Việc thành lập doanh nghiệp là bước khởi đầu quan trọng đối với bất kỳ nhà đầu tư nào. Tại thời điểm năm 2021, các quy định về đăng ký kinh doanh đã có những thay đổi đáng kể nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính và tạo điều kiện thuận lợi cho môi trường kinh doanh tại Việt Nam.
Căn cứ pháp lý của thủ tục thành lập công ty năm 2021
Để thực hiện việc đăng ký kinh doanh đúng quy định, chủ doanh nghiệp cần nắm vững các văn bản pháp luật đang có hiệu lực sau đây:
- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14: Quy định về việc thành lập, tổ chức quản lý, tổ chức lại, giải thể và hoạt động liên quan của doanh nghiệp (có hiệu lực từ ngày 01/01/2021).
- Nghị định số 122/2020/NĐ-CP: Quy định chi tiết về đăng ký doanh nghiệp.
- Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg: Ban hành Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, làm căn cứ để xác định mã ngành nghề kinh doanh phù hợp khi soạn thảo hồ sơ.
- Các văn bản pháp luật liên quan khác về thuế, kế toán và lệ phí môn bài (như Nghị định số 22/2020/NĐ-CP về miễn lệ phí môn bài cho doanh nghiệp mới thành lập).
Quy trình thực hiện thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp
Quá trình này được chia làm hai giai đoạn chính: chuẩn bị hồ sơ và thực hiện nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền.
Giai đoạn 1: Soạn thảo hồ sơ thành lập công ty
Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà thành viên hoặc chủ sở hữu cần chuẩn bị các danh mục giấy tờ khác nhau. Cụ thể, bộ hồ sơ bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Sử dụng mẫu bắt buộc theo quy định tại Nghị định 122/2020/NĐ-CP (tương ứng với từng loại hình như Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc Công ty cổ phần).
- Danh sách thành viên/cổ đông: Áp dụng đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần. Nếu bạn đang tìm hiểu về các loại hình khác, có thể tham khảo thêm Quyết định thành lập công ty TNHH 1 thành viên cần yếu tố gì? để chuẩn bị chính xác.
- Điều lệ công ty: Văn bản quan trọng nhất quy định về cách thức vận hành, quyền và nghĩa vụ của các thành viên/cổ đông dựa trên nền tảng Luật Doanh nghiệp 2020.
- Giấy tờ pháp lý cá nhân: Bản sao hợp lệ (sao y chứng thực) Thẻ Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu của các thành viên, chủ sở hữu và người đại diện theo pháp luật. Lưu ý bản sao không quá 03 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
- Giấy ủy quyền: Trong trường hợp người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Giai đoạn 2: Quy trình nộp hồ sơ và nhận kết quả
Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức sau:
Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư
Đây là hình thức nộp hồ sơ bản giấy truyền thống. Quy trình bao gồm các bước:
- Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ đã soạn thảo và các giấy tờ tùy thân theo danh mục nêu trên.
- Nhận biên nhận từ chuyên viên kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Thời hạn trả kết quả thông thường là 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp.
- Kết quả: Nếu hồ sơ chuẩn xác, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu có sai sót (như tên công ty trùng hoặc ngành nghề chưa đúng mã ngành theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg), doanh nghiệp phải sửa đổi và chờ thêm thời gian xử lý tiếp theo.
Lưu ý: Tại các thành phố lớn như Hà Nội hay TP.HCM, việc nộp trực tiếp có thể gặp hạn chế về khung giờ tiếp nhận hồ sơ.
Cách 2: Nộp qua Hệ thống Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Đây là phương thức thủ tục đăng ký thành lập công ty online đang được khuyến khích áp dụng rộng rãi:
- Đăng nhập vào Cổng thông tin quốc gia bằng tài khoản đăng ký kinh doanh.
- Khởi tạo hồ sơ điện tử theo các mục yêu cầu của hệ thống.
- Scan (quét) toàn bộ hồ sơ giấy đã chuẩn bị và tải lên hệ thống dưới dạng file đính kèm.
- Ký xác thực và gửi hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Theo dõi email thông báo: Sau khoảng 03 ngày làm việc, hệ thống sẽ gửi thông báo về tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu cần bổ sung, doanh nghiệp thực hiện theo hướng dẫn qua email để được xét duyệt lại.
Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian đi lại, không bị gò bó về khung giờ và nhận phản hồi trực tiếp qua email một cách cụ thể.
Giai đoạn 3: Hoàn thiện các thủ tục pháp lý sau khi có Giấy phép
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế. Doanh nghiệp cần thực hiện ngay các công việc sau để đảm bảo tuân thủ pháp luật:
- Treo bảng hiệu: Lắp đặt bảng hiệu tại trụ sở chính. Nội dung trên bảng hiệu tối thiểu phải có: Tên công ty, Mã số thuế và Địa chỉ trụ sở.
- Kê khai thuế ban đầu: Thực hiện làm việc với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định, hình thức kế toán và các văn bản bổ nhiệm nhân sự chủ chốt (Giám đốc, Kế toán trưởng).
- Mở tài khoản ngân hàng: Doanh nghiệp cần mở tài khoản đứng tên công ty. Điều này rất quan trọng vì theo quy định về thuế, các hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải được thực hiện qua hình thức chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp để được khấu trừ thuế.
