Trình tự, thủ tục cấp lại sổ hộ khẩu bị mất

Tư vấn, hướng dẫn chi tiết về trình tự, thủ tục cấp lại sổ hộ khẩu bị mất theo quy định của pháp luật hiện hành. Liên hệ ngay với chúng tôi

Thứ Tư, 11/11/2020, 22:06 (GMT+7)tuanci6

Sổ hộ khẩu và Chứng minh nhân dân là hai loại giấy tờ quan trọng nhằm ghi nhận thông tin nhân thân và nơi cư trú của mỗi cá nhân. Trong quá trình lưu trữ, các loại giấy tờ này có thể gặp phải tình trạng hư hỏng (rách, nát, ướt...) hoặc bị thất lạc, mất mát. Khi đó, công dân cần thực hiện các thủ tục pháp lý để xin cấp lại hoặc cấp đổi nhằm đảm bảo quyền lợi về cư trú và thực hiện các giao dịch dân sự khác. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về trình tự, thủ tục cấp lại sổ hộ khẩu bị mất theo quy định pháp luật tại thời điểm năm 2020.

Các trường hợp được xin cấp lại hoặc cấp đổi sổ hộ khẩu

Sổ hộ khẩu là giấy tờ dùng để ghi nhận nơi cư trú của công dân và các thành viên trong gia đình. Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Luật Cư trú 2006 (sửa đổi, bổ sung năm 2013), công dân có quyền được cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc cấp, cấp đổi hoặc cấp lại sổ hộ khẩu.

Cụ thể, dựa trên quy định tại Điều 24 Khoản 2 Luật Cư trú 2006, các trường hợp hư hỏng hoặc mất mát cần được xử lý bao gồm:

Sổ hộ khẩu bị thất lạc, bị cướp giật, bị trộm lấy hoặc vô tình làm rơi mất.
Sổ hộ khẩu bị tác động bởi yếu tố ngoại cảnh dẫn đến hư hỏng như: bị cháy, mục, mủn, nát, bị ướt, rách, hoặc bị chuột gặm, bung ghim, mất góc...

Trong trường hợp các giấy tờ tùy thân khác như Chứng minh nhân dân cũng gặp tình trạng tương tự, công dân có thể tìm hiểu thêm về thủ tục làm lại chứng minh nhân dân ở nơi không có hộ khẩu để chủ động thực hiện quyền lợi của mình.

Trình tự, thủ tục xin cấp lại sổ hộ khẩu khi bị mất

Khi xác định sổ hộ khẩu đã bị mất, công dân cần chuẩn bị hồ sơ và thực hiện theo quy trình sau:

Hồ hồ sơ cần chuẩn bị

Công dân cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu: Sử dụng mẫu HK02.
Chứng minh nhân dân: Bản sao hoặc bản chính (nếu còn) của các nhân khẩu có tên trong sổ hộ khẩu cũ để đối chiếu.
Giấy ủy quyền: Trường hợp người đi làm thủ tục không phải là chủ hộ hoặc thành viên trong hộ gia đình (phải có hợp đồng ủy quyền theo quy định).

Quy trình thực hiện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Công dân tự rà soát các giấy tờ nêu trên để đảm bảo đầy đủ và chính xác.

Bước 2: Nộp hồ sơ. Công dân nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ về hộ khẩu thuộc Đội Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội, Công an cấp huyện (quận/thị xã/thành phố thuộc tỉnh) nơi đăng ký thường trú.

Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Người nộp sẽ được cán bộ tiếp nhận trao Giấy biên nhận.
Nếu hồ quyết thiếu thành phần hoặc sai biểu mẫu: Cán bộ sẽ hướng dẫn người dân bổ sung, hoàn thiện lại theo đúng quy định.
Nếu hồ sơ không đủ điều kiện: Cơ quan Công an sẽ từ chối tiếp nhận và phải trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do cụ thể cho công dân.

Bước 3: Nhận kết quả.

Trường hợp được giải quyết: Công dân nộp lệ phí theo quy định, kiểm tra lại các thông tin trên sổ hộ khẩu mới so với giấy tờ gốc, sau đó ký nhận vào sổ theo dõi giải quyết hồ sơ.
Trường trường không được giải quyết: Công dân nhận lại hồ sơ đã nộp và văn bản trả lời từ cơ quan có thẩm quyền, đồng thời ký xác nhận vào sổ theo dõi.

Thời gian và lệ phí

Thời gian giải quyết: Không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
Lệ phí: Thực hiện theo quy định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tại thời điểm đó (thông thường không quá 20.000 đồng).

Trình tự, thủ tục cấp đổi sổ hộ khẩu bị rách, hỏng

Đối với trường hợp sổ hộ khẩu vẫn còn nhưng bị hư hỏng vật lý, công dân thực hiện thủ tục cấp đổi.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Sổ hộ khẩu cũ (bản bị hư hỏng, rách, nát).
Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu (mẫu HK02).
Chứng minh nhân dân của chủ hộ.
Giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền (nếu thực hiện thông qua người khác).

Quy trình thực hiện

Quy trình nộp hồ sơ và trả kết quả đối với việc cấp đổi tương tự như thủ tục cấp lại khi bị mất. Công dân nộp hồ sơ tại cơ quan Công an cấp huyện. Cán lưu ý rằng, trong trường hợp cấp đổi do hư hỏng hoặc chuyển đổi từ mẫu cũ sang mẫu mới, công dân phải nộp lại sổ hộ khẩu cũ để cơ quan Công an thực hiện thu hồi và lưu trữ vào hồ sơ dữ liệu công dân.

Các lưu ý quan trọng

Khi thực hiện các thủ tục về cư trú, công dân cần đặc biệt lưu ý hai điểm sau:

Xác nhận của Công an cấp xã: Trường hợp xin cấp lại sổ hộ khẩu bị mất, phiếu báo thay đổi hộ khẩu (mẫu HK02) bắt buộc phải có xác nhận của Công an xã, phường hoặc thị trấn nơi đăng ký hộ khẩu thường trú.
Vấn đề giấy tờ liên quan: Trong quá trình làm thủ tục cư trú, nếu phát hiện các giấy tờ cá nhân khác bị mất, công dân cần thực hiện trình báo mất hộ chiếu phổ thông hoặc các thủ tục liên quan đến định danh để đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu dân cư.