Chữ kí số là gì? Dùng để làm gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý và vận hành doanh nghiệp trở nên tất yếu. Một trong những công cụ quan trọng nhất giúp các tổ chức thực hiện giao dịch trực tuyến một cách hợp pháp và an toàn chính là chữ ký số. Vậy chữ ký số là gì, có giá trị pháp lý như thế chờ và vai trò của nó đối với hoạt động kinh doanh ra sao?
Để hiểu rõ bản chất của công cụ này, cần căn cứ vào các quy định tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP. Theo khoản 6 Điều 3 của Nghị định này, chữ ký số được định nghĩa là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra thông qua quá trình biến đổi một thông điệp dữ liệu bằng cách sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Thông qua đó, người sở hữu thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác nhận chính xác hai yếu tố:
Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số (thường được biết đến qua thiết bị USB Token) là phương thức xác thực điện tử giúp thay thế chữ ký tay và con dấu truyền thống trong môi trường số.
Chữ ký số không chỉ đơn thuần là một công cụ kỹ thuật mà còn mang giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu của tổ chức. Căn cứ theo Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, giá trị pháp lý được xác lập như sau:
Việc sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tổng quan về doanh thu của doanh nghiệp thông qua việc minh bạch hóa các giao dịch và giảm thiểu rủi ro sai sót trong hóa đơn, chứng từ.
Việc áp dụng chữ ký số mang lại nhiều lợi thế vượt trội cho các nhà quản lý và cố vấn pháp lý doanh nghiệp trong quá trình vận hành:
Chữ ký số cho phép thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước một cách nhanh chóng mà không cần sự hiện diện trực tiếp. Các công việc như: phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng, đóng bảo hiểm xã hội, hay ký kết hợp đồng kinh tế... đều có thể thực hiện từ xa. Đặc biệt, theo Thông tư số 16/2019/TT-BTTTT, hiện nay đã xuất hiện mô hình ký số trên thiết bị di động và ký số từ xa (Remote Signing). Với mô hình này, người dùng không nhất thiết phải sử dụng USB Token hay máy tính mà vẫn có thể thực hiện ký số thông qua các ứng dụng chuyên dụng.
Sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí in ấn, chuyển phát văn bản và chi phí nhân công. Khoảng cách địa lý không còn là rào cản khi các bên có thể ký kết hợp đồng ngay lập tức, giúp đẩy nhanh tiến độ kinh doanh.
Chữ ký số cung cấp bằng chứng xác thực cho các giao dịch điện tử. Một khi thông điệp đã được ký số, các bên tham gia không thể phủ nhận nội dung đã ký kết nếu chữ ký đó đảm bảo tính an toàn. Điều này giúp hạn chế tối đa các tranh chấp pháp lý phát sinh trong quá trình hợp tác.
Cần lưu ý rằng, theo Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2005 (tại thời điểm năm 2022), các bên tham gia giao dịch phải có sự thỏa thuận cùng sử dụng chữ ký số thì việc ký bằng phương thức này mới được coi là có hiệu lực pháp lý.
Về tính bắt buộc, hiện tại không có quy định nào buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong mọi hoạt động kinh doanh. Căn cứ khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn giữa việc sử dụng chữ ký số hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để thực hiện các thủ tục qua mạng thông tin điện tử.
Tuy nhiên, trong một số quy trình đặc thù liên quan đến khái quát về tổ chức lại doanh nghiệp hoặc các giao dịch bắt buộc phải xác thực định danh điện tử, chữ ký số trở thành công cụ không thể thiếu để đảm bảo tính hợp pháp của hồ sơ.
Doanh nghiệp có thể đăng ký mua chữ ký số từ các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép bởi cơ quan nhà nước (như Viettel, FPT, BKAV, VNPT...). Các đơn vị này chịu sự quản lý về tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Chi phí sử dụng thường dao động từ 02 đến 03 triệu đồng cho một năm sử dụng, tùy thuộc vào nhà cung cấp và các gói dịch vụ đi kèm. Đây là khoản đầu tư xứng đáng để xây dựng nền tảng quản trị số an toàn và chuyên nghiệp.
