chữ ký số là gì? Từ năm 2021 doanh nghiệp có bắt buộc phải mua chữ ký số? Liên hệ ngay để được luật sư tư vấn miễn phí 24/7
Trong quá trình vận hành và thực hiện các giao dịch thương mại điện tử, việc sử dụng chữ ký số (thường được biết đến với tên gọi USB Token) đã trở nên phổ biến. Tuy nhiên, một vấn đề pháp lý mà nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm là liệu từ năm 2021, doanh nghiệp có bắt buộc phải mua và sử dụng chữ ký số hay không?
Theo quy định tại khoản 6 Điều 3 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được hiểu là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Thông qua đó, người sở hữu thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định chính xác hai yếu tố:
Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số là phương pháp xác thực điện tử nhằm đảm bảo tính nguyên vẹn và xác nhận danh tính người ký trong môi trường số.
Căn cứ theo Điều 8 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, giá trị pháp lý của chữ ký số được xác lập như sau:
Chữ ký số thường được mã hóa và lưu trữ trong một thiết bị phần cứng kết nối qua cổng USB (USB Token). Để đảm bảo tính bảo mật, người dùng phải sử dụng mã PIN riêng biệt khi thực hiện thao tác ký số.
Hiện nay, tùy vào nhu cầu quản lý và năng lực tài chính của doanh nghiệp, các đơn vị có thể lựa chọn đăng ký dịch vụ từ các nhà cung cấp uy tín trên thị trường như Viettel, FPT, VNPT, Bkav... Chi phí sử dụng chữ ký số thường dao động trong khoảng từ 2.000.000 đến 3.000.000 đồng cho một năm sử dụng (mức giá này có thể thay đổi tùy theo đơn vị cung cấp).
Việc ứng dụng chữ ký số mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho quá trình vận hành, đặc biệt là đối với các bộ phận pháp chế doanh nghiệp và kế toán:
Xét về mặt nguyên tắc chung, pháp luật hiện hành không áp đặt nghĩa vụ bắt buộc mọi doanh nghiệp đều phải mua chữ ký số để hoạt động kinh doanh. Theo quy định tại khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để thực hiện các thủ tục qua mạng thông tin điện tử.
Tuy nhiên, trong một số hoạt động nghiệp vụ cụ thể, việc sử dụng chữ ký số trở thành yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và giao dịch. Cụ thể:
Trường hợp bắt buộc Căn cứ pháp lý Yêu cầu về chữ ký điện tử của người bán và người mua (đối với đơn vị kế toán) trên hóa đơn điện tử. Điểm e khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bắt buộc phải có phần chữ ký số của người bán. Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Người nộp thuế hoạt động tại địa bàn có hạ tầng công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế và giao dịch với cơ quan thuế qua phương tiện điện tử. Khoản 10 Điều 17 Luật Quản lý thuế 2019.
Như vậy, mặc dù không bắt buộc trong mọi hoạt động kinh doanh tổng thể, nhưng khi thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử và giao dịch với cơ quan Thuế, doanh nghiệp cần phải trang bị chữ ký số để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật về tổ chức lại doanh nghiệp và các nghĩa vụ tài chính khác.
