Khi doanh nghiệp ủy quyền cho chi nhánh thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền thì, đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chỉ cần lập giấy ủy quyền. Vậy mẫu giấy ủy quyền của công ty cho chi nhánh như thế nào?
Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, khi doanh nghiệp muốn giao phó một phần thẩm quyền cho chi nhánh để thực hiện các chức năng đại diện theo ủy quyền, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cần lập văn bản ủy quyền. Việc xác định đúng hình thức và nội dung của giấy ủy quyền là cực kỳ quan quyết để đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch phát sinh sau đó.
Cần phân biệt rõ, ủy quyền không phải là một hình thức giao việc thông thường. Về mặt pháp lý, ủy quyền được hiểu là việc một cá nhân hoặc tổ chức (bên ủy quyền) cho phép một cá nhân hoặc tổ chức khác (bên được ủy quyền) thay mặt mình để quyết định hoặc thực hiện một hành vi pháp lý cụ thể. Trong quá trình này, bên ủy quyền vẫn phải chịu trách nhiệm đối với các hậu quả pháp lý phát sinh từ phạm vi công việc mà mình đã cho phép thực hiện.
Quan hệ ủy quyền là căn cứ làm phát sinh mối quan hệ giữa người đại diện và người được đại diện. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để bên ủy quyền tiếp nhận các kết quả pháp lý (như hợp đồng, văn bản, lợi ích kinh tế) do hoạt động ủy quyền mang lại. Trong một số trường hợp phức tạp về quản trị, doanh nghiệp có thể cần xem xét thêm các vấn đề như Công ty mẹ ký hợp đồng với chi nhánh có được không? để đảm bảo tính thống nhất trong quản lý.
Hiện nay, pháp luật Việt Nam không quy định một mẫu giấy ủy quyền bắt buộc duy nhất cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chặt chẽ và tránh tranh chấp, khi soạn thảo văn bản này, các bên cần lưu ý đầy đủ các thông tin sau:
Dưới đây là cấu trúc mẫu giấy ủy quyền phổ biến dành cho trường hợp Giám đốc công ty ủy quyền cho Giám đốc chi nhánh:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh quyết
GIẤY ỦY QUYỀN
(V/v: Ủy quyền điều hành hoạt động chi nhánh)
Căn cứ pháp lý:
- Căn cứ Bộ luật Dân sự hiện hành;
- Căn cứ Luật Doanh nghiệp hiện hành;
- Căn cứ Điều lệ của Công ty [Tên Công ty];
- Căn cứ Quy chế tổ chức và hoạt động của Chi nhánh [Tên Chi nhánh].
Thông tin các bên:
1. Bên ủy quyền (Công ty): [Tên công ty, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật, chức vụ].
2. Bên nhận ủy quyền (Chi nhánh): [Tên chi nhánh, địa chỉ, người đứng đầu chi nhánh, chức vụ].
Nội dung ủy quyền:
Bên nhận ủy quyền được thay mặt Bên ủy quyền thực hiện các công việc sau:
Thời hạn ủy quyền:
Thời hạn ủy quyền là [Số tháng/năm], kể từ ngày .../.../... đến ngày .../.../... Thời hạn này có thể được gia hạn theo quyết định bằng văn bản của Bên ủy quyền.
Trách nhiệm pháp lý:
Bên nhận ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và bôn bồi thiệt hại cho Công ty nếu thực hiện các hành vi vượt quá phạm vi ủy quyền hoặc vi phạm quy định tại văn bản này.
Điều khoản thi hành:
Giấy ủy quyền có hiệu lực kể từ ngày ký. Mọi tranh chấp phát sinh sẽ được hai bên ưu tiên giải quyết thông qua thương lượng, nếu không thành sẽ chuyển đến cơ quan có thẩm quyền. Giấy được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN ỦY QUYỀN
(Ký tên, đóng dấu)
Tùy vào chủ thể tham gia mà hình thức của văn bản có sự khác biệt:
Trong trường hợp bên được ủy quyền thực hiện công việc vượt quá phạm vi cho phép hoặc không hoàn thành nghĩa vụ như cam kết, bên ủy quyền có toàn quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại. Ngoài ra, nếu cần thay đổi thông tin về nơi hoạt động của đơn vị trực thuộc, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định về Thủ tục thay đổi địa chỉ chi nhánh công ty cổ phần để đảm bảo tính thống nhất giữa giấy ủy quyền và đăng ký kinh doanh.
