Chính bản thân doanh nghiệp không thể thực hiện các hoạt động kinh doanh mà cần phải có cơ chế đại diện để thực hiện các giao dịch này
Doanh nghiệp được xem là một thực thể pháp lý độc lập. Vì bản thân doanh nghiệp không thể trực tiếp thực hiện các hành vi vật chất hay ký kết các giao dịch, nên cần phải có cơ chế đại diện để thay mặt doanh nghiệp xác lập và thực hiện các quyền, nghĩa vụ. Các quy định về đại diện trong doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc bảo vệ lợi ích của chủ sở hữu và bên thứ ba khi tham gia vào các quan hệ kinh doanh. Dưới đây là phân tích chi tiết dựa trên các quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.
Trong hoạt động quản trị, việc hiểu rõ ai là người có quyền nhân danh doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng. Tư cách đại diện thường được chia thành hai loại chính: đại diện theo pháp luật và đại diện theo ủy quyền.
Theo Khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp; đại diện cho doanh nghiệp với tư cách là người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.
Căn cứ xác lập người đại diện theo pháp luật được ghi nhận trong Điều lệ doanh nghiệp hoặc theo quy định của pháp luật tùy thuộc vào loại hình thực thể. Cụ thể:
Một lưu ý quan trọng là doanh nghiệp luôn phải đảm bảo có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu chỉ có duy nhất một người đại diện, khi xuất cảnh khỏi Việt Nam, người này phải thực hiện ủy quyền bằng văn bản cho người khác để thực hiện các quyền và nghĩa vụ tương ứng.
Theo Khoản 1 Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo ủy quyền là người thông qua văn bản ủy quyền để thực hiện các quyền và nghĩa vụ trong phạm vi được giao. Người này nhân danh và vì lợi ích của người được đại diện để xác lập, thực hiện các giao dịch nhất định. Như vậy, căn cứ pháp lý cốt lõi để xác định tư cách này chính là nội dung văn bản ủy quyền giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền.
Mặc dù Luật Doanh nghiệp không quy định trực tiếp về phạm vi đại diện, nhưng dựa trên tinh thần của Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015, việc đại diện cho doanh nghiệp chỉ được xác lập và thực hiện giao dịch trong các phạm vi sau:
Trong trường hợp không thể xác định được phạm vi đại diện cụ thể qua các căn cứ trên, người đại diện theo pháp luật có quyền thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của doanh nghiệp (trừ khi pháp luật có quy định khác). Tuy nhiên, cần lưu ý rằng người đại diện không được nhân danh doanh nghiệp để tự xác lập giao dịch với chính mình hoặc với bên thứ ba mà họ cũng đồng thời là người đại diện cho bên đó, nhằm tránh xung đột lợi ích. Việc kiểm soát chặt chẽ các giao dịch này cũng là một phần trong công tác quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp và bảo vệ nguồn lực của tổ chức.
Các hệ quả pháp lý phát sinh từ hành vi của người đại diện được điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự 2015, cụ thể qua các trường hợp sau:
Mọi giao dịch do người đại diện hợp pháp xác lập với bên thứ ba sẽ làm phát sinh quyền và nghĩa vụ trực tiếp đối với doanh nghiệp. Khi đó, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm thực hiện các cam kết mà người đại diện đã nhân danh công ty ký kết.
Các giao dịch được xác lập vượt quá thẩm quyền sẽ không làm phát sinh quyền và nghĩa vụ đối với doanh nghiệp, trừ khi thuộc một trong các trường hợp:
Theo Khoản 3 Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015, nếu bên giao dịch không biết về việc vượt quá phạm vi, họ có quyền yêu cầu Tòa án tuyên bố giao dịch vô hiệu hoặc đơn phương chấm dứt/hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ giao dịch và yêu cầu bồi thường thiệt hại.
Giao dịch do người không có quyền đại diện thực hiện sẽ không làm phát sinh nghĩa vụ cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiệu lực vẫn có thể được công nhận nếu người có thẩm quyền đã công nhận giao dịch hoặc biết mà không phản đối. Ngược lại, nếu bên thứ ba không biết về việc thiếu thẩm quyền này, họ có quyền yêu cầu hủy bỏ giao dịch và đòi bảm thường theo quy định pháp luật.
Việc xác định thời điểm chấm dứt tư cách đại diện là yếu tố quan trọng để tránh các rủi ro pháp lý về sau. Cụ thể:
Tư cách đại diện theo pháp luật chấm dứt khi:
Tư cách đại diện theo ủy quyền chấm dứt khi:
Theo Khoản 2 Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015, thời hạn đại diện theo ủy quyền sẽ được xác định dựa trên văn bản ủy quyền, quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc theo quy định tại Điều lệ pháp nhân.
Việc nắm vững các quy định về đại diện không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành đúng luật mà còn là nền tảng để xây dựng tài sản trí tuệ trong doanh nghiệp và các giá trị vô hình khác. Trong quá trình hoạt động, nếu phát sinh tranh chấp liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ của người đại diện, doanh nghiệp cần nắm rõ thủ tục khởi kiện đòi nợ doanh nghiệp theo quy định hiện hành để bảo vệ quyền lợi tối ưu.
