Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc thay đổi nhân sự chủ chốt là nhu cầu tất yếu của nhiều đơn vị. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp tại thời điểm năm 2020, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật đối với cá nhân là người Việt Nam và người nước ngoài được thực hiện theo trình tự thống nhất. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ các quy định về điều kiện, hồ sơ và lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục này.
Điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Để đảm nhận vai trò người đại diện theo pháp luật, cá nhân (dù là người Việt Nam hay người nước ngoài) cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn sau:
- Có năng lực hành trình vi dân sự đầy đủ và từ đủ 18 tuổi trở lên.
- Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
- Thông tin cá nhân (Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu) phải còn thời hạn sử dụng và không bị treo mã số thuế trên hệ thống quản lý thuế cũng như quản lý doanh nghiệp.
- Lưu ý: Người đại diện theo pháp luật không nhất thiết phải là thành viên góp vốn hay cổ đông của công ty.
Các chức danh có thể đảm nhiệm vai trò người đại diện theo pháp luật
Tùy vào loại hình doanh nghiệp và Điều lệ công ty, các chức danh sau đây có thể được lựa chọn để làm người đại diện theo pháp luật:
- Đối với Công ty TNHH: Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
- Đối với Công ty cổ phần: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc (có thể kiêm nhiệm các chức danh này).
- Đối với Công ty TNHH một thành viên: Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng thành quyết định hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc.
- Các chức danh khác được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty và không trái với quy định pháp luật hiện hành.
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mới nhất, đơn vị cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:
- Bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật mới (phải còn giá trị sử dụng).
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên) hoặc Biên bản họp của Hội quyết định (đối với công ty cổ phần).
- Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế (nếu có sự thay đổi liên quan đến thông tin thuế).
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Lưu ý: Tại cơ quan đăng ký kinh doanh Hà Nội, không yêu cầu nộp lại bản gốc này khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện).
- Giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu cho người trực tiếp thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước.
Số lượng hồ sơ: Doanh nghiệp cần chuẩn bị 02 bộ hồ sơ (01 bộ nộp Cơ quan đăng ký kinh doanh và 01 bộ lưu trữ tại công ty).
Quy trình, thời gian và nơi thực hiện
Việc thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty được thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Thời gian xử lý hồ sơ thường kéo dài từ 05 đến 07 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Các lưu ý quan trọng sau khi thay đổi người đại diện
Sau khi có thông báo thay đổi từ cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện ngay các công việc sau để đảm bảo tính pháp lý:
- Cập nhật thông tin ngân hàng: Thực hiện đăng ký lại thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản.
- Chữ ký số: Thay đổi thông tin người ký trên chứng thư số (chữ ký số) của doanh nghiệp.
- Các giấy phép con: Nếu doanh nghiệp sở hữu các loại giấy phép kinh doanh có điều kiện (như lữ hành, vận tải, vệ sinh an toàn thực phẩm...), cần làm thủ tục thay đổi thông tin người đại diện trên các giấy phép này.
- Thông báo đối tác: Gửi văn bản thông báo cho khách hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm và các tổ chức liên quan để cập nhật thông tin giao dịch.
- Nghĩa vụ thuế: Trong trường hợp việc thay đổi người đại diện gắn liền với chuyển nhượng vốn, cần lưu ý thực hiện kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân cho bên chuyển nhượng nếu phát sinh thu nhập chịu thuế.
Quy định đặc biệt về trách nhiệm của người đại diện
Người đại diện theo pháp luật là cá nhân thay mặt doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Tòa án hoặc Trọng tài.
Doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trong trường hợp người đại diện duy nhất xuất cảnh khỏi Việt Nam, họ phải thực hiện ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Nếu người đại diện vắng mặt quá 30 ngày mà không có ủy quyền hoặc rơi vào các trường hợp bị hạn chế năng lực hành vi dân sự (tạm giam, kết án tù...), chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị phải thực hiện việc cử người mới để đảm bảo hoạt động liên tục của doanh nghiệp.
Xem thêm các chủ đề khác
