Hóa đơn điện tử là gì? Các quy định của pháp luật về hoá đơn điện tử như thế nào ? Cùng Legalzone tìm hiểu về loại hoá đơn này qua bài viết
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc sử dụng hóa đơn đúng quy định là nghĩa vụ bắt buộc của mọi tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hiện nay, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đã trở thành xu hướng tất yếu nhằm minh bạch hóa giao dịch và hiện đại hóa quản lý thuế. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các thông tin pháp lý cơ bản về khái niệm và phân loại hóa đơn điện tử theo quy định tại thời điểm năm 2020.
Căn cứ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khái niệm hóa đơn điện tử được xác lập dựa trên các yếu tố dữ liệu và phương thức ký số.
Cụ thể, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử. Nội dung của hóa đơn bao gồm thông tin ghi nhận việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, do tổ chức, cá nhân bán hàng lập ra bằng các phương tiện điện tử. Quá trình này đòi hỏi phải có chữ ký số hoặc ký điện tử theo đúng quy định pháp luật về giao dịch điện tử. Đặc biệt, phạm vi của hóa đơn điện tử bao gồm cả các trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế.
Dựa trên phương thức quản lý và cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử được chia thành hai nhóm chính:
Theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, đây là loại hóa đơn do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp gửi cho người mua mà không thông qua bước cấp mã của cơ quan thuế. Loại hình này cũng bao gồm các trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Theo quy định tại Khoản 4 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã là loại hóa đơn mà cơ quan thuế sẽ thực hiện cấp một dãy số giao dịch và chuỗi ký tự duy nhất trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng gửi cho người mua. Việc kiểm soát mã này giúp cơ quan quản lý nhà nước dễ dàng theo dõi tính hợp lệ của các giao dịch kinh tế ngay từ thời điểm phát sinh.
Căn cứ Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hệ thống hóa đơn điện tử được phân chia dựa trên phương pháp tính thuế của người bán:
Loại hóa đơn này chỉ áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện phương pháp khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tương tự như các loại hóa đơn khác, hóa đơn GTGT điện tử cũng bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Đối với các doanh nghiệp đang áp dụng chính sách giảm thuế giá trị gia tăng xuống 8% với một số hàng hóa, dịch vụ, việc sử dụng đúng loại hóa đơn này là cực kỳ quan trọng để đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế.
Hóa đơn bán hàng được áp dụng cho các đối tượng bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện phương pháp khai thuế giá trị gia tăng theo phương lập trực tiếp. Đối tượng này thường bao gồm các hộ kinh doanh có được xuất hóa đơn VAT không hay các doanh nghiệp nhỏ lẻ tính thuế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu. Hóa đơn bán hàng điện tử cũng bao gồm cả trường hợp khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Ngoài hai loại chính nêu trên, pháp luật còn công nhận các dạng chứng từ điện tử khác có nội dung tương đương hóa đơn nếu tuân thủ đúng định dạng chuẩn, bao gồm:
Các loại chứng từ này phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý và nội dung quy định tại Điều 6 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử cần được thực hiện một cách minh bạch. Các tổ chức, cá nhân cần lưu ý rằng việc sử dụng hóa đơn không đăng ký với cơ quan thuế hoặc các hành vi gian lận trong việc khởi tạo dữ liệu đều bị coi là sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp. Bên cạnh đó, khi phát sinh các vấn đề liên quan đến thất lạc chứng từ, người nộp thuế cần nắm rõ quy trình khi bị mất hóa đơn VAT cần phải làm gì để kịp thời điều chỉnh và tránh các rủi ro pháp lý về sau.
