Thủ tục xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản pháp lý quan trọng nhất, đóng vai trò như "giấy khai sinh" của một thực thể kinh doanh. Văn bản này ghi nhận các thông tin cốt lõi của doanh nghiệp bao gồm: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, vốn điều lệ và người đại diện theo pháp luật. Trong quá trình hoạt động, nếu doanh nghiệp gặp phải tình trạng làm mất, hư hỏng hoặc thất lạc giấy chứng nhận này, chủ doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục xin cấp lại theo đúng quy định của pháp luật.

Để hiểu rõ hơn về bản chất của văn bản này, quý độc giả có thể tham khảo thêm bài viết: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là gì?

Căn cứ pháp lý

Thủ tục xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được thực hiện dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật sau đây (áp dụng tại thời điểm năm 2020):

• Luật Doanh nghiệp năm 2014;
• Nghị định số 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
• Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

Quy trình thực hiện thủ tục xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Quá trình xin cấp lại được tiến hành qua các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp thực hiện gửi hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký trước đó. Thành phần hồ sơ cơ bản bao gồm:

• Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định tại Phụ lục II-20 ban hành kèm theo Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT).

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức nộp trực tiếp hoặc thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử để tiết kiệm thời gian.

Bước 2: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Cơ quan Đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét và xử lý hồ sơ theo các kịch bản sau:

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
• Trường hợp hồ sơ chưa đúng quy định: Nếu Giấy chứng nhận được cấp trước đó không đúng với hồ sơ, trình tự hoặc thủ tục theo quy định, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo yêu cầu doanh nghiệp hoàn thiện và nộp lại hồ sơ hợp lệ. Doanh nghiệp có thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo để thực hiện việc bổ sung nhằm được xem xét cấp lại.
• Trường hợp phát hiện sai phạm: Nếu cơ quan chức năng phát hiện thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là không trung thực, không chính xác, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền để xử lý theo quy định pháp luật, đồng thời yêu cầu doanh nghiệp làm lại hồ sơ để cấp lại.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ được phê duyệt, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp sẽ đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để nhận Giấy chứng nhận mới.

Khi đi nhận kết quả, cá nhân phải xuất trình các giấy tờ sau:

• Giấy biên nhận hồ sơ;
• Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra đối chiếu Giấy biên nhận và thực hiện bàn giao lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng

Việc quản lý thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là trách nhiệm của doanh nghiệp. Trong trường hợp có những biến động về nội dung đăng ký, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục đăng ký doanh nghiệp hiện hành để cập nhật thông tin chính xác nhất vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, tránh các rủi ro pháp lý phát sinh do sai lệch thông tin.