Thủ tục thành lập công ty mới nhất

Việc cải cách quy trình thành lập doanh nghiệp và đơn giản hóa các thủ tục hành chính trong năm 2021 đã tạo điều kiện thuận lợi cho môi trường đầu tư tại Việt Nam. Tuy nhiên, việc nắm vững các bước chuẩn bị hồ sơ và trình tự thực hiện là điều cần thiết để quá trình đăng ký diễn ra suôn sẻ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình và thủ tục thành lập doanh nghiệp theo quy định pháp luật hiện hành.

Căn cứ pháp lý của thủ tục thành lập công ty năm 2021

Để thực hiện việc đăng ký kinh doanh, các cá nhân và tổ chức cần tuân thủ các văn bản pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14: Quy định về việc thành lập, tổ chế quản lý, tổ chức lại, giải thể và hoạt động của doanh nghiệp (có hiệu lực từ 01/01/2021).
• Nghị định số 122/2020/NĐ-CP: Quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và các vấn đề liên quan.
• Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg: Ban hành Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để áp dụng mã hóa ngành nghề kinh doanh.
• Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT: Hướng dẫn chi tiết về biểu mẫu và các vấn đề liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

Nơi nộp hồ sơ và trả kết quả thành lập công ty

Cơ quan có thẩm quyền thụ lý và giải quyết hồ sơ là Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tại tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính. Hiện nay, nhằm đẩy mạnh số hóa, các cơ quan đăng ký kinh doanh đang khuyến khích doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thành lập công ty online (trực tuyến) thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Lưu ý: Tại các thành phố lớn như Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, việc nộp hồ sơ trực tiếp tại quầy đang bị hạn chế rất nghiêm ngặt. Doanh nghiệp nên ưu tiên phương thức đăng ký qua mạng để tránh việc phải đi lại nhiều lần do sai sót hồ sơ.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị thông tin thành lập công ty

Trước khi tiến hành soạn thảo văn bản, chủ doanh nghiệp cần xác định rõ các yếu tố cốt lõ lỗi sau:

Bước 1: Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

Dựa trên Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, có các loại hình phổ biến sau:

• Công ty TNHH một thành viên: Do một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ sở hữu. Nếu bạn cần tìm hiểu kỹ hơn về cấu trúc này, hãy tham khảo bài viết về quyết định thành lập công ty TNHH 1 thành viên cần yếu tố gì?
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Số lượng thành viên từ 02 đến tối đa 50 thành viên.
• Công ty cổ phần: Phải có tối thiểu 03 cổ đông sáng lập. Khi lựa chọn loại hình này, cần lưu ý những lưu ý khi thành lập công ty cổ phần để tránh các rủi ro pháp lý về sau.

Bước 2: Xác định thông tin nhân sự và người đại diện

Xác định rõ danh sách thành viên/cổ đông, người đại diện theo pháp luật (Giám đốc hoặc Tổng giám trình). Mỗi cá nhân cần chuẩn bị bản sao chứng thực (CMND/CCCD/Hộ chiếu) còn thời hạn không quá 03 tháng.

Bước 3: Đặt tên công ty

Tên công ty không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên hệ thống dữ liệu quốc gia. Việc kiểm tra tên nên được thực hiện sớm để tránh việc phải thay đổi kế hoạch kinh doanh.

Bước 4: Xác định vốn điều lệ và nghĩa vụ thuế

Vốn điều lệ là số vốn do các thành viên/cổ đông cam kết góp. Mức vốn này ảnh hưởng trực tiếp đến trách nhiệm tài chính và mức lệ phí môn bài phải nộp hàng năm theo quy định tại Nghị định số 22/2020/NĐ-CP. Cụ thể, mức lệ phí môn bài sẽ khác nhau tùy thuộc vào việc vốn điều lệ dưới hay trên 10 tỷ đồng.

Bước 5: Xác định địa chỉ trụ sở chính

Địa chỉ phải rõ ràng, có thật và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp (số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).

Bước 6: Xác định ngành nghề kinh doanh

Doanh nghiệp được tự do kinh doanh các ngành nghề mà pháp luật không cấm. Tuy nhiên, khi đăng ký, phải thực hiện mã hóa ngành nghề theo đúng cấp 4 của Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Giai đoạn 2: Soạn thảo và nộp hồ sơ

Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ hợp lệ

Theo hướng dẫn tại Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT, bộ hồ sơ cơ bản bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu tương ứng với từng loại hình tại Nghị định 122/2020/NĐ-CP).
• Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH 2TV trở lên) hoặc danh sách cổ đông (đối với công ty cổ phần).
• Điều lệ công ty đã được các thành viên/cổ đông thông qua.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân (CCCD/Hộ chiếu) của chủ sở hữu và người đại diện theo pháp luật.
• Giấy ủy quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật).

Lưu ý quan trọng: Tất cả các thành viên, cổ đông phải ký tên vào hồ sơ. Nên sử dụng mực xanh và đảm bảo chữ ký thống nhất giữa các văn bản.

Bước 2: Quy trình nộp và nhận kết quả

Có hai phương thức chính để thực hiện:

• Phương thức trực tiếp: Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, chuyên viên sẽ trả biên nhận. Thời gian xử lý thường là 03 ngày làm việc nếu hồ sơ đạt yêu cầu. Nếu có sai sót (sai mã ngành, tên trùng...), doanh nghiệp phải sửa đổi và chờ thêm thời gian thẩm định lại.
• Phương thức trực tuyến: Thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là phương thức tối ưu nhất hiện nay nhằm giảm thiểu rủi ro về sai sót giấy tờ vật lý và tiết kiệm chi phí đi lại cho chủ doanh nghiệp.