Thủ tục sau khi thành lập công ty

Các thủ tục pháp lý cần thực hiện sau khi thành lập công ty

Việc nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới chỉ là bước khởi đầu trong quá trình vận hành một tổ chức kinh tế. Để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra đúng quy định của pháp luật, chủ doanh nghiệp cần triển khai ngay các thủ tục về thuế, con dấu, hóa đơn và bảo hiểm xã hội. Việc nắm rõ sau khi thành lập công ty cần làm gì là yếu tố then chốt để tránh các rủi ro pháp lý về sau.

1. Thực hiện thủ tục kê khai thuế ban đầu

Ngay sau khi có giấy phép, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký thuế ban đầu tại Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở chính. Đây là bước quan trọng để xác lập nghĩa vụ thuế của đơn vị với Nhà nước.

Hồ sơ kê khai thuế bao gồm:

• Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và loại hóa đơn dự kiến sử dụng;
• Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán;
• Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) của doanh nghiệp;
• Tờ khai lệ phí môn bài (có thể thực hiện nộp trực tuyến qua hệ thống thuế điện tử);
• Phiếu đăng ký trao đổi thông tin giữa cơ quan thuế và người nộp thuế qua phương thức điện tử.

Lưu ý về lệ phí môn bài:

Doanh nghiệp cần lưu ý các quy định về thời hạn nộp tờ khai và mức lệ phí môn bài tùy thuộc vào thời điểm thành lập và vốn điều lệ đã đăng ký. Việc chậm trễ trong khâu kê khai thuế ban đầu có thể dẫn đến các chế tài xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo quy định hiện hành.

2. Mở tài khoản ngân hàng và thông báo số tài khoản

Sau khi hoàn tất thủ tục tại cơ quan thuế, doanh nghiệp cần thực hiện mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty. Sau đó, phải tiến hành thông báo số tài khoản ngân hàng với cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế để phục vụ việc giao dịch, thanh toán các nghĩa vụ tài chính và thực hiện các giao dịch chuyển tiền qua hệ thống ngân hàng điện tử.

3. Mua chữ ký số (Token)

Chữ ký số là công cụ không thể thiếu trong kỷ nguyên số hóa quản lý doanh nghiệp. Chữ ký số được sử dụng để ký các văn bản điện tử, thực hiện kê khai thuế qua mạng, nộp tiền thuế điện tử, và thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp để đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch trực tuyến.

4. Treo bảng hiệu tại trụ sở chính

Theo quy định về đăng ký doanh nghiệp, trụ sở chính của công ty phải được hiển thị rõ ràng bằng bảng hiệu. Nội dung trên bảng hiệu bắt buộc phải có tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp theo đúng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc không treo bảng hiệu tại trụ sở có thể dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế kiểm tra và đánh giá là doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.

5. Thủ tục phát hành hóa đơn

Tùy vào mô hình kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện các bước để sử dụng hóa đơn hợp lệ. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Đối với hóa đơn điện tử:

Để triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Quyết định về việc sử dụng hóa đơn điện tử;
• Thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế;
• Mẫu hóa đơn sử dụng;
• Chữ ký số (Token) còn thời hạn sử dụng;
• Phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) để lập thông báo và kết xuất dữ liệu XML theo định dạng chuẩn của cơ quan thuế.

6. Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép con, chứng chỉ và vốn

Đối với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện, sau khi có Giấy chứng nhất đăng ký doanh nghiệp, chủ sở hữu phải tiếp tục thực hiện các thủ tục xin cấp giấy phép con hoặc các chứng chỉ hành nghề chuyên môn. Ví dụ, thành lập công ty kinh doanh mỹ phẩm đòi hỏi phải tuân thủ các quy định về công bố sản phẩm và giấy phép quảng cáo theo luật chuyên ngành. Tương tự, thủ tục thành lập công ty khai thác khoáng sản sẽ yêu cầu các loại giấy phép về môi trường và quyền khai thác khoáng sản rất khắt khe.

7. Thực hiện chế độ bảo hiểm cho người lao động

Khi có phát sinh quan hệ lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho nhân viên theo đúng quy định.

CĂN CỨ PHÁP LUẬT:

Theo Quyết định 505/QĐ-BHXH sửa đổi Quy trình thu bảo hiểm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, doanh nghiệp cần lưu ý các mẫu biểu và đối tượng tham gia như sau:

• Sử dụng Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS;
• Lập Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo Mẫu D02-TS ban hành kèm theo Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/03/2020;
• Lưu ý về đối tượng lao động nước ngoài: Từ năm 2022, người lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề do cơ quan thẩm quyền Việt Nam cấp sẽ đóng bằng 8% mức tiền lương tháng vào quỹ hưu trí và tử tuất.

Việc thực hiện đầy đủ các bước trên không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững, tránh được các khoản phạt chậm nộp hoặc rủi ro bị đình chỉ hoạt động từ cơ quan chức năng.