Giấy phép lao động (Work permit) là văn bản pháp lý bắt buộc đối với người lao động nước ngoài khi tham gia làm việc tại Việt Nam. Việc nắm vững các quy định về điều kiện, thành phần hồ sơ và trình tự thực hiện là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp cho hoạt động sử dụng lao động của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây cung cấp thông tin chi tiết về thủ tục làm work permit cho người nước ngoài dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2020.
Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài
Để được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam, người lao động nước ngoài cần đáp ứng các tiêu chuẩn cơ bản về năng lực và tư cách pháp lý, bao gồm:
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.
- Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc tại vị trí được tuyển dụng.
- Đáp ứng các tiêu chuẩn về chuyên môn: Là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
- Không thuộc diện bị cấm làm việc tại Việt Nam (không có tiền án, tiền sự; không phải là người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật nước ngoài).
Các trường hợp được cấp giấy phép lao động
Căn cứ vào các quy định về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, các đối tượng sau đây có thể được xem xét cấp giấy phép lao động:
- Người nước ngoài vào thực hiện hợp đồng lao động.
- Người nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.
- Người vào thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại; tài chính, ngân hàng; bảo hiểm; khoa học kỹ thuật; văn hóa; thể thao; giáo dục; y tế...
- Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng (theo quy định tại Điều 2 Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH).
- Người vào Việt Nam để chào bán dịch vụ.
- Người nước ngoài làm việc cho các tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam được phép hoạt động hợp pháp.
- Tình nguyện viên nước ngoài; người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại; hoặc người tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam.
Quy trình làm work permit cho người lao động nước ngoài
Quy trình này được chia thành hai giai đoạn chính: Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động và xin cấp giấy phép lao động.
Bước 1: Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Trước khi thực hiện làm work permit cho người nước ngoài, doanh nghiệp phải xin văn bản chấp thuận về việc sử dụng người lao động nước ngoài.
Theo quy định tại Thông tư số 23/2017/TT-BLĐTBXH, người sử dụng lao động có thể thực hiện qua mạng điện tử với trình tự như sau:
- Thời hạn nộp: Ít nhất 20 ngày trước ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài.
- Cách thức thực hiện: Người sử dụng lao động đăng ký tài khoản tại cổng thông lập http://dvc.vieclamvietnam.gov.vn/ để nộp tờ khai và báo cáo giải trình.
- Thời hạn trả kết quả: Trong vòng 12 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ gửi kết quả qua thư điện tử. Nếu hồ sơ chưa đạt, cơ quan sẽ thông báo yêu cầu chỉnh sửa.
- Hoàn thiện hồ sơ: Sau khi có văn bản chấp thuận, người sử dụng lao động cần nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện bản gốc hồ sơ cho cơ quan chức năng để nhận kết quả chính thức.
Bước 2: Nộp hồ sơ cấp mới giấy phép lao động
Sau khi đã có văn bản chấp thuận nhu động lao động, doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị bộ hồ sơ cấp mới bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu quy định.
- Giấy khám sức khỏe (do bệnh viện/phòng khám đủ điều kiện tại Việt Nam hoặc nước ngoài cấp, thời hạn không quá 12 tháng).
- Phiếu lý lịch tư pháp (cấp tại nước ngoài hoặc Phiếu số 1 cấp tại Việt Nam, thời hạn không quá 06 tháng).
- Văn bản thông báo chấp thuận vị trí công việc từ cơ quan có thẩm quyền.
- Bản chứng thực hộ chiếu và thị thực (visa) còn giá trị của người lao động.
- Giấy tờ chứng minh trình độ/kinh nghiệm: Bằng đại học, giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc (tối thiểu 03 năm đối với chuyên gia/lao động kỹ thuật), hoặc quyết định bổ nhiệm...
- Ảnh màu (kích thước 4x6, phông nền trắng, không đeo kính).
Lưu ý quan trọng: Các giấy tờ được cấp tại nước ngoài phải được thực hiện thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt theo đúng quy định.
Cơ quan tiếp nhận và thời hạn giải quyết
Tùy vào loại hình doanh nghiệp, nơi nộp hồ sơ sẽ khác nhau:
- Doanh nghiệp trong khu công nghiệp: Nộp tại Ban Quản lý các khu công nghiệp/khu chế xuất của tỉnh/thành phố nơi có trụ sở.
- Doanh nghiệp thông thường: Nộp tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố.
- Tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ: Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH, nộp hồ sơ tại Cục Việc làm - Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.
Về thời hạn giải quyết, nếu nộp trực tiếp, thời gian là 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu thực hiện qua mạng điện tử, thời hạn trả kết quả có thể rút ngắn xuống còn 05 ngày.
Việc tìm hiểu kỹ về chi phí làm work permit và các thành phần hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình tuyển dụng nhân sự quốc tế, tránh các rủi ro pháp lý phát sinh do sai sót về mặt thủ tục.
