Giấy phép lao động là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho người lao động nước ngoài nhằm xác nhận quyền được làm việc tại Việt Nam trong một thời hạn nhất định. Trong trường hợp người lao động nước ngoài có nhu cầu tiếp tục làm việc sau khi giấy phép hiện tại hết hiệu lực, doanh nghiệp và người lao động cần thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động theo đúng quy định pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động lao động tại Việt Nam.
Điều kiện đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Để được xem xét cấp hoặc gia hạn giấy phép lao động, người lao động nước ngoài cần đáp ứng các tiêu chuẩn cơ bản về năng lực và tư cách pháp lý bao gồm:
- Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật.
- Có tình trạng sức khỏe phù hợp với yêu cầu đặc thù của công việc đảm nhận.
- Đảm bảo các tiêu chuẩn về chuyên môn, thuộc các nhóm đối tượng như: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
- Không thuộc diện đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đã có tiền án, tiền sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật nước sở tại.
Ngoài ra, tùy vào tính chất công việc, một số đối tượng có thể thuộc trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động nếu đáp ứng các điều kiện miễn trừ cụ thể theo quy định hiện hành.
Các trường hợp cần được cấp hoặc gia hạn giấy phép lao động
Người nước ngoài vào Việt Nam làm việc dưới các hình thức sau đây bắt buộc phải có giấy phép lao động còn hiệu lực:
- Thực hiện hợp đồng lao động tại Việt Nam.
- Di chuyển nội bộ trong doanh nghiệp (intra-corporate transferee).
- Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng hoặc vào Việt Nam để chào bán dịch vụ.
- Làm việc cho các tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế được phép hoạt động tại Việt Nam; tình nguyện viên nước ngoài.
- Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại mới.
- Tham gia thực hiện các gói thầu hoặc dự án đầu tư tại Việt Nam.
Hồ sơ và thời hạn gia hạn giấy phép lao động
Thời hạn tối đa của một giấy phép lao động là 02 năm. Khi hết thời hạn này, người sử dụng lao động có thể thực hiện thủ tục gia hạn với thời gian mỗi lần gia hạn không quá 02 năm. Để chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động (gia hạn), doanh nghiệp cần lưu ý các thành phần sau:
Thành phần hồ sơ gia hạn
- Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động do người sử dụng lao động lập.
- 02 ảnh màu kích thước 4cm x 6cm (phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đeo kính màu, ảnh chụp không quá 06 tháng).
- Giấy phép lao động đã được cấp trước đó.
- Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp (còn thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ).
- Các giấy tờ chứng minh tư cách người lao động tùy theo từng trường hợp cụ thể (như văn bản cử nhân sự của doanh nghiệp nước ngoài, hợp đồng cung ứng dịch vụ, hoặc giấy chứng nhận của tổ chức quốc tế...).
Lưu ý về tính pháp lý của tài liệu
Các loại giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp phải là bản chụp kèm theo bản gốc để đối chiếu, hoặc bản sao có chứng thực. Đối với các giấy tờ từ nước ngoài, nếu không thuộc diện miễn hợp pháp hóa lãnh sự thì bắt buộc phải được dịch thuật sang tiếng Việt và công chứng/chứng thực theo quy định.
Quan trọng: Thủ tục gia hạn phải được thực hiện khi giấy phép lao động còn thời hạn ít nhất 05 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày hết hạn.
Trình tự, thủ tục gia hạn giấy phép lao động
Quy trình thực hiện việc gia hạn được tiến hành theo các bước sau:
- Bước 1: Người sử dụng lao động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện tới Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đã cấp giấy phép lao động trước đó.
- Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Lao động - Thương thực hiện thẩm định và cấp lại giấy phép lao động (gia hạn). Trường hợp từ chối, cơ quan chức năng phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
- Bước 3: Đối với trường hợp người lao động làm việc theo hợp đồng lao động, sau khi được gia hạn giấy phép, hai bên phải tiến hành ký kết lại hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc. Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày ký hợp đồng mới, người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi bản sao hợp đồng đã ký tới Sở Lao động - Thương binh và Xã hội để quản lý.
Việc nắm rõ các quy định về thời hạn và thành phần hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và gián đoạn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Xem thêm các chủ đề khác
