Đăng ký kinh doanh qua mạng

Hiện nay, đăng ký kinh doanh qua mạng là một phương thức được nhiều cá nhân và tổ chức ưu tiên lựa chọn nhờ sự tiện lợi và tính nhanh chóng. Việc thực hiện thủ tục trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian đi lại, giảm bớt các công đoạn chuẩn bị giấy tờ phức tạp và hạn chế tình trạng chờ đợi xếp hàng tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, do đây là quy trình kỹ thuật đặc thù trên hệ thống điện tử, nhiều người dùng vẫn gặp khó khăn trong việc thao tác. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn đăng ký kinh doanh qua mạng một cách chi tiết và chuẩn xác nhất.

Quy trình thực hiện đăng ký kinh doanh trực tuyến

Về cơ bản, quy trình thực hiện việc đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng quyết doanh nghiệp bao gồm 3 giai đoạn chính:

• Giai đoạn 1: Chuẩn bị hồ sơ và tài khoản.
• Giai đoạn 2: Nộp hồ sơ trực tuyến lên hệ thống.
• Giai đoạn 3: Theo dõi tiến độ và nhận kết quả.

Giai đoạn 1: Công tác chuẩn bị

Để quá trình thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng hoặc thành lập mới diễn ra thuận lợi, người nộp hồ sơ cần thực hiện các bước chuẩn bị sau:

1. Đăng ký tài khoản đăng nhập hệ thống

Người dùng truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để thực hiện đăng ký tài khoản mới. Đây là bước tiên quyết để có thể tương tác với hệ thống.

2. Chuẩn bị công cụ xác thực hồ sơ

Tùy vào phương thức lựa chọn, người ký xác thực cần chuẩn bị:

• Trường hợp sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh: Người ký phải được cấp tài khoản đăng ký kinh doanh riêng biệt.

Lưu ý về điều kiện cấp tài khoản:

• Tài khoản đăng ký kinh doanh là tài khoản do Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tạo lập, dành cho cá nhân thực hiện các thủ tục qua mạng.
• Thông tin cá nhân kê khai phải đảm bảo đầy đủ, chính xác theo giấy tờ pháp lý và tuân thủ quy định về mức độ xác thực của hệ thống.
• Người được cấp tài khoản phải là người ký xác thực hồ sơ (có thể là Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp).

3. Các bước tạo tài khoản đăng ký kinh doanh

• Tạo yêu cầu: Khởi tạo yêu cầu cấp tài khoản trên hệ thống.
• Tải bản scan giấy tờ pháp lý: Người dùng cần chuẩn bị bản quét (scan) màu hoặc ảnh chụp rõ nét của Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực. Bản scan phải đảm bảo tính nguyên vẹn, không có dấu hiệu cắt ghép, mờ hoặc mất thông tin so với bản gốc.
• Kiểm tra và gửi: Đối soát thông tin cá nhân với giấy tờ pháp lý trước khi nhấn gửi yêu cầu và chờ email xác nhận từ hệ thống.

Giai đoạn 2: Thực hiện nộp hồ sơ

Sau khi đã có tài khoản và công cụ xác thực, người dùng tiến hành nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng theo các bước sau:

Bước 1: Lựa chọn phương thức nộp

Người dùng lựa chọn một trong hai phương thức: Nộp bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc Nộp bằng Chữ ký số công cộng.

Bước 2: Chọn loại hình đăng ký trực tuyến

Hệ thống cho phép lựa chọn các loại hình như: Thành lập mới/đơn vị trực thuộc hoặc Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc.

Bước 3: Khai báo thông tin doanh nghiệp

• Đối với thành lập mới: Chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp.
• Đối với lập chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh: Tìm kiếm doanh nghiệp hoặc chi nhánh chủ quản. Lưu ý tích chọn "Doanh nghiệp có GPĐT/GCNĐT" nếu đơn vị trực thuộc có giấy phép tương đương.
• Đối với đăng ký thay đổi: Tìm kiếm mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ để tiến hành các bước tiếp theo.

Bước 4: Nhập thông tin người nộp và người đại diện

Người dùng nhập chính xác số giấy tờ pháp lý của Người đại diện theo pháp luật (đối với doanh nghiệp) hoặc Người đứng đầu đơn vị trực thuộc. Đồng thời, cần phân biệt rõ loại đăng ký thay đổi là "Thay đổi nội dung ĐKDN" (nhận Giấy chứng nhận mới) hay "Thông báo thay đổi" (nhận Giấy xác nhận).

Bước 5: Xác nhận thông tin và tải tài liệu đính kèm

Việc nhập dữ liệu cần tuân thủ nguyên tắc: Chỉ nhập và lưu những thông tin có sự sửa đổi, bổ sung. Đối với các khối thông tin không thay đổi, không được ấn "Lưu" để tránh gây nhầm lẫn cho cơ quan đăng ký.

Yêu cầu về tài liệu đính kèm:

• Định dạng file: .doc hoặc .pdf.
• Nội dung: Phải thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung văn bản giấy đã được ký tên hợp lệ.
• Dung lượng: Mỗi tệp tin không vượt quá 15Mb.
• Tên tệp: Đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bản giấy.

Bước 6: Ký xác thực và hoàn tất

Nếu sử dụng chữ ký số, người dùng cần đảm bảo đã gán chữ ký số vào tài khoản và cài đặt phiên bản Java mới nhất. Lưu ý kỹ thuật quan trọng: Chỉ nên sử dụng trình duyệt Internet Explorer (phiên lưu từ 8.0 trở lên) để thực hiện các tác nghiệp liên quan đến chữ ký số nhằm tránh lỗi hệ thống.

Giai đoạn 3: Theo dõi và nhận kết quả

Sau khi nộp hồ sơ thành công, người dùng cần theo dõi tình trạng xử lý tại mục "Danh sách hồ sơ đã đăng ký". Các trạng thái phổ biến bao gồm: Đã tiếp nhận, Đang xử lý, Trình lãnh đạo.

• Trường hợp hồ sơ cần sửa đổi: Người nộp thực hiện hướng dẫn bổ sung hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng theo thông báo của chuyên viên để hoàn thiện.
• Trường hợp hồ sơ được chấp thuận: Trạng thái sẽ chuyển sang "Chấp thuận". Doanh nghiệp có thể in các giấy tờ liên quan. Đối với các khoản phí công bố nội dung đăng ký đã thanh toán, hệ thống sẽ gửi biên lai điện tử qua email đã đăng ký.

Trong trường hợp hồ sơ không được chấp thuận, người sử dụng sẽ được hoàn lại phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật hiện hành.