Thông tư số 20/2025/TT-BQP Quy định về lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng

THÔNG TƯ

Quy định về lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng

_______________

Căn cứ Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 ngày 21 tháng 6 năm 2024;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 ngày 19 tháng 02 năm 2025;

Căn cứ Nghị định số 01/2022/NĐ-CP ngày 30 tháng 11 năm 2022 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Quốc phòng và Nghị định số 03/2025/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 01/2022/NĐ-CP;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ Quốc phòng;

Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành Thông tư quy định về lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng.

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định về lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng; nguyên tắc thu nộp, bảo quản, sử dụng, mang tài liệu lưu trữ ngành Quốc phòng ra ngoài lưu trữ để sử dụng trong nước và nước ngoài, hủy tài liệu lưu trữ ngành Quốc phòng.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Thông tư này áp dụng đối với cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp thuộc Bộ Quốc phòng; các tổ chức khác thuộc Bộ Quốc phòng được thành lập theo quy định của pháp luật (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị) và cá nhân có liên quan đến lưu trữ trong Bộ Quốc phòng.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Lưu trữ ngành Quốc phòng là hoạt động tổ chức, quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tài liệu trong Bộ Quốc phòng nhằm đảm bảo an ninh, an toàn và bảo vệ bí mật nhà nước, phát huy giá trị tài liệu, phục vụ nhiệm vụ xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin theo quy định của pháp luật.

2. Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số là hệ thống thông tin hỗ trợ việc thực hiện các hoạt động thu nộp, phân loại, thống kê, xác định giá trị, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số và tạo lập, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Điều 4. Hệ thống lưu trữ ngành Quốc phòng

Hệ thống lưu trữ ngành Quốc phòng gồm lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành.

1. Lưu trữ lịch sử được tổ chức ở cơ quan Bộ Quốc phòng (Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng); Ban Cơ yếu Chính phủ, Tổng cục II, các quân khu, quân chủng, Bộ đội Biên phòng, Bộ Tư lệnh Thủ đô Hà Nội và các quân đoàn.

2. Lưu trữ hiện hành được tổ chức ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng còn lại và các cơ quan, đơn vị có đủ điều kiện xác lập phông lưu trữ theo quy định.

Điều 5. Điều kiện xác lập phông lưu trữ

1. Phông lưu trữ cơ quan, đơn vị: Cơ quan, đơn vị được xác lập phông lưu trữ khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Có quyết định thành lập, sáp nhập hoặc điều chỉnh tổ chức biên chế của cấp có thẩm quyền.

b) Có chức năng, nhiệm vụ và tổ chức biên chế văn thư, lưu trữ riêng hoặc kiêm nhiệm.

c) Có tư cách pháp nhân, có tài khoản, con dấu riêng.

2. Phông lưu trữ cá nhân: Tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của lãnh đạo Bộ Quốc phòng; lãnh đạo, chỉ huy các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng; nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ, nhà báo, nhạc sĩ tiêu biểu trong Quân đội được xác lập phông lưu trữ cá nhân.

Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác lưu trữ

Mọi hoạt động lưu trữ trong Bộ Quốc phòng liên quan đến bí mật nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương II

QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 7. Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ

Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định tại Điều 4 Luật Lưu trữ năm 2024, cụ thể như sau:

1. Đặt dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của cấp ủy, chỉ huy các cấp và quản lý tập trung, thống nhất tại lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử trong Bộ Quốc phòng.

2. Tuân thủ các quy định của pháp luật về lưu trữ.

3. Bảo đảm tính liên tục, có hệ thống và toàn vẹn tài liệu lưu trữ; an toàn, bí mật nhà nước.

4. Bảo đảm công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo, chỉ huy các cấp; khai thác, sử dụng hiệu quả, tra cứu nhanh chóng, chính xác, đúng quy định.

5. Phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ.

6. Bảo đảm quyền tiếp cận thông tin và tiếp cận tài liệu lưu trữ có điều kiện theo quy định.

Điều 8. Phông lưu trữ ngành Quốc phòng

1. Phông lưu trữ ngành Quốc phòng là toàn bộ tài liệu lưu trữ trong Bộ Quốc phòng, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin. Phông lưu trữ ngành Quốc phòng gồm Phông lưu trữ của Đảng trong Quân đội và phông lưu trữ cơ quan Bộ Quốc phòng, các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong Bộ Quốc phòng.

2. Phông lưu trữ của Đảng trong Quân đội gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức quần chúng và nhân vật lịch sử tiêu biểu của Đảng trong Quân đội.

3. Phông lưu trữ cơ quan Bộ Quốc phòng và cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng

a) Phông lưu trữ cơ quan Bộ Quốc phòng là tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan trực thuộc Bộ Quốc phòng qua các thời kỳ.

b) Phông lưu trữ các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng là tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị đủ điều kiện xác lập phông lưu trữ ban hành và tài liệu của các cơ quan, đơn vị khác gửi đến có liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành phông lưu trữ qua các thời kỳ.

4. Phông lưu trữ cá nhân trong Bộ Quốc phòng

a) Hồ sơ, tài liệu phản ảnh thân thế, sự nghiệp và hoạt động của cá nhân.

b) Bản viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư trao đổi, bài viết về cá nhân.

c) Phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử.

d) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được.

đ) Kho lưu trữ nơi đăng ký tài liệu của cá nhân có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu thuộc phông lưu trữ cá nhân.

e) Quyền, nghĩa vụ của cá nhân có tài liệu: Đăng ký, hiến tặng, ký gửi, mua bán, khai thác, sử dụng thực hiện theo quy định của pháp luật.

Điều 9. Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ

1. Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ dự phòng, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Quân ủy Trung ương, cơ quan Bộ Quốc phòng; lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đảng và cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng; lưu trữ cá nhân của Thủ trưởng Bộ Quốc phòng, trừ các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều này.

2. Lưu trữ lịch sử Ban Cơ yếu Chính phủ, Tổng cục II, các quân khu, quân chủng, Bộ đội Biên phòng, Bộ Tư lệnh Thủ đô Hà Nội và các quân đoàn quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ dự phòng, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của đảng ủy, lãnh đạo ban, chỉ huy tổng cục, bộ tư lệnh; cơ quan, tổ chức đảng và cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý; lưu trữ cá nhân tiêu biểu của cơ quan, đơn vị, trừ các cơ quan, tổ chức đảng quy định tại khoản 4 Điều này.

3. Các doanh nghiệp trực thuộc Bộ Quốc phòng và tổ chức khác do Bộ Quốc phòng quản lý được thành lập theo quy định của pháp luật, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

4. Lưu trữ hiện hành các cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ chưa đến thời hạn nộp vào lưu trữ cấp trên phải thực hiện các hoạt động xác định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; thực hiện nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ về lưu trữ cấp trên theo quy định.

5. Khi cấp trên yêu cầu thu thập tài liệu lưu trữ có giá trị để phục vụ nhiệm vụ chính trị, quân sự, ngoại giao và các nhiệm vụ khác thì lưu trữ các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều này phải giao, nộp theo quy định của Bộ Quốc phòng.

Chương III

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

Mục 1

NGHIỆP VỤ CHUNG VỀ LƯU TRỮ

Điều 10. Thu nộp tài liệu lưu trữ

1. Thu nộp tài liệu lưu trữ giấy

a) Cơ quan, đơn vị lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ.

b) Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu và lập mục lục hồ sơ theo quy định.

c) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị và cá nhân liên quan xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào kho lưu trữ.

d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

2. Thu nộp tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định tại Mục 2 Chương này.

Điều 11. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu

1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ở lưu trữ hiện hành

a) Lưu trữ hiện hành cấp lữ đoàn, trung đoàn và tương đương trở xuống: 05 năm, tính từ năm nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.

b) Lưu trữ hiện hành cấp cục trực thuộc Bộ Tổng Tham mưu, Tổng cục Chính trị, các tổng cục; bộ chỉ huy quân sự, bộ chỉ huy bộ đội biên phòng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cơ quan quân sự địa phương); sư đoàn và tương đương: 10 năm, tính từ năm nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.

c) Lưu trữ hiện hành các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng: 15 năm, tính từ năm nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.

d) Cấp trưởng, người đứng đầu các doanh nghiệp trực thuộc Bộ Quốc phòng quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ở lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

đ) Hồ sơ, tài liệu đóng dấu chỉ độ mật nộp vào lưu trữ lịch sử cùng thời hạn với hồ sơ, tài liệu không có độ mật và quản lý theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Trường hợp cơ quan, đơn vị có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc phải được thủ trưởng cơ quan, đơn vị nơi trực tiếp quản lý kho lưu trữ đồng ý và lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cơ quan lưu trữ. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

Điều 12. Thẩm quyền hủy tài liệu lưu trữ

1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị, tài liệu lưu trữ trùng thừa tại lưu trữ hiện hành được quy định như sau:

a) Cấp trưởng, người đứng đầu cơ quan, đơn vị thuộc nguồn trực tiếp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử cơ quan Bộ Quốc phòng quyết định hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị, tài liệu lưu trữ trùng thừa của cơ quan, đơn vị mình sau khi có ý kiến bằng văn bản của Văn phòng Bộ Quốc phòng.

b) Cấp trưởng, người đứng đầu cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan, đơn vị tại điểm a khoản này hoặc người được ủy quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị, tài liệu lưu trữ trùng thừa sau khi có ý kiến của cơ quan tham mưu, giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng quản lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.

c) Cấp trưởng, người đứng đầu cơ quan, đơn vị thuộc nguồn trực tiếp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của cơ quan, đơn vị còn lại quyết định hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị của cơ quan, đơn vị mình sau khi có ý kiến của cơ quan tham mưu, giúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý lưu trữ lịch sử.

2. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị tại lưu trữ lịch sử được quy định như sau:

a) Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quyết định hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị tại lưu trữ lịch sử cơ quan Bộ Quốc phòng.

b) Cấp trưởng, người đứng đầu cơ quan, đơn vị quyết định hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị tại lưu trữ lịch sử thuộc phạm vi quản lý.

3. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị thực hiện như tài liệu lưu trữ giấy, khi hủy phải bảo đảm không thể khôi phục lại được.

Điều 13. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Cấp trưởng, người đứng đầu cơ quan, đơn vị quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho lưu trữ thuộc phạm vi quản lý hoặc có thể ủy quyền cho thủ trưởng cơ quan trực tiếp quản lý kho lưu trữ quyết định việc sử dụng tài liệu.

2. Đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện

a) Bộ trưởng Bộ Quốc phòng phê duyệt tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện thuộc phông lưu trữ của cơ quan Bộ Quốc phòng (bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng) và các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng.

b) Cấp trưởng, người đứng đầu cơ quan, đơn vị có lưu trữ lịch sử thống kê tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện thuộc phạm vi quản lý báo cáo Bộ trưởng Bộ Quốc phòng phê duyệt.

Điều 14. Thẩm quyền cho phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài kho lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ được phép mang ra ngoài kho lưu trữ để sử dụng ở trong nước

a) Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quyết định cho phép mang tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng (kể cả tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị chưa nộp về Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng) ra ngoài kho lưu trữ để sử dụng ở trong nước.

b) Cấp trưởng, người đứng đầu đơn vị có lưu trữ lịch sử quyết định việc mang tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho lưu trữ thuộc phạm vi quản lý (kể cả tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị chưa nộp về lưu trữ lịch sử) ra ngoài kho lưu trữ để sử dụng ở trong nước.

2. Tài liệu lưu trữ được phép mang ra ngoài kho lưu trữ để sử dụng ở nước ngoài

a) Bộ trưởng Bộ Quốc phòng quyết định cho phép mang tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng ra ngoài kho lưu trữ để phục vụ công tác nước ngoài.

b) Cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng khi có cán bộ mang tài liệu lưu trữ ra ngoài kho để mang đi công tác nước ngoài phải có văn bản xin phép Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, văn bản thẩm định của Cục Bảo vệ an ninh Quân đội.

3. Tài liệu lưu trữ khi mang ra ngoài kho để phục vụ công tác trong nước, nước ngoài phải có văn bản xin phép cấp có thẩm quyền; nêu rõ họ, tên, cấp bậc, chức vụ, đơn vị công tác; mục lục hồ sơ, tài liệu; mục đích sử dụng; thời gian, địa điểm sử dụng; biện pháp bảo vệ tài liệu lưu trữ. Khi được phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài kho phải đăng ký với người trực tiếp quản lý kho lưu trữ và trả lại nguyên vẹn khi kết thúc công việc.

4. Người mang tài liệu lưu trữ ra ngoài kho phải chịu trách nhiệm quản lý, không giao lại cho người khác; quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ phải đảm bảo an toàn tuyệt đối. Trong thời gian công tác, nếu phát hiện tài liệu lưu trữ bị lộ, bị mất, bị hỏng, người mang tài liệu lưu trữ phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý, trưởng đoàn công tác để có biện pháp xử lý và khắc phục hậu quả.

5. Việc mang tài liệu lưu trữ có chứa bí mật nhà nước ra ngoài kho lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật và Bộ Quốc phòng về bảo vệ bí mật nhà nước.

Mục 2

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ

Điều 15. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số

1. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ hiện hành

Cấp trưởng, người đứng đầu cơ quan, đơn vị quy định quy trình thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ hiện hành bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật, phù hợp thực tế giữa Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành dùng chung với Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số trong Bộ Quốc phòng.

2. Thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử

a) Thu nộp trực tiếp

Thu nộp trực tiếp thực hiện trong trường hợp lưu trữ lịch sử và cơ quan, đơn vị nộp sử dụng hệ thống khác nhau nhưng chưa có giải pháp kết nối và bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu giữa hai hệ thống.

Cơ quan, đơn vị nộp chuyển hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã được đóng gói vào thiết bị lưu trữ theo quy định và thực hiện thủ tục nộp vào lưu trữ lịch sử.

b) Thu nộp trực tuyến

Thực hiện trong trường hợp lưu trữ lịch sử và cơ quan, đơn vị nộp sử dụng chung hệ thống hoặc khác hệ thống nhưng có giải pháp kết nối, bảo đảm an toàn thông tin khi chuyển giao dữ liệu giữa hai hệ thống.

Cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã được đóng gói theo quy định vào Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số của Bộ Quốc phòng thông qua kết nối mạng truyền số liệu quân sự và tài khoản được cấp hoặc qua hàm API kết nối giữa hệ thống của cơ quan, đơn vị và Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số của Bộ Quốc phòng.

Điều 16. Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử trên Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số

1. Cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử phải được cấp tài khoản truy cập vào Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số trước khi đăng ký nộp.

2. Cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử thực hiện đăng ký nộp trên Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số bằng tài khoản đã được cung cấp, chậm nhất trước 12 tháng đối với tài liệu đến hạn nộp.

3. Hồ sơ đề nghị nộp gồm:

a) Văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu.

b) Mục lục hồ sơ, tài liệu, trong đó xác định rõ hồ sơ, tài liệu tiếp cận có điều kiện (nếu có).

Điều 17. Xác nhận nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ lịch sử trên Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số

1. Lưu trữ lịch sử khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị nộp của cơ quan, đơn vị phải thực hiện:

a) Rà soát Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp trên Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số.

b) Có ý kiến bằng văn bản về Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp.

c) Trả lời xác nhận đồng ý hoặc không đồng ý thu hồ sơ, tài liệu trên Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số.

2. Đồng ý thu hồ sơ, tài liệu

Lưu trữ lịch sử thống nhất với cơ quan, đơn vị về Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp; yêu cầu, phương tiện, cách thức nộp; thời gian nộp và cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu nộp.

3. Từ chối thu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số

Lưu trữ lịch sử từ chối thu hồ sơ, tài liệu trong các trường hợp sau:

a) Không đúng thành phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ số nộp vào lưu trữ lịch sử.

b) Thông tin khai báo chưa rõ ràng, chưa đầy đủ.

c) Tổng dung lượng hồ sơ, dự kiến thu nộp vượt quá năng lực xử lý của hệ thống; lưu trữ lịch sử có phương án xử lý và thông báo kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số đến cơ quan, đơn vị khi từ chối thu hồ sơ, tài liệu.

Điều 18. Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số

1. Cơ quan, đơn vị chuẩn bị hồ sơ nộp gồm: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp (tính từ giai đoạn đăng ký nộp); lịch sử đơn vị hình thành phông (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp đối với cơ quan, đơn vị thực hiện nộp tài liệu lần thứ hai trở lên); lịch sử phông, khối tài liệu; phương án phân loại (cập nhật theo giai đoạn tài liệu nộp); hướng dẫn xác định giá trị tài liệu.

2. Thu nộp trực tiếp

a) Lưu trữ lịch sử và cơ quan, đơn vị thống nhất địa điểm thu nộp hồ sơ, tài liệu.

b) Khi nộp trực tiếp, cơ quan, đơn vị chuyển thiết bị lưu trữ gói dữ liệu và hồ sơ nộp đến địa điểm nộp, phối hợp với lưu trữ lịch sử kiểm tra thiết bị lưu trữ gói dữ liệu và kiểm tra an toàn thông tin, an ninh mạng trước khi đưa vào Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số.

c) Lưu trữ lịch sử và cơ quan, đơn vị nộp phối hợp thực hiện kiểm tra, rà soát gói dữ liệu với hồ sơ và lập biên bản thu nộp.

3. Thu nộp trực tuyến

a) Cơ quan, đơn vị nộp cùng Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành hoặc từ Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành sang Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số thực hiện nộp theo chức năng của hệ thống và được xác nhận của lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử.

b) Hệ thống tự động kiểm tra, đồng bộ dữ liệu của cơ quan, đơn vị nộp và lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử.

Điều 19. Tiếp nhận và xử lý nghiệp vụ đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ số nộp trên Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số

1. Lưu trữ lịch sử tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và thực hiện xác nhận thông tin trên Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số.

2. Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số tự động cập nhật trạng thái tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ số đến tài khoản cơ quan, đơn vị nộp và các tài khoản liên quan (nếu có).

3. Xử lý nghiệp vụ tại lưu trữ lịch sử

a) Kiểm tra sự trùng lặp của hồ sơ, tài liệu lưu trữ số

Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số thực hiện quét thông tin hồ sơ, tài liệu để kiểm tra tính trùng lặp và không tiếp nhận đối với trường hợp hồ sơ, tài liệu trùng lặp trong cùng lần nộp.

Trường hợp hồ sơ, tài liệu tiếp nhận trùng lặp với hồ sơ, tài liệu đã có trong Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số, hệ thống hiển thị thông tin chi tiết mục lục văn bản, tài liệu trong hai hồ sơ, cán bộ, nhân viên xử lý nghiệp vụ sẽ quyết định tiếp nhận hoặc không tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đối với từng trường hợp cụ thể.

b) Kiểm tra dữ liệu gói tin và tính toàn vẹn của các tệp tin, chi tiết dữ liệu đặc tả hồ sơ, tài liệu; chi tiết nội dung tệp tin đính kèm của văn bản, tài liệu; kết quả đối với từng văn bản, tài liệu: Đạt, không đạt (nêu rõ lý do).

c) Kiểm tra, rà soát, báo cáo xử lý hồ sơ tài liệu giao nộp: Cán bộ nghiệp vụ kiểm tra, rà soát từng tài liệu có trong hồ sơ giao nộp, sau đó tổng hợp kết quả và báo cáo xử lý nghiệp vụ gồm các nội dung sau: Tổng số hồ sơ, tài liệu đề xuất thu nộp; tổng số hồ sơ, tài liệu có kết quả đạt; tổng số hồ sơ, tài liệu không đạt (nêu rõ lý do); đề xuất đối với cơ quan thu nộp (nếu có); đề xuất đối với người phê duyệt; trình báo cáo đến người có thẩm quyền phê duyệt.

Điều 20. Bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số

1. Nguyên tắc bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số

a) Nguyên tắc bảo quản tài liệu lưu trữ số

Tài liệu lưu trữ số phải được xác thực, bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin trên các phương tiện lưu trữ và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.

Tài liệu lưu trữ số phải được thường xuyên kiểm tra định kỳ hàng tuần, hàng tháng, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ số và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ số phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.

Bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

b) Nguyên tắc sử dụng tài liệu lưu trữ số

Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua các hình thức: Đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành hoặc Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số của cơ quan, đơn vị tại lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.

Tài liệu lưu trữ số được tạo bản sao cung cấp cho người sử dụng bằng định dạng số hoặc định dạng giấy.

2. Yêu cầu bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số

a) Yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ số

Tài liệu lưu trữ số phải đáp ứng các tiêu chuẩn, cấu trúc dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ số; được sao lưu ít nhất hai bộ, mỗi bộ trên một phương tiện lưu trữ độc lập, việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.

Tài liệu lưu trữ số được kiểm tra, sao lưu, phục hồi đồng thời với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Quy trình, thủ tục, cách thức kiểm tra, sao lưu, phục hồi tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định của pháp luật về kiểm tra, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết Luật Lưu trữ.

b) Yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ số

Tài liệu lưu trữ số được sử dụng để đáp ứng nhu cầu hoạt động của cơ quan, đơn vị và nhu cầu thông tin của cá nhân theo quy định của pháp luật về lưu trữ và tiếp cận thông tin.

Trình tự, thủ tục đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ số được quy định như đối với tài liệu giấy và được khai thác, sử dụng thông qua chức năng của Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số.

Cấp bản sao và cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số như đối với tài liệu lưu trữ giấy và thực hiện thông qua chức năng của Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số.

Điều 21. Hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị

1. Danh mục tài liệu lưu trữ số hết giá trị

a) Danh mục tài liệu hết giá trị gồm hồ sơ, tài liệu trùng thừa và hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ trong Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số.

b) Trường hợp phát hiện hồ sơ, tài liệu trùng thừa, hệ thống tự động đưa hồ sơ, tài liệu trùng vào Danh mục tài liệu hết giá trị và chuyển trạng thái những hồ sơ, tài liệu này thành “Xem xét hủy” và hiển thị thông báo cho người có trách nhiệm xử lý.

c) Định kỳ hằng năm, hệ thống tự động thông báo hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ và đưa vào Danh mục tài liệu hết giá trị, chuyển trạng thái “Xem xét hủy” trong hệ thống và hiển thị thông báo cho người có trách nhiệm xử lý.

d) Danh mục tài liệu hết giá trị

Danh mục tài liệu hết giá trị được kết xuất từ hệ thống theo định kỳ hằng năm để làm thủ tục hủy.

Thông tin trên Danh mục tài liệu hết giá trị đối với hồ sơ gồm: Số thứ tự, mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn lưu trữ, tổng số tài liệu trong hồ sơ, tổng số trang, lý do hủy, ghi chú.

Thông tin trên Danh mục tài liệu hết giá trị đối với tài liệu gồm: Số thứ tự, mã tài liệu, tên loại và trích yếu nội dung, thời hạn lưu trữ, tổng số trang, lý do hủy, ghi chú.

đ) Trường hợp hồ sơ, tài liệu trong Danh mục tài liệu hết giá trị được kết xuất từ hệ thống có tài liệu giấy hoặc tài liệu trên vật mang tin khác, cơ quan, đơn vị phải ghi chú vào danh mục.

2. Hủy tài liệu hết giá trị trong Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số

a) Cơ quan, đơn vị thực hiện rà soát Danh mục tài liệu hết giá trị trong Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số.

b) Căn cứ quyết định hủy tài liệu hết giá trị, cơ quan, đơn vị thực hiện thao tác hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ số hết giá trị trên Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số.

c) Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ số lưu vết toàn bộ quá trình hủy tài liệu hết giá trị.

Chương IV

QUẢN LÝ LƯU TRỮ TRONG BỘ QUỐC PHÒNG

Điều 22. Trách nhiệm quản lý lưu trữ

1. Văn phòng Bộ Quốc phòng

a) Là cơ quan giúp Bộ trưởng Bộ Quốc phòng thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ trong Bộ Quốc phòng; chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng tổ chức triển khai thực hiện quản lý lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.

b) Tham mưu, đề xuất phương án ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong công tác lưu trữ và số hóa tài liệu; đề xuất phương án và xây dựng, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

c) Tham mưu, đề xuất xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ dự phòng, kho lưu trữ số và chịu trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

d) Ban hành danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng.

2. Bộ Tư lệnh 86, Cục Cơ yếu/Bộ Tổng Tham mưu phối hợp với Văn phòng Bộ Quốc phòng tham mưu với Bộ trưởng Bộ Quốc phòng việc xây dựng hạ tầng kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số vào công tác lưu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; xây dựng, quản trị, vận hành hệ thống lưu trữ điện tử của Bộ Quốc phòng theo quy định của pháp luật về lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Cục Tài chính Bộ Quốc phòng tham mưu với Bộ trưởng Bộ Quốc phòng tổng hợp nhu cầu dự toán và bố trí kinh phí ngân sách nhà nước phù hợp, đảm bảo cho hoạt động lưu trữ của toàn quân theo đúng chế độ, định mức, các quy định của Nhà nước và Bộ Quốc phòng.

4. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị các cấp trong Bộ Quốc phòng

a) Tổ chức xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ theo quy định của Nhà nước và Bộ Quốc phòng.

b) Ban hành danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử thuộc phạm vi quản lý.

c) Tổ chức tuyên truyền, quán triệt nâng cao nhận thức về bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

d) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý; đôn đốc việc nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ về lưu trữ lịch sử; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ theo thẩm quyền.

5. Trách nhiệm của người được giao quản lý kho lưu trữ các cấp

a) Hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ và thu thập hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ.

b) Lựa chọn, thống kê hồ sơ, tài liệu chuyển giao vào kho lưu trữ.

c) Tổ chức việc thu thập, nộp hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc thành phần của phông lưu trữ.

d) Tổ chức chỉnh lý, thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ.

đ) Xác định giá trị, thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ.

e) Phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị, cá nhân.

g) Phối hợp với bộ phận công nghệ thông tin tham mưu, đề xuất với thủ trưởng cơ quan, đơn vị về ứng dụng công nghệ thông tin đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và thực hiện các biện pháp kỹ thuật để duy trì hoạt động của hệ thống quản lý trong cơ quan, đơn vị.

6. Người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc, ngoài việc lập hồ sơ giấy theo quy định, phải có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện tử trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ đúng yêu cầu, thời hạn quy định của pháp luật.

Điều 23. Đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

1. Văn phòng Bộ Quốc phòng chủ trì, phối hợp với các cơ sở đào tạo tổ chức đào tạo trình độ chuyên môn cho cán bộ, nhân viên lưu trữ trong toàn quân; phối hợp tổ chức tập huấn và bồi dưỡng nghiệp vụ cho các cơ quan, đơn vị.

2. Các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng phối hợp với Văn phòng Bộ Quốc phòng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, nhân viên lưu trữ và các đối tượng liên quan của cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

Điều 24. Kiểm tra nghiệp vụ công tác lưu trữ

1. Chế độ kiểm tra

a) Kiểm tra định kỳ: Cơ quan nghiệp vụ cấp trên tổ chức kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ của cơ quan cấp dưới theo định kỳ hằng năm hoặc 06 tháng. Việc kiểm tra định kỳ phải có kế hoạch trước và hướng dẫn những nội dung cần kiểm tra.

b) Kiểm tra đột xuất: Cơ quan nghiệp vụ cấp trên tổ chức kiểm tra cơ quan cấp dưới thuộc phạm vi quản lý khi có dấu hiệu vi phạm các chế độ, quy định về công tác lưu trữ hoặc theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền.

2. Văn phòng Bộ Quốc phòng chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các chế độ, quy định về nghiệp vụ công tác lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trong Bộ Quốc phòng.

3. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng (hoặc ủy quyền cho thủ trưởng cơ quan trực tiếp quản lý lưu trữ) tổ chức kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các chế độ, quy định về nghiệp vụ công tác lưu trữ của cơ quan, đơn vị trực thuộc.

Điều 25. Thống kê, báo cáo về lưu trữ

1. Thống kê về lưu trữ

a) Tài liệu phông lưu trữ của các cơ quan, đơn vị phải được thống kê trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý.

b) Cơ quan, đơn vị có tài liệu lưu trữ định kỳ thực hiện chế độ thống kê, báo cáo lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Số liệu thống kê, báo cáo được tính từ ngày 15 tháng 12 năm trước đến ngày 14 tháng 12 năm lập báo cáo.

2. Báo cáo về lưu trữ

a) Hằng năm, Văn phòng Bộ Quốc phòng (Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng) lập danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng, trừ tài liệu chứa bí mật nhà nước, báo cáo Bộ Nội vụ theo quy định.

b) Trước ngày 31 tháng 12 hằng năm, các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng báo cáo công tác lưu trữ về Bộ Quốc phòng (qua Văn phòng Bộ Quốc phòng để tổng hợp).

c) Cơ quan quân sự địa phương, sư đoàn và tương đương tổng hợp số liệu của cơ quan và các đơn vị trực thuộc báo cáo về cơ quan lưu trữ cấp trên.

Điều 26. Kinh phí công tác lưu trữ

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị căn cứ vào định mức tiêu chuẩn máy móc, trang bị của Bộ Quốc phòng, định mức về lưu trữ theo quy định của Nhà nước, thực tế nguồn ngân sách quốc phòng thường xuyên hằng năm và nguồn ngân sách khác để bố trí kinh phí bảo đảm cho nghiệp vụ công tác lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 27. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025; thay thế Thông tư số 30/2021/TT-BQP ngày 15 tháng 3 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành Quy chế về công tác lưu trữ trong Bộ Quốc phòng và bãi bỏ các văn bản trái với quy định tại Thông tư này.

2. Trường hợp văn bản viện dẫn trong Thông tư này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế thì áp dụng theo văn bản mới.

Điều 28. Trách nhiệm thi hành

1. Chánh Văn phòng Bộ Quốc phòng, thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

2. Văn phòng Bộ Quốc phòng theo dõi, đôn đốc triển khai thực hiện Thông tư này; căn cứ các quy định, hướng dẫn của Nhà nước để ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể quy trình, thủ tục về nghiệp vụ lưu trữ thực hiện thống nhất trong toàn quân; hằng năm, tổng hợp tình hình thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan, đơn vị trong toàn quân, báo cáo Thủ trưởng Bộ Quốc phòng./.