Khái niệm về Điều lệ công ty
Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, Điều lệ công ty đóng vai trò là văn bản pháp lý quan trọng nhất, được ví như "bản hiến pháp" riêng của mỗi tổ chức. Đây là văn bản do các thành viên hoặc cổ đông thiết lập ngay từ khi hình thành doanh nghiệp nhằm xác lập các quy tắc ứng xử nội bộ.
Điều lệ công ty có những đặc điểm pháp lý cơ bản sau:
- Tính cam kết: Là sự thỏa thuận và cam kết giữa các thành viên, cổ đông về quyền lợi, trách nhiệm và phương thức vận hành doanh nghiệp.
- Tính thượng tôn pháp luật: Điều lệ do các chủ sở hữu lập ra nhưng không được chứa đựng các nội dung trái với quy định của pháp luật hiện hành. Trong phạm vi cho phép, các quy định tại Điều lệ có thể được ưu tiên áp dụng để điều chỉnh các quan hệ nội bộ doanh nghiệp.
- Tính hiệu lực: Điều lệ bao gồm cả bản gốc dùng khi đăng ký thành lập doanh nghiệp và các bản sửa đổi, bổ sung phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty.
Nội dung bắt buộc của Điều lệ công ty theo Luật Doanh nghiệp
Căn cứ theo quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020, một bản Điều lệ hợp lệ và đầy đủ cần phải bao quát được các nội dung cốt lõi về tổ chức và vận hành. Việc nắm rõ các thành phần này giúp chủ doanh nghiệp quản trị rủi ro tốt hơn, đặc biệt khi xem xét năng lực tài chính của doanh nghiệp được hiểu như thế nào để hoạch định chiến lược.
Các nội dung chủ yếu bắt buộc phải có bao gồm:
- Thông tin nhận diện: Tên công ty; địa chỉ trụ thành chính; thông tin về chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có).
- Lĩnh vực hoạt động: Các ngành, nghề kinh doanh mà doanh nghiệp đăng ký.
- Cấu trúc vốn: Vốn điều lệ; đối với công ty cổ phần phải nêu rõ tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá của từng loại.
- Thông tin chủ sở hữu/thành viên: Họ tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch của thành viên hợp danh (đối với công ty hợp danh); thông tin của chủ sở hữu hoặc thành viên (đối với công ty TNHH); và thông tin cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần). Đồng thời phải thể hiện rõ phần vốn góp, giá trị vốn góp hoặc số lượng, loại và mệnh giá cổ phần tương ứng.
- Quyền và nghĩa vụ: Quy định cụ thể quyền và trách nhiệm của thành viên/cổ đông đối với công ty. Việc hiểu rõ vai trò này cũng tương tự như cách xác định người điều hành công ty là ai trong bộ máy quản trị.
- Cơ cấu tổ chức và quản lý: Mô hình tổ chức quản lý; số lượng, chức danh và quyền hạn, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật, cần phân chia rõ phạm vi quyền hạn giữa các cá nhân này.
- Cơ chế ra quyết định: Thể thức thông qua các quyết định quan trọng của công ty và nguyên tắc giải quyết các tranh chấp nội bộ phát sinh.
- Chế độ tài chính và nhân sự: Căn cứ, phương pháp xác định tiền lương, thù lao, thưởng cho người quản lý và Kiểm soát viên; nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và cách thức xử lý lỗ trong kinh doanh.
- Quyền rút vốn và chuyển nhượng: Các trường hợp thành viên hoặc cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp hoặc cổ phần theo quy định.
- Giải thể và thanh lý: Quy trình, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản của công ty khi chấm dứt hoạt động.
- Sửa đổi Điều lệ: Thể thức và trình tự để thực hiện việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.
Quy định về chữ ký trong Điều lệ công ty
Để đảm bảo tính pháp lý khi đăng ký doanh nghiệp hoặc khi thực hiện các thay đổi nội dung, Điều lệ cần có đầy đủ chữ ký của những đối tượng sau:
Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp:
- Đối với công ty hợp danh: Chữ ký của các thành viên hợp danh.
- Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Chữ ký của các thành viên là cá nhân và người đại diện theo pháp luật/người được ủy quyền của thành viên là tổ chức.
- Đối với công ty cổ phần: Chữ ký của các cổ đông sáng lập là cá nhân và người đại diện theo pháp luật/người được ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức.
Khi sửa đổi, bổ sung Điều lệ:
- Công ty hợp danh: Chữ ký của Chủ tịch Hội đồng thành viên.
- Công ty TNHH một thành viên: Chữ quyết định của chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu.
- Công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần: Chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Vấn đề ký nháy từng trang trong Điều lệ
Một câu hỏi thực tế thường gặp là liệu Điều lệ công ty có bắt buộc phải ký nháy vào từng trang hay không? Xét dưới góc độ pháp lý, Luật Doanh nghiệp hiện hành chỉ quy định về nội dung và thành phần chữ ký tại phần cuối văn bản để xác nhận sự đồng ý của các chủ sở hữu/thành viên. Pháp luật không có quy định cụ thể nào bắt buộc việc ký nháy từng trang đối với Điều lệ.
Tuy nhiên, xét về góc độ quản trị rủi ro và thực tế soạn thảo, việc các thành viên hoặc cổ đông ký nháy vào từng trang là một biện pháp cần thiết. Việc này nhằm xác nhận rằng tất cả các bên liên quan đã đọc, hiểu rõ và thống nhất với toàn bộ nội dung của văn bản, tránh tình trạng thay đổi hoặc tráo đổi các trang nội dung sau khi đã được thông qua. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các thành viên, tương tự như cách thức kiểm soát các loại báo cáo tài chính trong doanh nghiệp để đảm bảo tính minh bạch.
