Việc thất lạc giấy tờ xe là tình huống ngoài ý muốn mà nhiều chủ phương tiện gặp phải khi tham gia giao thông. Khi rơi vào trường hợp này, người dân thường lo lắng về việc liệu có thể cấp lại được không và quy trình thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan Công an diễn ra như thế nào. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về hồ sơ, thẩm quyền và mức lệ phí liên quan.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm lại giấy đăng ký xe
Tùy vào đối tượng là cá nhân hay tổ chức mà thành phần hồ sơ cần chuẩn bị có sự khác biệt nhất định:
Đối với cá nhân là công dân Việt Nam
- Giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD). Trong trường hợp thông tin về nơi thường trú trên CMND/CCCD không khớp với thông tin trong giấy khai đăng ký xe, chủ xe cần xuất trình thêm Sổ hộ khẩu để đối chiếu.
- Đối với học viên, sinh viên: Cần có Thẻ học viên, sinh viên (hệ tập phục học từ 2 năm trở lên tại các trường trung cấp, cao đẳng, đại học, học viện) kèm theo giấy giới thiệu của nhà trường.
- Đối với lực lượng vũ trang: Cần chuẩn bị Giấy giới thiệu của thủ trưởng cơ quan, đơn vị công tác cùng với Giấy chứng minh Công an hoặc Quân đội; nếu không có các loại giấy này thì phải có giấy xác nhận từ thủ trưởng đơn vị.
- Đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài: Cần xuất trình Sổ tạm trú hoặc Sổ hộ khẩu và Hộ chiếu (còn giá trị sử dụng) hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế Hộ chiếu theo quy định.
Đối với cơ quan, tổ chức
- Người đại diện đến thực hiện thủ tục cần xuất trình CMND/CCCD kèm theo giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức.
- Đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, Văn phòng đại diện hoặc các tổ chức phi chính phủ: Cần xuất trình CMND/CCCD của người trực tiếp làm việc và nộp giấy giới thiệu. Trường hợp không có giấy giới thiệu thì phải có văn bản giới thiệu từ cơ quan quản lý cấp trên.
Quy trình và thủ tục cấp lại giấy đăng ký xe
Để thực hiện việc cấp lại, chủ xe cần tiến hành các bước sau:
Bước 1: Tự khai giấy khai đăng ký xe
Chủ xe thực hiện kê khai thông tin vào mẫu giấy khai đăng ký xe. Lưu ý, mẫu này có thể lấy trực tiếp tại nơi nộp hồ sơ. Khi kê khai, chủ xe phải dán bản cà số khung và số máy của xe vào tờ khai; yêu cầu bản cà phải rõ ràng, đầy đủ các chữ và số.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Địa điểm nộp hồ sơ phụ thuộc vào loại phương tiện và nơi đăng ký cũ:
- Phòng CSGT Công an tỉnh, TP trực thuộc Trung ương: Áp dụng đối với xe ô tô, máy kéo, rơ moóc, sơ mi rơ moóc; xe mô tô có dung tích xi lanh từ 175cm3 trở lên hoặc các loại xe do Phòng CSGT cấp trước đó.
- Đội CSGT Trật tự - Công an Quận/Huyện: Áp dụng đối với xe mô tô, xe gắn máy, xe máy điện do Công an cấp Quận/Huyện quản lý.
Ngoài ra, nếu chủ xe đã từng được Công an cấp Quận/Huyện cấp giấy đăng ký nhưng hiện tại muốn thực hiện thủ tục tại Phòng CSGT Công an cấp tỉnh thì vẫn có thể thực hiện theo phân cấp quản lý.
Bước 3: Kiểm tra và nhận kết quả
Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, cơ quan chức năng sẽ cấp giấy hẹn. Thời gian xác minh và hoàn thành thủ chế độ cấp lại không quá 30 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Sau khi đến ngày hẹn, chủ xe có thể đến trực tiếp hoặc đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu điện.
Trong trường hợp người dân gặp khó khăn về việc xác định các loại giấy tờ cần thiết, có thể tham khảo thêm bài viết Mất giấy tờ xe có làm lại được không? để nắm rõ hơn về quyền lợi của mình.
Các lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục
- Về việc kiểm tra xe: Thông thường, chủ xe không bắt buộc phải mang xe đến để kiểm tra, trừ trường hợp xe đã qua cải tạo hoặc thay đổi màu sơn so với đăng ký ban đầu.
- Về việc ủy quyền: Chủ xe có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thay. Người được ủy quyền phải có giấy ủy quyền (được UBND cấp xã/phường chứng thực hoặc cơ quan công tác xác nhận) và xuất trình CMND/CCCD.
- Về biển số xe: Khi cấp lại giấy đăng ký, nếu xe đang sử dụng biển 5 số thì được giữ nguyên. Nếu xe đang sử dụng biển 3 số hoặc 4 số cũ, khi làm lại sẽ phải thực hiện đổi sang biển 5 số và nộp lại biển số cũ theo quy định về thu hồi giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe tại Công an cấp xã.
- Trường hợp xe không chính chủ: Nếu mất giấy đăng ký xe không chính chủ, người đang sử dụng phải nhờ chủ cũ làm thủ tục ủy quyền (có công chứng). Sau đó, dùng giấy ủy quyền này cùng CMND/CCCD để làm lại giấy tờ đứng tên chủ cũ. Nếu muốn sang tên hoàn toàn, hai bên cần thực hiện hợp đồng mua bán xe có công chứng.
Mức lệ phí và chế tài xử phạt vi phạm
Lệ phí cấp lại
Căn cứ theo Thông tư số 229/2016/TT-BTC, mức thu lệ phí thực hiện như sau:
- Đối với ô tô: 150.000 đồng/lần/xe.
- Đối với xe máy: 50.000 đồng/lần/xe.
- Đối với sơ mi rơ moóc, rơ moóc: 100.000 đồng/lần/xe.
- Trường hợp cấp lại mà không kèm theo biển số, mức phí là 30.000 đồng/lần/xe.
Xử phạt vi phạm hành chính
Theo Nghị định số 100/2019/NĐ-CP, việc điều khiển xe khi mất giấy đăng ký sẽ bị xử phạt như sau:
- Lỗi không có giấy đăng ký xe: Đối với xe mô tô, mức phạt từ 300.000 đến 400.000 đồng; đối với ô tô, mức phạt từ 2.000.000 đến 3.000.000 đồng.
- Lỗi không mang theo giấy đăng ký xe: Nếu sau khi bị lập biên bản mà chủ xe đã làm lại được và xuất trình ngay thì mức phạt nhẹ hơn, cụ thể đối với xe mô tô là từ 100.000 đến 200.000 đồng; đối với ô tô là từ 200.000 đến 400.000 đồng.
- Lỗi chậm đăng ký sang tên: Trong thời hạn 30 ngày kể từ khi công chứng hợp đồng mua bán, nếu không làm thủ tục sang tên và để mất giấy tờ dẫn đến việc làm lại muộn, cá nhân có thể bị phạt từ 400.000 đến 600.000 đồng; tổ chức bị phạt từ 800.000 đến 1.000.000 đồng. Đối với ô tô, mức phạt đối với cá nhân là từ 2.000.000 đến 4.000.000 đồng và tổ chức là từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng.
