Dịch vụ thành lập công ty - Công ty luật Legalzone

Để tham gia vào hoạt động kinh doanh, việc thực hiện thủ tục thành lập công ty là bước khởi đầu quan trọng nhất để thương nhân chính thức gia nhập thị trường. Theo quy định của pháp luật hiện hành, để một doanh nghiệp được khai sinh hợp pháp, chủ sở hữu cần thực hiện trình tự xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế trách và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Việc nắm rõ quy trình và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có trong giai đoạn đầu vận hành. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về trình tự, thủ tục thành lập công ty theo quy định tại thời điểm năm 2022.

Trình tự, thủ tục thành lập công ty

Quy trình thiết lập một doanh nghiệp thường trải qua các bước cơ bản sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty theo đúng quy định pháp luật.
• Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh và thực hiện nộp lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp.
• Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp từ cơ quan có thẩm quyền.
• Bước 4: Thực hiện khắc con dấu (mộc tròn) của doanh nghiệp.
• Bước 5: Hoàn thiện các thủ tục pháp lý và thuế sau khi thành lập.
• Bước 6: Tư vấn các vấn đề về kế toán, thuế và quản trị hoạt động doanh nghiệp.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty

Trước khi soạn thảo hồ sơ, người thành lập cần xác định rõ các yếu tố cốt lõi bao gồm: tên công ty; trụ sở chính; ngành nghề kinh doanh (dựa trên Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam); thông tin thành viên/cổ đông sáng lập; vốn điều lệ và người đại diện theo pháp luật.

Căn cứ theo Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà hồ sơ sẽ có sự khác biệt. Đối với các mô hình như Thành lập Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ hoặc công ty cổ phần, hồ sơ cơ bản bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định);
• Dự thảo Điều lệ doanh nghiệp;
• Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên) hoặc danh quyết định/danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần);
• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân: Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của các thành viên, cổ đông và người đại diện theo pháp luật;
• Đối với tổ chức góp vốn: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền;
• Các tài liệu khác tùy thuộc vào trường hợp đặc biệt (ví dụ: Quyết định thành lập công ty TNHH 1 thành viên cần yếu tố gì? hoặc các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng trụ sở).

Bước 2: Nộp hồ sơ và nộp lệ phí công bố thông tin

Sau khi hoàn thiện bộ hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hiện nay, việc nộp lệ phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp được thực hiện song song với quá trình xét duyệt hồ sơ. Khi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp, thông tin của doanh nghiệp cũng sẽ đồng thời được hiển thị công khai trên Hệ thống thông lưu trữ quốc gia.

Bước 3: Khắc con dấu doanh nghiệp

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2021), doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Doanh nghiệp tự quản lý và chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu pháp nhân mà không phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh như các quy định cũ.

Bước 4: Hoàn thiện các thủ tục sau thành lập

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện các nghĩa vụ bắt buộc để đi vào hoạt động hợp pháp, bao gồm:

• Treo biển hiệu tại trụ sở chính;
• Kê khai và nộp lệ phí môn bài theo quy định của Nghị định số 22/2020/NĐ-CP về lệ phí môn bài;
• Đăng ký phương pháp tính thuế, phát hành hóa đơn điện tử;
• Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán và thực hiện các nghĩa vụ thuế ban đầu.

Điều kiện và tài liệu cần thiết để thành lập công ty

Để việc đăng ký diễn ra thuận lợi, cá nhân/tổ chức cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Về năng lực hành vi: Cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, từ đủ 18 tuổi và không thuộc đối tượng bị cấm thành lập doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
• Về địa điểm: Có địa chỉ trụ sở hợp pháp (không được là căn hộ chung cư dùng để ở). Cần chuẩn bị các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm như hợp đồng thuê nhà, mượn nhà hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
• Về vốn và ngành nghề: Xác định rõ vốn điều lệ và mã ngành kinh doanh phù hợp với thực tế hoạt động. Đối với một số ngành nghề đặc thù (ví dụ: Thành lập công ty kinh doanh mỹ phẩm), cần lưu ý các điều kiện về chứng nhận hoặc giấy phép con nếu có.

Việc thực hiện đúng và đầy đủ các bước trên không chỉ giúp doanh nghiệp nhanh chóng đi vào hoạt động mà còn tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho mọi giao dịch kinh tế sau này, bao gồm cả việc thanh toán qua ngân hàng theo quy định tại Nghị định số 222/2013/NĐ-CP về thanh toán bằng tiền mặt trong các giao dịch góp vốn.