Người đại diện theo pháp luật của Công ty có vốn đầu tư nước ngoài

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người đứng đầu, được doanh nghiệp ủy quyền hoặc nhân danh doanh nghiệp để thực hiện các giao dịch vì lợi ích của đơn vị với đối tác, khách hàng và cơ quan Nhà nước. Đối với loại hình Công ty có vốn đầu tư nước ngoài, việc xác định quyền hạn, trách nhiệm và thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật cần tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về cả Luật Đầu tư và Luật Doanh nghiệp.

Khái niệm người đại diện theo pháp luật của công ty có vốn đầu tương ngoài

Dựa trên các quy định tại Luật Đầu tư 2020 và Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của công ty có vốn đầu tư nước ngoài được hiểu là cá nhân/tổ chức được đăng ký chính thức với vị trí "người đại diện theo pháp luật" trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây là chủ thể được pháp luật thừa nhận để thực hiện các hành vi dân sự, giao dịch thay mặt cho công ty.

Về nhân thân và vai trò, người đại diện theo pháp luật có thể là:

• Cổ đông hoặc thành viên góp vốn của công ty.
• Người được thuê làm giám đốc/tổng giám đốc theo hợp đồng lao động.
• Có thể là cá nhân người Việt Nam hoặc cá nhân người nước ngoài.

Để hiểu rõ hơn về các bước khởi đầu cho một doanh nghiệp mới, nhà đầu tư có thể tham khảo quy trình Thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài.

Tính thường trực và yêu cầu cư trú của người đại diện theo pháp luật

Pháp luật Việt Nam quy định chặt chẽ về sự hiện diện của người đại diện nhằm đảm bảo khả năng thực thi nghĩa vụ pháp lý tại địa phương:

• Trường hợp có nhiều người đại diện: Doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.
• Trường hợp chỉ có một người đại diện: Người này bắt buộc phải cư trú tại Việt Nam. Trong trường hợp xuất cảnh khỏi Việt Nam, người này phải thực hiện ủy quyền bằng văn bản cho người khác để thực hiện các quyền và nghĩa vụ tương ứng. Người đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện các nội dung đã ủy quyền.
• Xử lý khi người đại diện vắng mặt hoặc mất năng lực hành vụ: Nếu người đại diện duy nhất vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không có ủy quyền, hoặc trong trường hợp họ bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, hoặc bị hạn chế/mất năng lực hành vi dân sự, thì Chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị phải cử người khác thay thế.

Quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật

Việc thay đổi người đại diện tại công ty có vốn đầu tư nước ngoài được chia làm hai trường hợp chính dựa trên tỷ lệ sở hữu và vai trò của nhà đầu tư.

Trường hợp 1: Thay đổi liên quan đến nhà đầu tư nắm giữ từ 50% vốn điều lệ trở lên

Áp dụng khi người đại diện vừa là chủ sở hữu, vừa là nhà đầu tư nước ngoài (hoặc nhà đầu tư nước ngoài góp vốn chiếm trên 50% vốn công ty Việt Nam) được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng quyết định đầu tư.

Bước 1: Thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 47 Nghị định số 31/2021/NĐ-CP và Thông tư số 03/2021/TT-BKHĐT, khi thay đổi tên nhà đầu tư dẫn đến thay đổi người đại diện, hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị điều chỉnh dự án đầu tư (theo mẫu tại Thông tư 03/2021/TT-BKHĐT).
• Báo cáo tình hình triển khai dự án đầu tư đến thời điểm thực hiện điều chỉnh.
• Quyết định về việc điều chỉnh dự án của nhà đầu tư (đối với tổ chức) hoặc văn bản tương đương (đối với cá nhân).
• Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân (CCCD/Hộ chiếu) hoặc tài liệu xác nhận tư cách pháp lý của tổ chức.

Thẩm quyền và thời gian: Theo Điều 39 Luật Đầu tư 2020, Ban quản lý các khu công nghiệp/khu kinh tế hoặc Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ là cơ quan có thẩm quyền cấp điều chỉnh tùy vào địa điểm dự án. Thời hạn giải quyết thường là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 2: Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Sau khi hoàn tất điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, nhà đầu tư phải thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định của Nghị định số 01/2021/NĐ-CP. Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu tại Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT).
• Biên bản họp về việc thay đổi người đại diện.
• Nghị quyết hoặc Quyết định của Chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện mới (CCCD/Hộ chiếu đối với cá nhân; tài liệu xác nhận tư cách pháp lý đối với tổ chức).

Trường hợp 2: Thay đổi đối với nhà đầu tư nắm giữ dưới 50% vốn điều lệ

Trường hợp này áp dụng khi người đại diện không phải là chủ sở hữu và tỷ lệ vốn của nhà đầu tư nước ngoài tại công ty Việt Nam chiếm dưới 50%. Quy trình thực hiện sẽ tập trung vào việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo các bước tương tự như trên nhưng không nhất thiết phải thực hiện thủ tục điều chỉnh dự án đầu tư nếu việc thay đổi này không làm thay đổi thông tin nhà đầu tư trên Giấy chứng lệ đăng ký đầu tư.