọng trong hoạt động kinh doanh; kiểm tra tính hệ thống, nhất quán của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.
- Rà soát, đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ cũng như cơ chế quản lý rủi ro và cảnh báo sớm của doanh nghiệp.
- Xem xét sổ sách kế toán, các tài liệu liên quan đến việc điều hành hoạt động công ty khi thấy cần thiết hoặc theo nghị quyết của Hội đồng thành lập.
Công tác thẩm định và báo cáo
- Thẩm định tính đầy đủ, trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm và báo cáo 06 tháng; trình các báo cáo này tại cuộc họp Hội đồng thành viên thường niên.
- Rà soát các hợp đồng, giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng thành viên và đưa ra các khuyến nghị cần thiết.
- Khi có yêu cầu từ thành viên công ty, Ban kiểm soát phải thực hiện kiểm tra trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu và báo cáo kết quả trong vòng 15 ngày kể từ khi kết thúc kiểm tra. Lưu ý, việc kiểm tra không được gây cản trở hoạt động kinh doanh bình thường của công ty.
Công tác kiến nghị và xử lý vi phạm
- Kiến nghị Hội đồng thành viên về các biện pháp sửa đổi, bổ sung hoặc cải tiến cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý và điều hành.
- Khi phát hiện thành viên Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc có hành vi vi phạm trách nhiệm người quản lý, Ban kiểm soát phải thông báo ngay bằng văn quyết cho Hội đồng thành viên, yêu cầu chấm dứt vi phạm và đề xuất giải pháp khắc phục hậu quả.
Trong một số mô hình doanh nghiệp đặc thù, như mô hình công ty cổ phần không có ban kiểm soát, các quy định về giám sát sẽ được áp dụng theo cơ chế khác. Tuy nhiên, đối với loại hình công ty TNHH, việc tuân thủ các tiêu chuẩn nêu trên là nền tảng để xây dựng hệ thống quản trị minh bạch.
Mọi thay đổi về thông tin đăng ký liên quan đến người quản lý hoặc cấu trúc tổ chức cần được thực hiện đúng quy định tại Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tính pháp lý trước cơ quan nhà nước.
