Theo quy định của Luật Doanh nghiệp tại thời điểm năm 2020, trình tự và thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật đối với doanh nghiệp có vốn trong nước và vốn nước ngoài được thực hiện thống nhất. Việc nắm rõ các điều kiện, hồ sơ và trình tự thực hiện là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động quản trị doanh nghiệp.
Điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật của công ty
Để một cá nhân có thể đảm nhận chức danh người đại diện theo pháp luật, cá nhân đó cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn sau:
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và từ đủ 18 tuổi trở lên.
- Không thuộc đối tượng bị cẩm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
- Thông tin cá nhân (Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu) phải còn thời hạn sử dụng và không bị treo mã số thuế trên hệ thống quản lý thuế cũng như dữ liệu đăng ký kinh doanh.
- Người đại diện không nhất thiết phải là thành viên góp vốn hay cổ đông của công ty.
Các chức danh người đại diện theo pháp luật phổ biến
Tùy vào loại hình doanh nghiệp và Điều lệ công ty, các chức danh được lựa chọn làm người đại diện có thể bao gồm:
- Đối với Công ty cổ phần: Chủ tịch Hội đồng quản trị; Tổng Giám đốc; hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc.
- Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Chủ tịch Hội đồng thành viên; Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Giám đốc/Tổng giám đốc.
- Đối với Công ty TNHH một thành viên: Chủ tịch công ty; Chủ tịch công ty kiêm Giám đốc/Tổng giám đốc.
- Các chức danh khác được quy định cụ thể tại Điều lệ công ty phù hợp với quy định pháp luật.
Nếu bạn đang điều hành loại hình doanh nghiệp đặc thù, hãy tham khảo thêm về thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần để nắm rõ quyền hạn riêng biệt.
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật
Để thực hiện việc thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các thành phần hồ sơ sau:
- Bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của người đại diện mới (đảm bảo còn hiệu lực).
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (thay đổi người đại diện theo pháp luật).
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành lập trở lên) hoặc Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) về việc thay đổi này.
- Quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế (nếu có liên quan).
- Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh (nếu không phải là người đại diện pháp luật trực tiếp đi nộp).
Lưu ý: Khi tiến hành thay đổi người đại diện theo pháp luật, nếu thông tin về số điện thoại, email hoặc mã ngành kinh tế trên hệ thống chưa được cập nhật đầy đủ, doanh nghiệp cần thực hiện bổ sung các thông tin này trong cùng một bộ hồ sơ để đảm bảo tính nhất quán.
Trình tự, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
Căn cứ theo quy định tại Điều 28, 29, 31 Luật Doanh nghiệp và Điều 43 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP, quy trình thực hiện như sau:
- Thời hạn thông báo: Người đại diện theo pháp luật có trách nhiệm đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Việc nộp hồ sơ có thể thực hiện trực tiếp hoặc qua mạng điện tử thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Tiếp nhận và xử lý: Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, cơ quan sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới và trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp.
Các vấn đề pháp lý cần lưu ý sau khi thay đổi
Việc thay đổi người đại diện không chỉ dừng lại ở việc cập nhật giấy phép kinh doanh mà còn kéo theo nhiều nghĩa vụ liên quan:
- Thông tin ngân hàng và chữ ký số: Cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng và cập nhật lại thông tin người ký trên chứng thư số (chữ ký số).
- Các giấy phép con: Nếu doanh nghiệp sở hữu các loại giấy phép chuyên ngành (như lữ hành, vận tải, vệ sinh an toàn thực phẩm...), cần tiến hành thủ tục thay đổi thông tin trên các giấy phép này vì chúng thường ghi nhận tên người đại diện cũ.
- Nghĩa vụ thuế: Trường hợp việc thay đổi người đại diện gắn liền với việc chuyển nhượng phần vốn góp, cần lưu ý thực hiện kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân cho bên chuyển nhượng nếu phát sinh thu nhập chịu thuế.
- Công bố thông tin: Doanh nghiệp có trách nhiệm đăng bố cáo nội dung thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo đúng quy định.
Quy định về việc ủy quyền và vắng mặt tại Việt Nam
Doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trong trường hợp người đại diện duy nhất xuất cảnh khỏi Việt Nam, họ phải thực hiện ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Nếu người đại diện vắng mặt quá 30 ngày mà không có ủy quyền hoặc rơi vào các trường hợp bị hạn chế năng lực hành vi dân sự (tạm giam, kết án tù, mất tích...), thì chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị phải tiến hành cử người khác thay thế để đảm bảo hoạt động liên tục của doanh nghiệp.
Xem thêm các chủ đề khác
