Việc thất lạc giấy tờ xe là tình huống ngoài ý muốn mà nhiều chủ phương tiện gặp phải. Khi rơi vào trường hợp này, người dân thường lo lắng về việc liệu có thể xin cấp lại được không và quy trình thực hiện cần những gì để đảm bảo đúng quy định pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký xe khi bị mất.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm lại giấy đăng ký xe
Tùy vào đối tượng là cá nhân hay tổ chức, các loại giấy tờ cần xuất trình để chứng minh quyền sở hữu và nhân thân sẽ khác nhau:
Trường hợp chủ xe là công dân Việt Nam
- Về nhân thân: Xuất trình Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD). Trong trường hợp thông tin nơi thường trú trên CMND/CCCD không khớp với địa chỉ ghi trong giấy khai đăng ký xe, chủ xe cần xuất trình thêm Sổ hộ khẩu để đối chiếu.
- Đối với học viên, sinh viên: Cần có thẻ học viên, sinh viên (hệ tập trung từ 2 năm trở lên) kèm theo giấy giới thiệu của nhà trường.
- Đối với lực lượng vũ trang: Xuất trình Giấy chứng minh Công an, Quân đội kèm theo giấy giới thiệu của thủ trưởng cơ quan, đơn vị công tác; hoặc giấy xác nhận của thủ trưởng cơ quan, đơn vị.
- Đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài: Cần xuất trình Sổ tạm trú hoặc Sổ hộ khẩu cùng Hộ chiếu (còn giá quyết sử dụng) hoặc các giấy tờ có giá trị thay thế Hộ chiếu theo quy định.
Trường hợp chủ xe là cơ quan, tổ chức
- Người trực tiếp đến thực hiện thủ tục cần xuất trình CMND/CCCD kèm theo giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức.
- Đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, Văn phòng đại diện hoặc các tổ chức phi chính phủ: Xuất trình CMND/CCCD của người đại diện và nộp giấy giới thiệu. Trường hợp không có giấy giới thiệu thì phải có giấy giới thiệu của cơ quan quản lý cấp trên.
Quy trình thực hiện thủ tục cấp lại giấy đăng ký xe
Để quá trình làm lại giấy tờ diễn ra thuận lợi, chủ xe cần thực hiện đầy đủ các bước sau:
Bước 1: Tự khai giấy khai đăng ký xe
Chủ xe tiến hành tự khai giấy khai đăng ký xe theo mẫu quy định. Mẫu này có thể lấy trực lập tại nơi nộp hồ sơ hoặc tải về và in ra. Lưu ý, bản khai yêu cầu phải dán bản cà số khung, số máy của xe; phần chữ và số trên bản cà phải rõ ràng, không bị mờ.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Địa điểm nộp hồ sơ phụ thuộc vào loại phương tiện và cấp quản lý cũ:
- Tại Phòng CSGT Công an tỉnh, TP trực thuộc Trung ương: Áp dụng đối với xe ô tô, máy kéo, rơ moóc, sơ mi rơ moóc; xe mô tô có dung tích xi lanh từ 175cm3 trở lên hoặc các loại xe do Phòng CSGT đã cấp giấy đăng ký trước đó.
- Tại Đội CSGT Trật tự - Công an Quận/Huyện: Áp dụng đối với xe mô tô, xe gắn máy, xe máy điện do Công an Quận/Huyện cấp quản lý. Ngoài ra, nếu chủ xe có giấy đăng ký cũ do Công an cấp Quận/Huyện nhưng muốn làm lại tại Phòng CSGT cấp tỉnh thì vẫn được thực hiện theo thẩm quyền phân cấp.
Thời gian tiếp nhận hồ sơ thường từ thứ 2 đến sáng thứ 7 hàng tuần (trừ ngày lễ, Tết). Nếu có nhu cầu thuận tiện hơn, chủ xe có thể đăng ký dịch vụ chuyển phát qua Bưu điện.
Bước 3: Kiểm tra và nhận kết quả
Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và giấy khai đăng lập. Nếu hồ sơ thiếu, cán bộ sẽ hướng dẫn cụ thể bằng văn bản để chủ xe hoàn thiện. Nếu hồ sơ đầy đủ, cơ quan chức năng sẽ cấp giấy hẹn. Thời gian xác minh và hoàn thành thủ tục cấp lại không quá 30 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
Lưu ý: Trong trường hợp thu hồi giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe tại Công an cấp xã hoặc các cơ quan khác, chủ xe cần tuân thủ đúng quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Các lưu ý quan trọng về pháp lý
Khi thực hiện thủ tục, chủ xe cần lưu ý một số vấn đề sau để tránh gặp rắc rối về mặt pháp lý:
- Về biển số xe: Khi cấp lại giấy đăng ký bị mất, nếu xe đang sử dụng biển 5 số thì được giữ nguyên. Nếu xe đang dùng biển 3 số hoặc 4 số, khi làm lại sẽ phải đổi sang biển 5 số và nộp lại biển cũ.
- Về việc ủy quyền: Chủ xe có thể ủy quyền cho người khác làm thay. Người được ủy quyền phải có giấy ủy quyền được UBND cấp xã/phường chứng thực hoặc cơ quan công tác xác nhận, đồng thời xuất trình CMND/CCCD hợp lệ.
- Trường hợp xe không chính chủ: Nếu mất giấy đăng ký xe không chính chủ, người đang sử dụng phải liên hệ chủ cũ để làm thủ tục ủy quyền (có công chứng). Nếu muốn sang tên hoàn toàn, hai bên cần thực hiện hợp đồng mua bán xe có công chứng. Để hiểu rõ hơn về các điều kiện pháp lý khác, quý độc giả có thể tham khảo thêm về mất giấy tờ xe có làm lại được không trong các tình huống cụ thể khác.
Mức lệ phí và chế tài xử phạt vi phạm
Lệ phí cấp lại
Căn cứ theo quy định về mức thu lệ phí, chi phí thực hiện như sau:
- Ô tô: 150.000 đồng/lần/xe.
- Sơ mi rơ moóc, rơ moóc đăng ký rời: 100.000 đồng/lần/xe.
- Xe máy: 50.000 đồng/lần/xe (nếu không kèm theo biển số là 30.000 đồng/lần/xe).
Xử phạt vi phạm hành chính
Theo Nghị định số 100/2019/NĐ-CP Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ và đường sắt, việc không mang theo giấy đăng ký xe sẽ bị xử phạt như sau:
- Lỗi không mang theo giấy đăng ký (đã có nhưng quên): Xe mô tô bị phạt từ 100.000 – 200.000 đồng; xe ô tô bị phạt từ 200.000 – 400.000 đồng.
- Lỗi không có giấy đăng ký (do mất và chưa làm lại): Xe mô tô bị phạt từ 300.000 – 400.000 đồng; xe ô tô bị phạt từ 2.000.000 – 3.000.000 đồng.
Đặc biệt, nếu quá thời hạn 30 ngày kể từ ngày công chứng hợp đồng mua bán mà không làm thủ tục đăng ký sang tên (khi kết hợp với việc mất giấy tờ), chủ xe có thể bị phạt tiền từ 400.000 – 600.000 đồng đối với cá nhân và từ 800.000 – 1.000.000 đồng đối với tổ chức (theo Điểm a Khoản 4 Điều 30 Nghị định 100/2019/NĐ-CP). Đối với ô tô, mức phạt này có thể lên tới 2.000.000 – 4.000.000 đồng đối với cá nhân và 4.000.000 – 8.000.000 đồng đối với tổ chức.
