Thủ tục đăng ký lại khai sinh theo quy định của pháp luật

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân, đóng vai trò quan trọng trong việc xác lập các thông tin nhân thân cơ bản. Theo quy định pháp luật về hộ tịch, mọi hồ sơ, giấy tờ liên quan đến một cá nhân như: họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; và quan hệ cha, mẹ, con đều phải đảm bảo sự thống nhất với nội dung trên Giấy khai sinh. Do đó, việc duy trì tính chính xác của thông tin này là vô cùng thiết yếu. Trong một số trường hợp đặc biệt khi bản chính bị thất lạc, cá nhân cần thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh theo trình tự pháp luật quy định.

Căn cứ pháp lý

Để thực hiện việc đăng ký lại khai sinh, các cá nhân và cơ quan có thẩm quyền cần căn cứ vào các văn bản pháp luật sau đây (áp dụng tại thời điểm năm 202 trực tiếp):

• Luật Hộ tịch năm 2014;
• Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;
• Thông tư số 15/2015/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.

Điều kiện để được đăng ký lại khai sinh

Việc đăng ký lại khai sinh không được thực hiện tùy tiện mà phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện khắt khe về tình trạng sổ sách và nhân thân. Cụ thể, theo quy định tại Điều 24 Nghị định số 1

Hồ sơ đăng ký lại khai sinh

Cá nhân thuộc trường hợp được phép đăng ký lại cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ nộp đến Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc UBND cấp xã nơi người yêu cầu đang thường trú. Thành phần hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai đăng ký lại khai sinh: Theo mẫu quy định, trong đó phải có nội dung cam đoan của người yêu cầu về việc đã từng được đăng ký khai sinh nhưng hiện không còn lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh.
• Giấy tờ chứng minh thông tin cá nhân: Bản sao toàn bộ hồ sơ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc khai sinh, bao gồm: Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 tại miền Bắc và trước năm 1975 tại miền Nam. Trường hợp không có các giấy tờ nêu trên, có thể sử dụng các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp như: Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân, Hộ chiếu; Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú hoặc giấy tờ chứng minh nơi cư trú. Các văn bản giáo dục: Bằng tốt nghiệp, Học bạ, Hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận. Các giấy tờ khác chứa đựng thông tin về họ tên, ngày tháng năm sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con.
• Đối với cán bộ, công chức, viên chức: Ngoài các giấy tờ nêu trên, cần có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc các thông tin nhân thân (họ tên, giới tính, ngày sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán, quan hệ cha mẹ con) phù hợp với hồ sơ quản lý tại đơn vị.
• Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp người yêu cầu không trực tiếp đi làm mà ủy quyền cho người khác thực hiện theo quy định pháp luật. Lưu ý, nếu người được ủy quyền là người thân (ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột) thì văn bản ủy quyền không nhất thiết phải công chứng, chứng thực nhưng phải kèm theo giấy tờ chứng minh quan hệ huyết thống/hôn nhân.

Người yêu cầu có trách nhiệm cam đoan về tính chính xác của các giấy tờ đã nộp. Nếu cố ý cung cấp thông tin sai lệch nhằm mục đích trục lợi, việc đăng ký khai sinh sẽ không có giá trị pháp lý.

Thẩm quyền và thời hạn giải quyết

Quy trình xử lý hồ sơ được chia thành hai trường hợp dựa trên nơi tiếp nhận:

Trường hợp thực hiện tại UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra và xác minh. Nếu thông tin đầy đủ và đúng quy định, công chức sẽ thực hiện việc đăng ký lại theo trình tự tại Khoản 2 Điều 16 Luật Hộ tịch 2014. Sau khi hoàn tất, Chủ tịch UBND cấp xã sẽ cấp Giấy khai sinh mới cho người yêu cầu.

Trường hợp thực hiện tại UBND cấp xã không phải nơi đã đăng ký khai sinh trước đây

Quy trình này phức tạp hơn do cần bước xác minh liên tỉnh/địa phương:

• Công chức tư pháp – hộ tịch sẽ báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã để có văn bản đề nghị UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh việc lưu giữ sổ hộ tịch.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu, cơ quan lưu trữ cũ phải trả lời bằng văn bản về việc còn hay mất sổ hộ tịch.
• Tổng thời gian giải quyết trong trường hợp này không quá 13 ngày làm việc (không tính thời gian luân chuyển văn bản qua hệ thống bưu chính).

Sau khi có kết quả xác minh là không còn lưu giữ được sổ hộ tịch và thấy hồ sơ đầy đủ, công chức tư pháp – hộ tịch sẽ tiến hành ghi nội dung vào Sổ hộ tịch, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để cấp Số định danh cá nhân cho người yêu cầu.

Trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến thay đổi thông tin cá nhân, nếu phát hiện sai sót do lỗi của cơ quan đăng ký, người dân có thể thực hiện thủ tục thay đổi thông tin trên giấy khai sinh theo đúng trình tự. Đối với các trường hợp phức tạp hơn như đăng ký khai sinh kết hợp nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, người dân cần chuẩn bị thêm các giấy tờ chứng minh nguồn gốc và quan hệ nhân thân theo quy định của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.