Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, nhu cầu tuyển dụng nhân sự nước ngoài tại Việt Nam ngày càng tăng cao. Theo quy định pháp luật, các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức và nhà thầu có quyền tuyển dụng người lao động nước ngoài vào các vị trí như quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật khi nguồn nhân lực trong nước chưa đáp ứng được yêu cầu sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, để hoạt động hợp pháp, người lao động này bắt buộc phải có giấy phép lao động theo quy định.
Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp chi tiết các thành phần hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2022.
Căn cứ pháp lý điều chỉnh
Việc thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
- Bộ luật Lao động 2019: Có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021, quy định về quan hệ lao động và quyền lợi của người lao động.
- Nghị định 152/2020/NĐ-CP: Quy định chi tiết về việc người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và quản lý người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chế, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Thành phần hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động
Để quá trình xét duyệt diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các nhóm giấy tờ sau:
1. Giấy khám sức khỏe
Người lao động cần cung cấp Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ quan, tổ chế y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp. Lưu ý, văn bản này phải còn giá trị trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày ký kết luận sức khỏe đến ngày nộp hồ sơ.
2. Phiếu lý lịch tư pháp
Hồ sơ yêu cầu Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động không trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự (do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp). Cần lưu ý về thời hạn hiệu lực:
- Đối với phiếu lý lịch tư pháp cấp tại nước ngoài: Thời hạn không quá 06 tháng kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.
- Đối với phiếu lý lịch tư pháp cấp tại Việt Nam: Nếu người lao động đang cư trú và có xác nhận tạm trú tại Việt Nam, có thể xin cấp tại Sở Tư pháp nơi đang cư trú. Thời hạn hiệu lực cũng không quá 06 tháng kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.
3. Văn bản chứng minh vị trí công việc
Tùy vào vị trí dự kiến làm việc, người lao động cần cung cấp các giấy tờ chứng minh năng lực tương ứng:
- Đối với chuyên gia: Phải có bằng đại học trở lên (hoặc tương đương) và ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp; hoặc có ít nhất 05 năm kinh nghiệm kèm theo chứng chỉ hành nghề phù hợp.
- Đối với nhà quản lý/giám đốc điều hành: Là người quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp, hoặc là người đứng đầu/cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; hoặc là người trực tiếp điều hành đơn vị thuộc doanh nghiệp.
- Đối với lao động kỹ thuật: Được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật ít nhất 01 năm và có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc trong chuyên ngành đó; hoặc có ít nhất 05 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc.
Lưu ý: Các giấy tờ chứng minh bao gồm văn bằng, chứng chỉ và văn bản xác nhận số năm kinh nghiệm của cơ quan, tổ chức tại nước ngoài.
4. Ảnh chụp và giấy tờ cá nhân
- Ảnh thẻ: 02 ảnh màu kích thước 4cm x 6cm, phách nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đeo kính màu. Ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
- Hộ chiếu: Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị sử dụng, bao gồm tất cả các trang của hộ chiếu.
5. Các văn bản bổ sung theo từng trường hợp đặc thù
Tùy vào hình thức làm việc, hồ sơ cần thêm các tài liệu sau:
- Di chuyển nội bộ doanh nghiệp: Văn bản cử nhân sự của doanh nghiệp nước ngoài và bằng chứng cho thấy người lao động đã được tuyển dụng tại doanh nghiệp đó ít nhất 12 tháng liên tục trước khi sang Việt Nam.
- Thực hiện hợp đồng/thỏa thuận: Hợp đồng ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài, trong đó có điều khoản về việc người lao động thực hiện công việc tại Việt Nam.
- Nhà cung cấp dịch vụ: Hợp đồng cung ứng dịch vụ và văn bản chứng minh đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài (không có hiện diện thương mại tại Việt Nam) ít nhất 02 năm.
- Làm việc cho tổ chức quốc tế/phi chính phủ: Văn bản cử người của cơ quan, tổ chức và giấy phép hoạt động hợp pháp của tổ chức đó tại Việt Nam.
Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ
Một sai sót nhỏ trong khâu chuẩn bị giấy tờ có thể dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc phải thực hiện lại quy trình trình tự cấp giấy phép lao động qua mạng điện tử. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
- Hợp pháp hóa lãnh sự: Tất cả các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự, sau đó dịch sang tiếng Việt và công chứng/chứng thực theo quy định.
- Ngoại lệ: Chỉ những giấy tờ thuộc diện được miễn hợp pháp hóa theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại mới không cần thực hiện bước này.
- Kiểm tra tính chính xác: Cần rà soát kỹ các thông tin về thời hạn của bằng cấp, lý lịch tư pháp và giấy khám sức khỏe để tránh tình trạng hồ sơ quá hạn khi nộp lên cơ quan chức năng.
Trong trường hợp người lao động đã có giấy phép nhưng gặp sự cố thất lạc, doanh nghiệp cần tìm hiểu hướng dẫn thủ tục cấp lại giấy phép lao động bị mất cho người nước ngoài để kịp thời xử lý. Đồng thời, cần lưu ý phân biệt rõ các đối tượng người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động để áp dụng đúng quy trình pháp lý.
