Quy định về hồ sơ và thủ tục thay đổi cổ đông sáng lập
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, khái niệm về cổ đông sáng lập được xác định cụ thể: "Cổ đông sáng lập là cổ đông sở hữu ít nhất một cổ phần phổ thông và ký tên trong danh lược cổ đông sáng lập công ty cổ phần". Như vậy, tư cách cổ đông sáng lập gắn liền với việc sở hữu tối thiểu một cổ phần phổ thông và phải thực hiện việc ký tên vào danh sách cổ đông tại thời điểm thành lập doanh nghiệp.
Khi có sự biến động về cơ cấu sở hữu, đặc biệt là việc chuyển nhượng hoặc thay đổi nhân sự trong nhóm này, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục đăng ký thay đổi theo đúng trình tự pháp luật quy định để đảm bảo tính hợp lệ của thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia.
Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục
Trong quá trình soạn thảo và nộp hồ sơ thay đổi cổ đông sáng lập, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau để tránh việc hồ sơ bị từ chối:
- Hình thức văn bản: Không được viết tay vào các mẫu thông báo hoặc quyết định; tất cả nội dung phải được đánh máy rõ ràng.
- Quy cách hồ sơ: Sử dụng giấy khổ A4; không sử dụng kim bấm để cố định hồ sơ (nên dùng kẹp giấy); các bản sao y chứng thực cá nhân, chứng chỉ hành nghề và các tài liệu kèm theo phải đảm bảo tính chính xác, hợp lệ.
- Thời hạn đăng ký: Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày ra Quyết định hoặc Nghị quyết về việc thay đổi.
- Thời hạn góp vốn: Việc ghi nhận thay đổi cổ đông sáng lập trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chỉ được thực hiện trong thời hạn 6 dụng kể từ ngày công ty cam kết góp đủ vốn điều lệ. Sau thời hạn này, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ không thực hiện việc cập nhật thông tin theo yêu cầu.
- Cập nhật thông tin liên quan: Doanh nghiệp cần kiểm tra và hướng dẫn thay đổi thông tin doanh nghiệp online đối với các dữ liệu như số điện thoại liên lạc hoặc ngành nghề kinh doanh (theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) nếu các thông tin này chưa được cập nhật đầy đủ trên hệ thống.
Thành phần hồ sơ thay đổi cổ đông sáng lập
Tùy vào nguyên nhân thay đổi (do chuyển nhượng, tặng cho hoặc do không thực hiện cam kết góp vốn), thành phần hồ sơ sẽ có sự khác biệt.
Trường hợp thay đổi do chuyển nhượng cổ phần hoặc tăng vốn
Khi việc thay đổi phát sinh từ việc chuyển nhượng cổ phần (theo quy định tại Điều 84 Luật Doanh nghiệp) hoặc tăng vốn góp, hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật ký (theo mẫu quy định);
- Quyết định bằng văn bản của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi cổ đông sáng lập (do Chủ tịch Hội đồng quản trị ký), trong đó ghi rõ các nội dung sửa đổi tương ứng tại Điều lệ công ty;
- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi cổ đông sáng lập (có chữ ký của chủ tọa và thư ký hoặc các cổ đông dự họp);
- Danh sách cổ đông sáng lập sau khi đã thực hiện thay đổi;
- Hợp đồng chuyển nhượng cổ phần hoặc hợp đồng tặng cho cổ phần kèm theo các giấy tờ chứng minh việc hoàn tất chuyển nhường;
- Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cổ đông sáng lập mới: Đối với cá nhân Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực; Đối với cá nhân nước ngoài: Hộ chiếu còn hiệu lực; Đối với tổ chức: Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (nếu cổ đông mới là tổ chức nước ngoài, các giấy tờ này phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt có chứng thực).
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện tại.
Trường hợp thay đổi do không thực hiện cam kết góp vốn
Căn cứ theo quy định tại Điều 57 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, việc thông báo thay đổi chỉ thực hiện khi cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc mới thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua. Doanh nghiệp phải thông báo trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký. Hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật ký;
- Danh sách cổ đông sáng lập (lưu ý: không bao gồm thông tin về các cổ đông chưa thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua).
Trình tự và phương thức thực hiện
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức sau để nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp: Tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Nộp qua mạng: Thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ www.dangkykinhdoanh.gov.vn.
Quy trình thực hiện gồm các bước:
- Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định pháp luật nêu trên.
- Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Tại đây, chuyên viên sẽ kiểm tra tính đầy đủ của các đầu mục giấy tờ, tiếp nhận và cấp Giấy biên nhận cho doanh nghiệp.
- Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh tiến hành thẩm định nội dung và tính hợp lệ của hồ sơ.
- Bước 4: Nhận kết quả theo thời gian ghi trên Giấy biên nhận. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cập nhật thông tin mới vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Để việc thay đổi được chấp thuận, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện về việc đã đăng ký số điện thoại liên lạc, ngành nghề kinh doanh phù hợp với Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam và hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ lệ phí theo quy định.
