Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật được đặt ra khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi hoặc bổ sung người đại diện theo pháp luật.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp hiện hành, trình tự và thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước và vốn đầu tư nước ngoài được thực hiện thống nhất. Việc nắm rõ các điều kiện, thành phần hồ sơ và trình tự thực hiện là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính pháp lý cho hoạt động của công ty.
Để một cá nhân có thể đảm nhận chức danh người đại diện theo pháp luật, cá nhân đó cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn sau:
Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và Điều lệ công ty, các chức danh quản lý có thể được lựa chọn làm người đại diện theo pháp luật, bao gồm:
Khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi nhân sự quản lý, cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật để nộp lên cơ quan có thẩm quyền. Thành phần hồ sơ bao gồm:
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (thay đổi người đại diện theo pháp luật). Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân người đại diện mới (CCCD/CMND hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực). Biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH) hoặc Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) về việc thay đổi người đại diện. Quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế (nếu có liên quan). Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục nếu người đại diện không trực tiếp đi nộp hồ sơ. Trình tự thực hiện Căn cứ theo quy định tại Luật Doanh nghiệp và Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, quy trình thực hiện như sau: Thời hạn thông báo: Người đại diện theo pháp luật có trách nhiệm đăng ký thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu trường nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hiện nay, việc nộp hồ sơ qua mạng điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp được khuyến khích để tối ưu hóa thời gian. Tiếp nhận và xử lý: Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh viên sẽ nhận được Giấy biên nhận và sau đó là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Các lưu ý pháp lý quan trọng khi thay đổi người đại diện Việc thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mới nhất đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều cơ quan và thực hiện các nghĩa vụ liên quan sau:
Doanh nghiệp phải luôn đảm bảo có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trong trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện và người này xuất cảnh khỏi Việt Nam, họ phải thực hiện ủy quyền bằng văn bản cho người khác để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
Trường hợp người đại diện duy nhất vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền, hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự, chết, hoặc bị kết án tù... thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị có trách nhiệm cử người khác làm người đại diện theo pháp luật để đảm bảo hoạt động liên tục của doanh nghiệp.
