Cách dùng phần mềm công việc

Để có thể thao tác, sử dụng  hệ thống quản lý công việc Legalzone một cách dễ dàng các nhà quản trị nhân sự, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện theo các hướng dẫn dưới đây:

Đăng nhập hệ thống qua đường dẫn: https://thutucphapluat.com

Người dùng nhập tên đăng nhập và mật khẩu để đăng nhập hệ thống.

Ngôn ngữ của hệ thống được mặc định là tiếng Việt

Thao tác trên hệ thống

Timeline

Đây là công cụ có tính năng đăng bài viết mới của cá nhân, bên cạnh đó còn hiển thị các bài viết của nhân viên khác cập nhật theo dòng thời gian.

Bảng điều khiển

Bảng điều khiển thể hiện các tính năng của phần mềm quản lý công việc

Kiểm soát thời gian check in-check out của nhân viên.

Thông báo nhiệm vụ mỗi ngày

Hiển thị bài đăng mới

Thống kê hóa đơn

Tình trạng hỗ trợ khách hàng

Ngoài ra còn hiển thị các quy trình làm việc, số nhân viên đang làm ở công ty và nhân viên đang nghỉ, quy trình đã hoàn thành, bên cạnh đó là báo cáo công việc của nhân viên được cập nhật từng lúc.

Thủ tục hành chính

Mục này được sử dụng để tra cứu thủ tục hành chính. Hiển thị các thông tin gồm: Chức năng này hiển thị các mục: Thủ tục, Lĩnh vực, Đối tượng thực hiện, Cơ quan thực hiện. Tại đây bạn có thể tra cứu tất các thủ tục mà bạn quan tâm nhờ vào các chứng năng hỗ trợ lọc tìm kiếm hoặc chức năng phân loại các thủ tục hành chính dựa trên cơ quan thực hiện gồm: cơ quan cấp bộ, cơ quan cấp tỉnh. Ngoài ra, bạn cũng có thể sắp xếp các thủ tục theo thứ tự mới nhất hoặc cũ nhất. Nếu bạn muốn bổ sung thêm thủ tục vào danh sách của mình có thể click vào mục “Thêm thủ tục” hoặc muốn chỉnh sửa hay xóa thủ tục bạn có thể thực hiện khi click vào các biểu tượng ở phần “Thao tác” của Danh sách thủ tục.

Quản lý khách hàng

Tại mục này, sẽ hiển thị danh sách tất cả các khách hàng của công ty. Bạn có thể tìm kiếm cũng như bổ sung thêm thông tin của khách hàng bao gồm:  tên liên hệ chính, họ tên, giới tính, số điện thoại, cùng với các link mạng xã hội của khách hàng. Thêm vào đó, có mục “Gửi tin nhắn”, hỗ trợ bạn trong quá trình chăm sóc khách hàng. Chúng tôi còn đem đến tính năng IN khi bạn muốn thấy được tổng thể các thông tin về khách hàng của mình.

Quản lý nhân viên

Tại phần này, sẽ bao gồm các thông tin của nhân viên trong công ty gồm: Sơ yếu lý lịch, Giấy tờ tùy thân, Thông tin về công việc, Thông tin tài khoản của nhân viên, trạng thái và các hoạt động của nhân viên. Cụ thể, tại phần Thông tin công việc sẽ có các mục về: Bộ phận, Lương, Phụ cấp điện thoại, Vị trí công việc, Thời hạn lương, Phụ cấp xăng xe. Hỗ trợ bạn quản lý nhân viên trong doanh nghiệp mình một cách linh hoạt, nhanh chóng, đồng thời bản thân nhân viên khi sử dụng phần mềm cũng rõ nắm bắt được các thông tin về công việc của mình.

 Quy trình

Tại đây, hiển thị “Danh sách quy trình” và “KPI”. Tất cả các quy trình thực hiện của công ty sẽ được thể hiện qua danh sách các quy trình gồm có: Tên quy trình, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc và Trạng thái thực hiện. Trong trường hợp, quy trình của bạn lập nên không còn phù hợp với cơ chế quản lý của công ty mình bạn có thể Xóa hoặc Chỉnh sửa quy trình tại mục “Thao tác”. Nếu bạn muốn bổ sung thêm quy trình của doanh nghiệp bạn có thể click vào biểu tượng “Thêm quy trình”.

Để đánh giá về mức độ thực hiện quy trình, phần mềm còn hỗ trợ Tính KPI cho mỗi nhân viên. Hỗ trợ công ty quản lý khả năng làm việc của mỗi nhân viên.

 Tài chính

Việc quản lý giao dịch với khách hàng sẽ  thuận tiện hơn khi bạn sử dụng phần mềm. Ở đây hiển thị Mã hóa đơn, Tên khách hàng, Quy trình thực hiện, Ngày trả tiền, Ngày đáo hạn, Giá trị hóa đơn và Thao tác “chỉnh sửa”hoặc “xóa” hóa đơn nếu bạn có nhu cầu. Tất cả các thông tin trên hóa đơn giấy của doanh nghiệp bạn sẽ được hiển thị hết tại phần mềm. Hỗ trợ bạn quản lý được tất cả các giao dịch trong doanh nghiệp, cũng như lưu giữu các thông tin một cách chi tiết nhất, tránh trường hợp thất lạc hóa đơn.

 Chăm sóc khách hàng

Việc Quản lý cũng như chăm sóc khách hàng luôn là vấn đề khó khăn với mỗi doanh nghiệp. Phần mềm chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn lưu giữ các “yêu cầu hỗ trợ khách hàng”. Danh mục sẽ hiển thị Tất cả các vé chăm sóc gồm các mục: Mã hỗ trợ, Tiêu đề, Loại hỗ trợ, Đã gia cho (hiển thị nhân viên hỗ trợ khách hàng), Hoạt động cuối và Trạng thái “đã gửi” hỗ trợ khách hàng hay chưa. Ngoài ra để hỗ trợ bạn nhanh chóng tìm kiếm yêu cầu hỗ trợ, phần mềm còn có các chức năng lọc và tìm kiếm.

 Ngày công

Thay vì quản lý ngày công của nhân viên một cách máy móc, chúng tôi đem đến cho bạn tiện ích để tính ngày công của nhân viên. Tại đây, sẽ giúp bạn quản lý được Ngày làm việc, giờ bắt đầu làm việc và giờ ra khỏi công ty của nhân viên. Hơn nữa, phần mềm còn hỗ trợ bạn tính Khoảng thời gian mỗi ngày và tổng thời gian mà nhân viên làm việc. Bạn cũng có thể tìm kiếm thời lượng làm việc cụ thể của nhân viên thông qua chức năng lọc và tìm kiếm của phần mềm.

 Nghỉ phép

Khi nhân viên của bạn muốn nghỉ phép hay bạn muốn chỉ định nghỉ phép, việc nộp đơn trực tiếp gây bất tiện với bạn? Chỉ cần thực hiện thao tác đơn giản tại phần mềm. Với chức năng xin nghỉ phép hoặc chỉ định nghỉ, bạn chỉ cần nhập các thông tin gồm: Loại nghỉ phép, Ngày nghỉ, Lý do nghỉ và đợi sự phê duyệt từ phía quản lý, việc xin nghỉ phép của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn. Tại phần Loại nghỉ phép chúng tôi đặt ra các loại gồm: Xin đến muộn, Xin nghỉ. Phần mềm còn hỗ trợ tính năng xem chi tiết về vấn đề xin nghỉ của nhân viên khi click vào biểu tượng tại phần “Chi tiết” của danh sách xin nghỉ phép. Việc xin nghỉ của các nhân viên sẽ được linh hoạt hơn khi sử dụng tính năng này.

 Thông báo

Tất cả các thông báo sẽ về các công việc mà quản lý giao được biểu thị tại đây. Các tiêu đề, thông tin người tạo. ngày bắt đầu, ngày kết thúc của thông báo sẽ được thể hiện trong danh mục Tất cả thông báo. Nếu Thông báo có vấn đề sai sót bạn có thể “xóa” hoặc “chỉnh sửa” tại mục “Thao tác”. Khi bạn muốn thêm thông báo để gửi đến nhân viên của mình, bạn có thể click vào biểu tượng “Thêm thông báo”.  Chức năng của phần mềm cũng hỗ trợ bạn tìm các thông báo khi cần thiết thông qua mục “Tìm kiếm” hoặc bạn có thể tìm kiếm thông báo theo ngà. Hơn nữa, bạn cũng có thể in tất cả các thông báo nếu bạn muốn khi click vào “IN”. tất cả các thông báo sẽ được lưu giữ tại đây,  hỗ trợ bạn cùng với các nhân viên trong doanh nghiệp mình có thể bao quát được các công việc mà mình cần phải thực hiện trong ngày.

Khảo sát

Khi bạn muốn Khảo sát ý kiến của toàn thể nhân viên trong công ty, việc tập hợp một cuộc họp sẽ không đảm bảo sự có mặt đầy đủ của các thành viên. Khi sử dụng phần mềm của chúng tôi bạn sẽ lập được Danh sách khảo sát để gửi đến toàn thể nhân viên, mỗi tiêu đề sẽ tương ứng với một mã ID để bạn dễ dàng tìm kiếm. Nếu bạn muốn tiến hành một cuộc khảo sát trong nội bộ doanh nghiệp mình chỉ cần thao tác một bước rất đơn giản đó là click vào mục “Thêm khảo sát” và điền các thông tin về cuộc khảo sát đó. Hơn nữa chúng tôi hỗ trợ chức năng sắp xếp các Cuộc khảo sát theo thứ tự mới nhất, cũ nhất nếu bạn muốn.

Cài đặt

Tại đây, phần mềm hỗ trợ bạn cài đặt chung về công ty như: Logo site; Hiển thị logo ở góc màn hình đăng nhập; Tiêu đề website; Ngôn ngữ;Múi giờ,… để phù hợp với nhu cầu sử dụng của công ty bạn. Đồng thời các nội dung của từng mục cũng sẽ được cài đặt lại phù hợp tại mục này.

Trên đây là toàn bộ nội dung về cách dùng phần mềm công việc của công ty Legalzone.