Mẫu giấy ủy quyền điều hành công ty theo Luật Doanh nghiệp 2020
Trong hoạt động quản trị nội bộ, việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa người đại diện theo pháp luật và các cấp quản lý khác là vô cùng quan trọng. Theo quy định của Bộ luật Dân sự và Luật Doảng nghiệp, việc ủy quyền thực hiện các công việc thay mặt doanh nghiệp phải được lập thành văn bản (có thể dưới hình thức hợp đồng ủy quyền hoặc quyết định ủy quyền) để đảm bảo tính pháp lý và làm căn cứ xác định phạm vi trách nhiệm.
Dưới đây là mẫu giấy ủy quyền điều hành nội bộ doanh nghiệp nhằm mục đích tham khảo cho các nhà quản lý và người điều hành công ty trong việc phân cấp thẩm quyền.
Mẫu giấy ủy quyền nội bộ doanh nghiệp
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----*****-----
GIẤY ỦY QUYỀN
- Căn cứ Bộ luật Dân sự 2015;
- Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020;
- Căn cứ Điều lệ hiện hành của Công ty [Tên công ty];
- Căn cứ Quy chế Tổ trưởng và hoạt động của Công ty [Tên công ty];
- Căn cứ Quyết định số ... ngày .../.../... của Giám đốc/Tổng Giám đốc về việc phân công, ủy quyền cho [Họ tên người được ủy quyền].
NGƯỜI ỦY QUYỀN:
- Ông/Bà: ...........................................................................................
- Chức vụ: Giám đốc/Tổng Giám đốc Công ty .....................................
- Số CCCD/CMND: ................. do Công an ................. cấp ngày ..../..../....
- Địa chỉ thường trú/tạm trú: ................................................................
NGƯỜI NHẬN ỦY QUYỀN:
- Ông/Bà: ...........................................................................................
- Chức vụ: ...........................................................................................
- Số CCCD/CMND: ................. do Công an ................. cấp ngày ..../..../....
- Địa chỉ thường trú/tạm trú: ................................................................
Bằng giấy ủy quyền này, Người nhận ủy quyền được quyền thay mặt Người Ủy quyền thực hiện các công việc sau đây:
- Quyết định và ký kết các văn bản quản lý phục vụ hoạt động của Công ty theo quy định tại Điều lệ và Quy chế tổ chức hoạt động của công ty.
- Toàn quyền quyết định và ký kết các hợp đồng dịch vụ thuộc phạm vi được phân cấp.
- Ký kết các hợp đồng chuyển nhượng tài sản/dự án cho Công ty sau khi có sự chấp thuận từ cấp có thẩm quyền (Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị).
- Quyết định ký kết các hợp đồng thuê chuyên gia, biên soạn, nghiên cứu khoa học phục vụ lĩnh vực kinh doanh của Công ty.
- Ký kết hợp đồng lao động với cán bộ, nhân viên. Đối với các chức danh thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên, Người được ủy quyền chỉ được ký hợp đồng sau khi có quyết định bổ nhiệm chính thức.
- Ký kết các hợp đồng với cộng tác viên phục vụ hoạt động kinh doanh theo quy chế nội bộ.
Thời hạn và hiệu lực: Giấy ủy quyền này có hiệu lực kể từ ngày ký cho đến khi Người ủy quyền có quyết định thay thế bằng văn bản khác, hoặc cho đến khi Người được ủy quyền bị cách chức, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc từ chức.
Quy định về việc ủy quyền khi người đại diện theo pháp luật vắng mặt tại Việt Nam
Một vấn đề pháp lý quan trọng thường gặp là trường hợp người đại diện theo pháp luật (Giám đốc/Tổng Giám đốc) phải đi công tác nước ngoài. Theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, việc ủy quyền trong trường hợp này được thực hiện như sau:
- Về trách nhiệm cư trú: Doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn duy nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam, nếu người này xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác đang cư trú tại Việt Nam để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Người đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện các nội dung đã ủy quyền.
- Về xử lý khi hết thời hạn ủy quyền: Nếu hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện chưa trở lại Việt Nam và không có văn bản ủy quyền mới, thì người được ủy quyền sẽ tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ cho đến khi người đại diện trở lại làm việc hoặc cho đến khi chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị quyết định cử người khác.
- Về trường hợp vắng mặt quá 30 ngày: Đối với doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật, nếu người này vắng mặt tại Việt Nam quá 3ường 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác hoặc rơi vào các trường hợp bị hạn chế năng lực hành vi dân sự, bị truy cứu trách nhiệm hình sự... thì chủ sở hữu/Hội đồng thành viên phải cử người khác làm người đại diện theo pháp luật.
Như vậy, về mặt pháp lý, việc ủy quyền khi người đứng đầu doanh nghiệp đi công tác nước ngoài là bắt buộc nếu đó là người đại diện duy nhất tại Việt Nam nhằm đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh và tránh các rủi ro pháp lý trong giao dịch. Phạm vi nội dung và thời hạn ủy quyền cần được quy định rõ ràng, cụ thể để tránh việc lạm quyền hoặc chồng chéo trách nhiệm.
Việc xây dựng một hệ thống văn bản ủy quyền chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn là một phần trong chiến lược công bố thông tin doanh nghiệp minh bạch và chuyên nghiệp. Để quản trị rủi ro tốt nhất, các đơn vị nên tham khảo thêm về dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên cho doanh nghiệp nhằm chuẩn hóa các quy chế nội bộ ngay từ giai đoạn đầu.
