Việc thất lạc Giấy chứng nhận đăng ký xe (thường gọi là cavet xe) gây ra nhiều khó khăn trong quá trình lưu thông và thực hiện các giao dịch dân sự. Đặc biệt, đối với trường hợp xe không chính chủ (người đang sử dụng không phải là người đứng tên trên giấy tờ), thủ tục cấp lại sẽ phức tạp hơn do cần sự phối hợp của chủ cũ hoặc các văn bản ủy quyền hợp lệ.
Thủ tục cấp lại giấy đăng ký xe bị mất
Khi phát hiện mất giấy đăng ký xe, chủ xe hoặc người được ủy quyền cần thực hiện các bước sau để xin cấp lại theo quy định:
1. Hồ sơ và giấy tờ cần chuẩn bị
Tùy vào đối tượng là cá nhân hay tổ chức, hồ sơ bao gồm các thành phần sau:
- Đối với công dân Việt Nam: Chứng minh nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD). Trường hợp thông tin nơi thường trú trên giấy tờ không khớp với đăng ký xe thì phải xuất trình thêm Sổ hộ khẩu. Đối với học viên, sinh viên: Thẻ học viên/sinh viên hệ tập trung từ 2 năm trở lên kèm theo giấy giới thiệu của nhà trường. Đối với lực lượng vũ trang: Giấy chứng minh Công an, Quân đội và giấy giới thiệu của thủ trưởng cơ quan, đơn vị công tác. Đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài: Hộ chiếu (còn giá trị sử dụng) hoặc giấy tờ có giá trị thay thế Hộ chiếu kèm theo Sổ tạm trú hoặc Sổ hộ khẩu.
- Đối với cơ quan, tổ chức: Người đến thực hiện thủ tục phải xuất trình CMND/CCCD kèm theo giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức. Đối với các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, văn phòng đại diện hoặc tổ chức phi chính phủ: Xuất trình CMAD/CCCD của người đi làm thủ tục và giấy giới thiệu (trường hợp không có giấy giới của đơn vị thì phải có giấy xác nhận của cơ quan quản lý cấp trên).
- Giấy khai đăng ký xe: Chủ xe tự kê khai theo mẫu quy định. Lưu ý, bản cà số khung và số máy phải được dán vào giấy khai, đảm bảo rõ ràng, đầy đủ thông tin chữ và số.
2. Quy trình thực hiện tại cơ quan Công an
Chủ xe cần nộp hồ sơ tại các cơ quan có thẩm quyền tùy thuộc vào loại phương tiện và nơi đăng ký cũ:
- Phòng Cảnh sát giao thông (CSGT) Công an cấp tỉnh: Tiếp nhận hồ sơ đối với xe ô tô, máy kéo, rơ moóc, sơ mi rơ moóc; xe mô tô có dung tích xi lanh từ 175cm3 trở lên hoặc các loại xe thuộc thẩm quyền do Phòng CSGT cấp.
- Công an cấp huyện: Tiếp nhận hồ sơ đối với các loại xe mô tô, xe máy điện, xe gắn máy... thuộc thẩm quyền đăng ký của Công an cấp huyện.
Quy trình tiếp nhận: Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ và bản cà số khung, số máy. Nếu hồ sơ đầy đủ, cơ quan chức năng sẽ cấp giấy hẹn. Thời gian giải quyết việc cấp lại giấy đăng ký xe bị mất không quá 30 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Giải quyết trường hợp xe không chính chủ bị mất giấy đăng ký
Đối với người đang sử dụng xe nhưng không phải là chủ đứng tên trên giấy tờ (xe mua bán chưa sang tên), việc làm lại cavet cần lưu ý:
- Trường hợp có ủy quyền: Người sử dụng xe phải liên hệ với chủ cũ để thực hiện thủ chế độ ủy quyền (có công chứng). Sau đó, người được ủy quyền cầm theo giấy ủy quyền và CMND/CCCD của mình để làm thủ tục đứng tên chủ cũ.
- Trường hợp muốn sang tên: Nếu muốn chuyển đổi thông tin sang tên người sử dụng mới, hai bên phải thực hiện hợp đồng mua bán xe có công chứng/chứng thực, sau đó tiến hành thủ tục đăng ký sang tên theo quy định về thủ tục khiếu nại quyết định hành chính hoặc các thủ tục đăng ký xe liên quan.
Mức lệ phí và chế tài xử phạt vi phạm
1. Lệ phí cấp lại giấy đăng ký và biển số
Căn cứ theo Thông tư số 229/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính, mức thu lệ phí được quy định như sau:
- Cấp lại kèm theo biển số: Ô tô (150.000 đồng/lần); Sơ mi rơ moóc, rơ moóc (100.000 đồng/lần); Xe máy (50.000 đồng/lần).
- Cấp lại không kèm theo biển số: Áp dụng chung cho xe máy và ô tô là 30.000 đồng/lần.
2. Xử phạt vi phạm hành chính khi thiếu giấy đăng ký
Theo quy định tại Nghị định số 100/2019/NĐ-CP, hành vi điều khiển xe khi không có giấy đăng ký sẽ bị xử phạt như sau:
- Trường hợp không mang theo (đã có nhưng quên): Xe mô tô bị phạt từ 100.000 - 200.000 đồng; Xe ô tô bị phạt từ 200.000 - 400.000 đồng.
- Trường hợp không có giấy đăng ký (mất và chưa làm lại): Xe mô tô bị phạt từ 300.000 - 400.000 đồng; Xe ô tô bị phạt từ 2.000.000 - 3.000.000 đồng.
- Lỗi chậm làm thủ tục sang tên: Nếu quá thời hạn 30 ngày kể từ ngày công chứng hợp đồng mua bán mà không thực hiện đăng ký sang tên, cá nhân có thể bị phạt từ 400.000 - 600.000 đồng; tổ chức bị phạt từ 800.000 - 1.000.000 đồng (theo Điểm a Khoản 4 Điều 30 Nghị định 100/2019/NĐ-CP). Đối với ô tô, mức phạt có thể lên đến 2.000.000 - 4.000.000 đồng đối với cá nhân và 4.000.000 - 8.000.000 đồng đối với tổ chức.
Lưu ý quan trọng khác
Người dân cần lưu ý một số vấn đề để quá trình làm thủ tục diễn ra thuận lợi:
- Khi cấp lại giấy đăng ký, nếu xe đang sử dụng biển 3 số hoặc 4 số thì bắt buộc phải đổi sang biển 5 số và nộp lại biển cũ.
- Việc ủy quyền cho người khác thực hiện thay thủ tục phải có giấy ủy quyền được UBND cấp xã/phường chứng thực hoặc cơ quan có thẩm quyền xác nhận.
- Trong trường hợp xe có sự thay đổi về kết cấu, màu sơn, chủ xe bắt buộc phải mang xe đến để cán bộ chức năng kiểm tra thực tế.
