Thủ tục hành chính đăng ký mẫu con dấu mới được quy định trong Quyết định 3191/QĐ-BCA ban hành ngày 10/05/2022.
Trong hoạt động quản lý doanh nghiệp và tổ chức, việc sở hữu con dấu hợp pháp là yếu tố then chốt để xác lập tính pháp lý cho các văn bản, hợp đồng và giao dịch. Khi có sự thay đổi về tên gọi, địa chỉ hoặc do nhu cầu kiện toàn bộ máy tổ chức, việc thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới là trách nhiệm bắt buộc của đơn vị nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Để quá trình thực hiện thủ tục được diễn ra thuận lợi, các tổ chức, cơ quan cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định. Tùy vào tính chất của việc thay đổi (thay đổi tên, thay đổi địa chỉ hay cấp mới), thành phần hồ sơ có thể bao gồm các giấy tờ sau:
Quy trình đăng ký mẫu con dấu mới thường được thực hiện qua các bước chặt chẽ nhằm đảm bảo sự kiểm soát của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền:
Sau khi đã hoàn tất việc thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc các giấy phép liên quan, tổ chức tiến hành lập bộ hồ sơ như đã nêu ở phần thành phần hồ sơ. Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp tại cơ quan Công an có thẩm quyền (phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội) hoặc nộp qua cổng dịch vụ công trực tuyến tùy theo quy định của từng địa phương.
Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của các đầu mục giấy tờ. Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu hoặc thiếu thông tin, cơ quan có thẩm quyền sẽ có văn bản hướng dẫn tổ chức bổ sung, hoàn thiện theo đúng quy định pháp luật.
Cơ quan quản lý hành chính sẽ tiến hành thẩm tra các nội dung trong hồ sơ. Việc kiểm tra bao gồm đối chiếu thông tin giữa mẫu dấu mới đăng ký với các giấy tờ pháp lý của tổ chức (như tên gọi, địa chỉ trụ sở). Nếu thông tin trùng khớp và đầy đủ căn cứ, cơ quan có thẩm quyền sẽ thực hiện việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu mới.
Tổ chức thực hiện đóng lệ phí theo quy định và nhận lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu mới cùng với con dấu đã được đăng ký thành công. Kể từ thời điểm này, mẫu dấu mới chính thức có giá trị pháp lý trong các giao dịch của tổ chức.
Khi thực hiện các thủ tục liên quan đến thay đổi con dấu, các tổ chức cần đặc biệt lưu ý một số vấn đề sau để tránh rủi ro pháp lý:
Việc nắm vững quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính an toàn pháp lý cao nhất cho mọi hoạt động kinh doanh.
